Nový zákaznický účet v PhotoPicku je prázdný: nemá fotky, nemá tým a nemá pravidla. Tento kontrolní seznam vede jeho správce od prvního přihlášení k fotobance, ve které tým fotky najde, stáhne i pošle dál. Pořadí kroků není náhodné, protože některá rozhodnutí se dělají mnohem snáz před prvním velkým nahráváním než po něm. U každého kroku je proto napsané, proč je zrovna na tomto místě a co se stane, když ho odložíte. Podrobnosti mají vlastní články, tady najdete jen to, co potřebujete k rozhodnutí.
Než začnete
Zakladatel účtu, tedy člověk, který dokončil objednávku, je automaticky ve skupině oprávnění s příznakem administrátora a dosáhne na všechny kroky. Pokud jste účet převzali po někom jiném, může to být jinak, protože každý krok odemyká jiné oprávnění:
- Kroky 1 a 4 vyžadují oprávnění Nastavení účtu.
- Kroky 2 a 3 vyžadují oprávnění Správa uživatelů.
- Krok 6 vyžaduje oprávnění Nahrávání, krok 9 oprávnění Externí sdílení.
- Kroky 5 a 8 neodemkne žádné oprávnění, zůstávají vyhrazené administrátorovi účtu.
Chybějící oprávnění se neprojeví chybovou hláškou. Ovládací prvek ani celá sekce se nezobrazí a na jejím místě není nic. Když některou z níže popsaných položek v Nastavení nevidíte, hledejte příčinu ve své skupině oprávnění, nebo v tarifu účtu.
Tři kroky se navíc opírají o tarif účtu, kterým je Lite, Business, nebo Professionals. AI popisky (krok 4) patří k tarifům Business a Professionals; v tarifu Lite sekce zobrazí upozornění „AI funkce nejsou součástí vašeho tarifu". Více než jeden povolený jazyk účtu (krok 1) je také jen v tarifech Business a Professionals. Nabídka režimů sdílení (krok 9) se podle tarifu liší a v tarifu Lite nelze přidat vlastní firemní předvolbu stahování (krok 8).
Postup
- Doplňte údaje zákaznického účtu.
V Nastavení → Obecné vyplňte pole Název zákaznického účtu a Zkrácený název, který se zobrazuje v navigaci. Obojí se ukládá samo, tlačítko pro uložení tam není. Pole URL identifikátor a Povolené jazyky jsou jen ke čtení: identifikátor už změnit nelze a jazyky nastavuje administrátor systému na vyžádání, napište si o ně na [email protected].
Proč teď: na povolené jazyky se vážou štítky. Každý štítek patří k jednomu jazyku a člen účtu vidí, našeptává i hledá jen štítky svého jazyka. Když jazyk přibude až nad archivem o tisících fotek, jsou pro nový jazyk všechny tyto fotky bez štítků. Podrobně to popisuje článek Štítky a jazyky. - Rozmyslete skupiny oprávnění dřív, než přijdou lidé.
V Nastavení → Skupiny najdete pět skupin, které má každý účet od začátku: Administrátor, Člen, Uživatel, Veřejný a Prohlížející. Tlačítkem Upravit si u každé prohlédněte, co má zaškrtnuté. Ve výchozím stavu smí Člen stahovat, nahrávat, mazat, označovat oblíbené, spravovat štítky, upravovat údaje u fotek a sdílet ven; Uživatel smí stahovat, označovat oblíbené a sdílet ven; Veřejný smí jen stahovat; Prohlížející si fotky prohlédne a nic dalšího s nimi neudělá. Tlačítkem Nová skupina si přidáte vlastní. Skupinu administrátorů upravit ani smazat nelze.
Proč teď: skupina se vybírá už v pozvánce. Když ji budete řešit až po rozeslání pozvánek, budete každému měnit skupinu ručně v tabulce členů, a skupinu s přiřazenými členy navíc nejde smazat, dokud je nepřevedete jinam. Co která volba odemyká, popisuje článek Co která skupina smí. - Pozvěte členy týmu a každému přiřaďte skupinu.
V Nastavení → Členové klikněte na Pozvat člena, vyplňte e-mail, v poli Skupina vyberte skupinu oprávnění a potvrďte tlačítkem Pozvat. Pozvánka platí sedm dní a objeví se v tabulce Čekající pozvánky se stavem Aktivní. Potvrdit ji musí i člověk, který už PhotoPick účet má; do té doby členem není. Skupinu hotového člena změníte kdykoli výběrem ve sloupci „Skupina".
