Když někomu pošlete sdílený odkaz na fotky, otevře se mu stránka, kterou nikdy předtím neviděl a která vypadá jinak než PhotoPick, ve kterém pracujete vy. Tento článek popisuje, co přesně na té stránce příjemce najde, co na ní může udělat a kde se může zaseknout, abyste ho na to mohli předem připravit už v e-mailu, kterým odkaz posíláte.
Než začnete
Podoba stránky se řídí tím, co jste zvolili při vytváření odkazu. Nejvíc ji ovlivňuje režim přístupu: pět možností, které se jmenují Interní, Na pozvánku, Veřejné s ověřením, Veřejné na vyžádání a Veřejné. Režim se po vytvoření odkazu už nedá změnit. Rozdíly mezi nimi popisuje článek Režimy přístupu ke sdílení.
Dvě věci platí ve všech režimech kromě jednoho:
- Příjemce nepotřebuje účet v PhotoPicku ani heslo. Odkaz otevře v prohlížeči jako každou jinou stránku, na počítači i na telefonu.
- Výjimkou je režim Interní. Ten je určený kolegům uvnitř firmy: PhotoPick nejprve zobrazí přihlašovací stránku a pustí dál jen člena vašeho zákaznického účtu. Kdo účet nemá nebo do vašeho účtu nepatří, uvidí hlášku, že sdílení není dostupné.
Nadpis, který příjemce uvidí nahoře na stránce, je ten, který jste vyplnili do pole pro nadpis pro příjemce. Když jste ho nechali prázdný, PhotoPick místo něj zobrazí interní název sdílení, tedy ten, podle kterého odkaz poznáváte vy v seznamu sdílení. Stejný interní název se objeví i v předmětu a v textu e-mailu s pozvánkou. Vyplatí se proto pojmenovat sdílení tak, aby název obstál i před cizím člověkem.
Postup
Nejspolehlivější způsob, jak zjistit, co příjemce uvidí, je podívat se na to jeho očima. Prohlížeč si ale pamatuje, že jste přihlášení, takže na to potřebujete anonymní okno, tedy okno prohlížeče, které nepoužívá vaše přihlášení ani historii.
- Zkopírujte si odkaz na sdílení. Najdete ho v detailu sdílení v seznamu Sdílení.
- Otevřete v prohlížeči anonymní okno. Ve většině prohlížečů se k němu dostanete z hlavní nabídky pod názvem Nové anonymní okno nebo Nové okno InPrivate.
- Vložte odkaz do adresního řádku anonymního okna a potvrďte.
- Projděte si stránku shora dolů přesně tak, jak ji uvidí příjemce, a vyzkoušejte otevření fotky i nabídku stahování.
- Anonymní okno zavřete. U režimů Veřejné s ověřením a Veřejné na vyžádání nezadávejte v tomto testu svůj vlastní e-mail: založili byste tím skutečné ověření nebo skutečnou žádost, kterou pak musí někdo vyřídit.
Co se stane potom
Stránka je jediná, bez nabídek a bez postranního panelu, a příjemce na ní shora dolů uvidí:
- Pás s titulní fotkou přes celou šířku, pokud jste titulní fotku vybrali. Bez ní stránka začne rovnou názvem firmy.
- Logo vaší firmy a název zákaznického účtu. Logo se ukáže, jen když je v nastavení vzhledu nahrané.
- Nadpis a pod ním úvodní text, který jste napsali. Text se zobrazí i s odřádkováním tak, jak jste ho zapsali.
- Pruh s hláškou „Platnost tohoto sdílení brzy vyprší.“, a to v posledních sedmi dnech před koncem platnosti. Přesné datum v pruhu není.
- Výzvu k ověření nebo k žádosti o přístup, pokud jde o jeden z těchto dvou režimů. Popisuje ji další část.
- Kartu Podmínky užití, když jste k odkazu připojili licenční podmínky.
- Mřížku fotek zarovnanou do řádků. Najednou se načte prvních šedesát fotek, další přibývají tlačítkem Načíst další.
- Patičku s poznámkou Poháněno PhotoPick a s přepínačem jazyka. Příjemce si stránku může přepnout mezi češtinou, angličtinou, slovenštinou, němčinou a polštinou. Zda se poznámka o PhotoPicku zobrazuje, se řídí nastavením vzhledu; popisuje to článek Vzhled sdílené galerie.
Barvu zvýraznění a barvu pozadí stránky přebírá PhotoPick z nastavení vzhledu vašeho zákaznického účtu, takže stránka může nést vaše firemní barvy.