Proč teď: dokud tým přístup nemá, dělá všechnu práci s fotkami správce sám a kolegové si mezitím zvyknou posílat si fotky e-mailem. Počet uživatelů, se kterým jednotlivé tarify počítají, uvádí článek Tarify a co obsahují. Průběh na straně pozvaného popisuje článek Přijetí pozvánky do účtu. - Rozhodněte o AI popiscích.
V Nastavení → AI popisky klikněte na Nastavit AI popisky. Pro nový účet jsou podstatné dvě možnosti: Zapnout AI pro nové fotky se projeví okamžitě a stávající fotky nechá být, Zapnout AI + zpracovat vše navíc spustí zpracování celého dosavadního archivu.
Proč teď: v prázdném účtu dělají obě volby totéž, protože není co dozpracovávat. Když AI zapnete až po nahrání archivu, jediná cesta k popiskům u starších fotek je varianta Zapnout AI + zpracovat vše, tedy dlouhé zpracování všech fotek. Po jeho spuštění se navíc nastavení AI na několik dní uzamkne; počet dní vidíte přímo v dialogu. Co AI přináší, shrnuje článek Co v PhotoPicku dělá AI, samotné zapnutí popisuje článek Zapnutí AI popisků. - Nastavte chování duplicit, než se začne nahrávat.
V Nastavení → Duplicity zvolte v poli Duplicitní soubor při importu možnost Odmítnout, nebo Přijmout a nahlásit, a v poli Citlivost detekce podobných možnost Přísná, Běžná, nebo Volná. Obojí se ukládá samo a potvrdí se hláškou Nastavení uloženo.
Proč teď: nastavení rozhoduje o tom, co se s duplicitním souborem stane ve chvíli nahrávání, a platí od uložení dál. Když ho necháte na později, projde první velký import podle výchozího nastavení a duplicity pak budete dohledávat dodatečně na stránce Duplicity. Sekce je vyhrazená administrátorovi účtu a popisuje ji článek Nastavení duplicit. - Nahrajte první fotky s vyplněným autorem a štítky.
V nabídce zvolte Nahrát a přetáhněte soubory do okna, nebo je vyberte ze zařízení. Jméno autora je povinné a musí mít 2 až 60 znaků; vyplňte ho jako výchozí hodnotu pro celý import, aby se propsalo do všech fotek. Štítky přidejte hned, buď hromadně pro celý import, nebo u vybraných fotek. Když u části fotek štítky chybí, PhotoPick na to před dokončením upozorní.
Proč teď: začněte menší dávkou, ne celým archivem. Na malém importu se ověří, že jsou štítky a autor vyplněné tak, jak tým opravdu hledá, a případná změna postupu se pak týká desítek fotek, ne tisíců. Postup má článek Nahrání fotek krok za krokem, jednotlivá pole popisuje článek Údaje k fotkám při nahrávání. - Ověřte, že se fotky ve vyhledávání opravdu najdou.
Počkejte, až import ukáže stav hotovo, a použijte vyhledávací pole v horní liště. Vyzkoušejte postupně štítek, jméno autora a část názvu souboru. Když se fotka nenajde, přepněte volbu Přesnost vyhledávání a zkuste to znovu.
Proč teď: tohle je jediné místo, kde se pozná, jestli byla předchozí rozhodnutí správná. Když se fotky nedají najít, je chyba ve štítcích nebo v jazyce a opravuje se nejlevněji u prvního importu. Odložený krok znamená, že se to zjistí až u tisícího. Jak vyhledávání funguje, popisuje článek Jak v PhotoPicku hledat, a když nenajde nic, pomůže článek Když hledání nic nenajde. - Nastavte předvolby stahování pro celou firmu.
Má to dvě části. První je strop pro stahování ve skupině oprávnění: v Nastavení → Skupiny otevřete skupinu tlačítkem Upravit a v poli Strop pro stahování zvolte Web, Full HD, A4, nebo Originál. Všechny přednastavené skupiny startují na hodnotě Originál, takže dokud strop nesnížíte, může každý stahovat plná rozlišení. Druhou částí je sekce Nastavení → Presety stahování, kde se pro celou firmu skrývají nepotřebné systémové předvolby a přidávají vlastní.
Proč teď: kolegové si zvyknou na to, co jim aplikace nabídne první den. Když strop nastavíte až po měsíci provozu, budou lidé mezitím stahovat originály do prezentací a na web a pozdější snížení stropu bude vypadat jako odebrání funkce. Velikost nad stropem z nabídky nezmizí, zůstane zašedlá se zámkem a s vysvětlením. Sekce Presety stahování je vyhrazená administrátorovi a v tarifu Lite v ní vlastní firemní předvolbu přidat nelze. Podrobnosti mají články Firemní předvolby stahování a Strop stahování a omezení viditelnosti. - Vytvořte první sdílení a podívejte se na ně očima příjemce.
Vyberte pár fotek, klikněte na Sdílet a zvolte režim přístupu. Vyplňte Název sdílení, případně platnost a limit stažení, a potvrďte tlačítkem Vytvořit sdílení. Z pole Odkaz ke sdílení použijte Kopírovat a otevřete odkaz v okně, ve kterém nejste do PhotoPicku přihlášení. Uvidíte přesně to, co uvidí příjemce.
Proč teď: sdílení je jediná část PhotoPicku, kterou vidí lidé mimo firmu, takže případná chyba je vidět navenek. Režim přístupu navíc po vytvoření změnit nejde, a vyplatí se ho tedy vyzkoušet dřív, než odkaz půjde zákazníkovi nebo do redakce. Nabídka režimů závisí na tarifu a celá funkce vyžaduje oprávnění Externí sdílení. Postup popisuje článek Vytvoření sdíleného odkazu, pohled druhé strany článek Co uvidí příjemce odkazu.
Co se stane potom
Po devátém kroku je účet připravený k běžnému provozu: tým má přístup ve správném rozsahu, fotky se nahrávají s autorem a štítky, dají se najít, stahují se v rozumné velikosti a jdou poslat ven.
Výsledek si ověříte na třech místech. V Nastavení → Členové vidíte seznam členů s přiřazenými skupinami a případné čekající pozvánky. V panelu Účet vidíte využitou kapacitu a údaj o tom, kolik z ní zabírá koš. V Nastavení → Předplatné vidíte tarif a stav předplatného.
Změny v nastavení se projeví okamžitě, s jednou výjimkou: pokud jste ve čtvrtém kroku zvolili zpracování celého archivu, běží AI popisky na pozadí a jejich průběh ukazuje pruh nad výsledky vyhledávání. Vyhledávání funguje po celou tu dobu.
Časté potíže
Některou sekci z tohoto seznamu v Nastavení vůbec nevidím
Sekce se skrývá ze tří důvodů. Když je vaše skupina bez příslušného oprávnění, chybí vám i další věci ze stejné oblasti; požádejte administrátora účtu o změnu skupiny. Když je sekce vyhrazená administrátorovi (Duplicity, Presety stahování a licenční sekce), neodemkne ji žádné oprávnění. Když jde o funkci vázanou na tarif, nemá ji celý účet, ne jen vy. Rozcestník podle příznaků má článek Chybí mi tlačítko nebo celá sekce.
Do Nastavení se vůbec nedostanu, vrací mě to na nástěnku
Do Nastavení pustí PhotoPick jen členy, jejichž skupina má aspoň jedno z oprávnění Nastavení účtu, Správa uživatelů, Fakturace nebo API klíče. Bez nich tam není nic, co byste mohli otevřít. Řešením je změna skupiny oprávnění, o kterou požádejte administrátora účtu.
Pozvaný kolega nemůže nahrávat fotky
Jeho skupina nemá oprávnění Nahrávání. Přednastavené skupiny Uživatel, Veřejný a Prohlížející ho nemají, takže položka Nahrát se jejich členům nezobrazí. V Nastavení → Členové mu ve sloupci „Skupina" vyberte skupinu, která nahrávání zahrnuje (z přednastavených je to Člen), nebo v Nastavení → Skupiny doplňte oprávnění Nahrávání do skupiny, ve které už je.
Kolegovi pozvánka nedorazila nebo mu vypršela
Pozvánka platí sedm dní, po jejím vypršení se ve sloupci Stav ukáže Vypršelo. V tabulce Čekající pozvánky otevřete nabídku u řádku a zvolte Odeslat znovu; PhotoPick pošle nový e-mail a platnost se počítá znovu od začátku. Když e-mail nedorazil ani napodruhé, ověřte, že adresa nemá překlep, a nechte kolegu zkontrolovat složku s nevyžádanou poštou. Pozvánku, která už nemá smysl, odeberte volbou Zrušit pozvánku.
Odeslat znovu hlásí, že pozvánka už byla odeslána
Opakované odeslání téže pozvánky je možné až po třiceti minutách od posledního odeslání a hláška uvádí, kolik minut ještě zbývá. Není to chyba, ochrana brání tomu, aby pozvanému chodila stejná zpráva několikrát za sebou.