Ověření e-mailem a žádost o přístup
Tyto dvě obrazovky uvidí příjemce jen u režimů, které stahování podmiňují tím, že se identifikuje. Prohlížet si fotky může v obou případech hned.
Veřejné s ověřením. Nad mřížkou je rámeček s nadpisem Chcete stahovat fotky?, textem „Nejprve ověřte svůj e-mail, poté vám pošleme osobní odkaz pro stažení.“ a tlačítkem Ověřit e-mail. Po kliknutí se otevře okno Ověření e-mailu s jediným polem. Po odeslání se okno změní na potvrzení Odkaz byl odeslán a příjemci přijde e-mail s předmětem „Přístup k fotkám od (název vaší firmy)“ a s tlačítkem Zobrazit fotky.
Stahování se odemkne až ve chvíli, kdy příjemce otevře odkaz z toho e-mailu. Na původní stránce se po ověření nic nezmění, tlačítka pro stažení tam nepřibudou. Je to nejčastější místo, kde se příjemci zaseknou, takže se vyplatí napsat jim to dopředu.
Odkaz z e-mailu je osobní. Kdokoli ho má, vystupuje pod tou e-mailovou adresou, takže by ho příjemce neměl posílat dál. Když si stejnou adresu ověří znovu, dostane tentýž odkaz, ne nový.
Veřejné na vyžádání. Rámeček má stejný nadpis, text „Požádejte o přístup ke stažení, odesílatel žádost posoudí.“ a tlačítko Požádat o přístup. Příjemce si může nejdřív v mřížce označit konkrétní fotky a teprve pak požádat; v okně žádosti pak čte Vybraných fotek: 8, jinak Celé sdílení. Vyplňuje e-mail a povinnou odpověď na otázku K čemu fotografie použijete?, jméno je nepovinné. Po odeslání vidí potvrzení Žádost byla odeslána. Když už jednu nevyřízenou žádost má, PhotoPick to napíše jako Žádost už čeká na vyřízení, ne jako chybu.
O žádosti rozhoduje administrátor vašeho zákaznického účtu. Po schválení přijde příjemci e-mail s osobním odkazem, po zamítnutí e-mail s důvodem, který administrátor napsal. Schválený přístup se vztahuje přesně na to, o co příjemce žádal: požádal-li o osm fotek, ostatní fotky ze sdílení si prohlédne, ale nestáhne.
Prohlížení a stahování
Kliknutím na fotku se otevře velký náhled přes celou obrazovku. Nahoře je počítadlo ve tvaru 3 z 24, po stranách šipky na sousední fotky a zavírá se křížkem nebo klávesou Esc.
Příjemce u fotek nevidí žádné údaje, které vedete v archivu: názvy souborů, štítky, autora, popis, údaje z fotoaparátu ani polohu. Nemůže hledat, filtrovat, nic měnit, přidávat ani mazat. Jediné, co s fotkami udělá, je prohlédnout si je a stáhnout je, pokud to sdílení dovoluje.
Máte-li u sdílení zapnutý vodoznak, uvidí ho příjemce na velkých náhledech, tedy tam, kde má obrázek delší stranu aspoň 800 pixelů (obrazových bodů, ze kterých se snímek skládá). Drobné dlaždice v mřížce zůstávají bez vodoznaku. Ve stažených souborech vodoznak nikdy není.
Stahování probíhá dvěma cestami:
- Jedna fotka. Ve velkém náhledu je vpravo nahoře ikona šipky mířící dolů do přihrádky.
- Víc fotek najednou. V levém horním rohu dlaždice je kolečko pro výběr. Na počítači se objeví po najetí myší, na telefonu a tabletu je vidět rovnou. Jakmile je něco vybráno, naskočí dole lišta s počtem Vybráno: 5 a s tlačítky Stáhnout výběr (ZIP) a Zrušit výběr. ZIP je jeden komprimovaný soubor, ve kterém přijdou všechny vybrané fotky pohromadě. Do jednoho archivu se vejde nejvýš 500 fotek.
Nad mřížkou vpravo je nabídka Formát ke stažení. Obsahuje předvolby, které máte označené jako veřejné, typicky systémové Originál, A4, FHD, Web a Instagram, plus firemní předvolby vašeho účtu. Osobní předvolby jednotlivých členů se příjemcům nikdy nenabízejí. Zvolený formát platí zároveň pro stažení jedné fotky i pro celý archiv. Co předvolby jsou, popisuje článek Předvolby stahování.
Formát, který je nad povoleným stropem, zůstane v nabídce, ale nejde vybrat: je šedý a je u něj jen ikona zámku, bez jakéhokoli vysvětlení. Uvnitř PhotoPicku se u zámku aspoň zobrazí bublina s důvodem, na sdílené stránce chybí i ta. Příjemce tedy vidí zamčenou položku a nedozví se proč. Napište mu proto dopředu, který formát má použít, ať zámek nepovažuje za chybu.
Které formáty jsou odemčené, se řídí stropem pro stahování toho člověka, který odkaz vytvořil, ne stropem příjemce. Je to nezvyklé, ale je to tak záměrně: sdílení nikdy nevydá víc, než na co má jeho autor právo. Vytvoří-li odkaz kolega, jehož skupina oprávnění má strop Web, dostane příjemce snímky nejvýš do 1280 pixelů, i kdyby šlo o vašeho největšího zákazníka. U režimu Interní se navíc porovná strop autora odkazu se stropem přihlášeného kolegy a použije se ten přísnější. Stropy popisuje článek Strop stahování a omezení viditelnosti, zamčené položky pak článek Proč nejde stáhnout ve větší velikosti.
Stažené soubory dostanou název začínající slovem PhotoPick, číslem fotky, názvem formátu a jménem autora. Původní název souboru se v nich nezachová.
Když jste u sdílení zvolili Jen prohlížení, nemá příjemce nabídku formátů, kolečka pro výběr ani ikonu stahování. Stránka se chová jako galerie k prohlédnutí.
Podmínky užití
Licenční podmínky, které jste k odkazu připojili, se příjemci ukazují nad mřížkou v kartě Podmínky užití. Karta má dvě části: Podmínky s textem, jak se fotky smějí použít, a Uvedení autora s tím, koho a jak má u fotky uvést. Prázdná část se neukáže vůbec.
PhotoPick po příjemci nevyžaduje žádné odsouhlasení. Není tam zaškrtávací políčko ani tlačítko s potvrzením, a stahování se tedy nepodmiňuje tím, že si podmínky přečte. Když na podmínkách záleží, zopakujte je i v e-mailu, kterým odkaz posíláte.
Do stažených souborů se podmínky i uvedení autora zapíšou jako metadata, tedy údaje uložené uvnitř samotného souboru, které se otevřou v běžných programech pro práci s fotkami. U stažení celého archivu ZIP přibude navíc ke každé fotce krátký textový soubor se stejným zněním podmínek.
Když je sdílení zrušené nebo vypršelo
Příjemce uvidí uprostřed prázdné stránky kartu s přeškrtnutým řetězem, nadpisem Sdílení není dostupné a textem „Odkaz je neplatný, jeho platnost vypršela, nebo byl zrušen. Kontaktujte prosím odesílatele.“
Stejná karta se objeví u všech těchto situací, protože PhotoPick z bezpečnostních důvodů neprozrazuje, která z nich nastala:
- Sdílení jste zrušili.
- Uplynulo datum, do kterého mělo platit.
- Odkaz je zkomolený, například se při kopírování rozdělil na dva řádky.
- Konkrétní osobě jste odebrali její osobní odkaz, zatímco sdílení dál běží pro ostatní.
- Ten, kdo odkaz vytvořil, přestal být členem vašeho zákaznického účtu.
Zrušení se projeví okamžitě, ale příjemci, který má stránku právě otevřenou, se sama od sebe nezmění. Narazí až při dalším kroku, tedy když si vyžádá další fotky nebo se pokusí něco stáhnout.
Časté potíže
Příjemce píše, že v e-mailu je jiný název, než čekám
V pozvánce i v ověřovacím e-mailu se používá interní název sdílení, ne nadpis pro příjemce. Nadpis pro příjemce se uplatní jen na samotné stránce, a i tam ho PhotoPick nahradí interním názvem, pokud jste ho nevyplnili. Změnit název sdílení jde v jeho nastavení, už rozeslané e-maily se tím ale nezmění.
Příjemce u fotek nevidí nic, čím by je stáhl
Postupně tři možnosti: sdílení má zapnuté Jen prohlížení, nebo jde o režim, kde se stahování odemyká až po ověření e-mailu či po schválení žádosti, nebo příjemce otevřel obecný odkaz místo svého osobního. U režimu Na pozvánku obecný odkaz nefunguje vůbec a hlásí, že sdílení není dostupné; použitelný je jen osobní odkaz z pozvánky.