Pozvánku nejde vytvořit, hlásí to, že už existuje
Hláška „Pozvánka už existuje" znamená, že na tuto adresu čeká nevyřízená pozvánka; najdete ji v tabulce Čekající pozvánky a můžete ji odeslat znovu. Hláška „Uživatel je již členem" znamená, že daný člověk v účtu je; podívejte se do tabulky členů, patrně má jen jinou skupinu, než jste čekali.
Skupinu oprávnění nejde smazat
Ikona koše u skupiny je nedostupná, dokud má skupina přiřazené členy, a popisek to vysvětluje slovy „Skupina má přiřazené členy. Nejdřív je přesuňte do jiné skupiny." V Nastavení → Členové přeřaďte všechny členy dané skupiny jinam a mazání se odemkne. Skupinu administrátorů nelze smazat nikdy.
Nahrané fotky se ve vyhledávání nedají najít
Projděte to v tomto pořadí. Nejdřív ověřte, že import ukazuje stav hotovo; ve stavech čeká na zpracování a zpracovává se fotky ještě připravené nejsou. Potom zkontrolujte volbu Přesnost vyhledávání, protože nastavení Jen přesné shody hledá výhradně ve štítcích a vyžaduje přesné slovo. Pak ověřte štítek: štítky patří k jazyku a v jiném jazyce rozhraní je nenajdete. Nakonec zkontrolujte, že fotka není v koši a že vaše skupina oprávnění nemá omezenou viditelnost podle štítků nebo podle licence. Fotka skrytá pravidlem skupiny se chová, jako by neexistovala, což je záměr. Celý postup rozebírá článek Když hledání nic nenajde.
AI popisky jsem zapnul až po nahrání a u starších fotek se nic neděje
Varianta Zapnout AI pro nové fotky se týká jen fotek nahraných od té chvíle dál a existující fotky nechává beze změny, přesně jak je popsaná v dialogu. Pro doplnění popisků ke starším fotkám otevřete Nastavení → AI popisky, klikněte na Nastavit AI popisky a zvolte Zapnout AI + zpracovat vše. Zpracování běží na pozadí a jeho průběh vidíte v pruhu nad výsledky vyhledávání. Počítejte s tím, že u velkého archivu jde o dlouhou operaci a že se po jejím spuštění nastavení AI na několik dní uzamkne.
Nastavení AI popisků je uzamčené
Po přegenerování popisků nebo po smazání AI dat platí uzamčení, které brání dalšímu takovému zásahu. Sekce ukáže hlášku „Nastavení AI je uzamčené" a počet dní. Uzamčení se týká jen těchto dvou náročných variant; zapnutí AI pro nové fotky i vypnutí AI pro nové fotky projdou i během něj.
Povolené jazyky nejdou zaškrtnout
Pole je záměrně jen ke čtení. Jazyky účtu nastavuje administrátor systému, protože se na ně vážou všechny štítky. Napište na [email protected], o který jazyk máte zájem, a připojte název svého zákaznického účtu. Počítejte s tím, že více než jeden jazyk patří k tarifům Business a Professionals.
V nabídce stahování je velikost zašedlá se zámkem
Skupina oprávnění, do které patříte, má nižší strop pro stahování. Položka z nabídky nezmizí, zůstane zašedlá se zámkem a s vysvětlením, aby bylo vidět, co se dá získat. Strop mění administrátor účtu v Nastavení → Skupiny v poli Strop pro stahování. Když jste administrátor a strop je na hodnotě Originál, hledejte příčinu jinde, například v licenci u konkrétní fotky.
Nevím, jestli je účet ještě ve zkušební době
Otevřete Nastavení → Předplatné. Během zkušebního období je nahoře upozornění „Probíhá zkušební období" a stav předplatného je označený jako Zkušební doba. Zkušební období trvá čtrnáct dní a po jeho skončení automaticky navazuje placené období podle objednaného tarifu. Když je automatická obnova vypnutá, upozornění to říká a účet se po skončení zkušební doby zablokuje. Sekce vyžaduje oprávnění Fakturace, podrobně ji popisuje článek Zkušební období.
Posledního administrátora nejde odebrat ani přeřadit
Účet musí mít vždy aspoň jednoho člena ve skupině s příznakem administrátora, jinak by ho nešlo dál spravovat. Pokus o odebrání nebo přeřazení posledního administrátora skončí hláškou „Tým musí mít alespoň jednoho admina". Nejdřív zařaďte někoho dalšího do skupiny Administrátor a teprve pak proveďte původní změnu.
Něco z tohoto seznamu se chová jinak
Napište na [email protected] a uveďte název zákaznického účtu, který krok jste dělali, co jste čekali a co se stalo. Snímek obrazovky pomůže.