Příjemce si ověřil e-mail, ale stahovat pořád nemůže
Musí zavřít původní stránku a otevřít odkaz z e-mailu, který mu přišel. Když e-mail nedorazil, projděte s ním složku s nevyžádanou poštou a ověřte adresu, kterou zadal: PhotoPick úmyslně odpoví stejně u známé i neznámé adresy, takže překlep v adrese nepozná ani on, ani vy. Opakované odeslání má hodinový strop, pět pokusů za hodinu z jedné sítě, potom se počká.
U formátu je zámek a příjemce se ptá, co dělá špatně
Nic. Formát je nad stropem toho, kdo odkaz vytvořil, a stránka to nevysvětluje. Poraďte příjemci konkrétní odemčený formát, nebo požádejte administrátora účtu, aby zvedl strop skupině, do které patří autor odkazu. U už vytvořeného odkazu se strop přepočítá při dalším otevření stránky, nový odkaz kvůli tomu vytvářet nemusíte.
Příjemci chybí formát, který ve firmě běžně používáme
V nabídce jsou jen předvolby označené jako veřejné, a to systémové a firemní. Osobní předvolba, kterou má někdo jen pro sebe, se ve sdílení nikdy nenabídne. Firemní předvolbu je potřeba mít pro sdílení označenou jako veřejnou.
Příjemce stáhl menší fotku, než jakou čekám
Formát, který strop autora odkazu překračuje jen zčásti, se nezamkne, ale zmenší. Stažený soubor se pak jmenuje podle zvoleného formátu, ale má rozměr daný stropem. Takže odkaz od kolegy se stropem Full HD vydá i pod názvem A4 snímek do 1920 pixelů.
Příjemci se stažení vůbec nespustí
PhotoPick v tu chvíli příjemci nevysvětlí proč, takže je namístě projít možné příčiny za něj:
- Vyčerpaný limit stažení. Nastavili jste u sdílení maximální počet stažení a je vyčerpaný. Počty vidíte v detailu sdílení.
- Víc než 500 fotek v jednom výběru. Ať si je příjemce stáhne na několikrát.
- Vypršelá licence. Má-li váš účet nastavené blokování stahování u fotek po skončení platnosti licence, PhotoPick takovou fotku nevydá ani ve sdílení.
- Příliš mnoho stahování v krátké době. Z jedné sítě je povoleno kolem sto dvaceti stažení za hodinu. Po chvíli to půjde znovu.
Příjemce hlásí, že sdílení není dostupné, i když u nás běží
Kromě zrušení a vypršení stojí za touto hláškou nejčastěji zkomolený odkaz nebo dočasné omezení počtu požadavků, ke kterému dojde při velmi intenzivním prohlížení z jedné sítě. Ať to příjemce zkusí za chvíli znovu a odkaz vloží do adresního řádku vcelku. Pomůže poslat mu ho znovu.
Příjemce nevidí všechny fotky, které mu posílám
Mřížka načítá po šedesáti fotkách, další se dobírají tlačítkem Načíst další, takže příjemce nemusel dojet na konec. U schválené žádosti o přístup vidí příjemce celé sdílení, ale stáhnout smí jen to, o co žádal. A sdílíte-li album, promítne se do odkazu jeho aktuální obsah: co jste z alba mezitím odebrali, ze sdílení také zmizí.
Příjemce chce fotky, které v odkazu nejsou
Obsah existujícího sdílení se u ručně vybraných fotek nedoplňuje. Vytvořte nový odkaz s tím, co má dostat, a starý zrušte, ať se v tom neztratí.
Příjemce nerozumí jazyku stránky
Vpravo dole v patičce je přepínač jazyka a příjemce si stránku přepne sám. Jazyk e-mailů s pozvánkou a s osobním odkazem se ale řídí volbou, kterou jste udělali při vytváření sdílení, a dodatečně ho změnit nelze.
Potřebuji vědět, jestli si příjemce fotky opravdu prohlédl
PhotoPick zaznamenává u každého sdílení počty zobrazení a stažení a u lidí s osobním odkazem i to, kdo a kdy si co stáhl. Najdete to v detailu sdílení, popisuje to článek Správa sdílení. Příjemci se nezobrazuje nic z toho, ale je slušné mu říct, že se přístupy zaznamenávají.
Když si s něčím nevíte rady nebo se příjemce zasekl na místě, které tu popsané není, napište přes kontaktní formulář a přiložte odkaz na sdílení, kterého se to týká.