Podúčet je trvalý přístup do vašeho archivu pro tým, který do vaší firmy nepatří: agenturu, distributora, dodavatele nebo partnerskou pobočku. Není to jeden člověk, ale samostatná jednotka. Má vlastní název, vlastní sadu uživatelů a vlastní hranici, za kterou nevidí. Uvnitř té hranice se chová jako váš archiv v malém: jeho uživatelé se přihlašují vlastním e-mailem a heslem, hledají, prohlížejí a podle nastavení si i stahují nebo nahrávají.
Podúčty spravujete v Nastavení → Podúčty. Tento článek vysvětluje, co podúčet je a kdy se hodí. Založení, uživatele, náhled a přehled aktivity popisují navazující články.
Než začnete
- Sekci Podúčty otevře administrátor zákaznického účtu a člen skupiny s oprávněním Správa uživatelů. Komu oprávnění chybí, tomu se položka v nastavení vůbec nenabídne.
- Počet podúčtů je součástí tarifu. Tarif Lite podúčty neobsahuje, Business dovolí dva, Professionals je neomezuje. Limit se počítá na podúčty, ne na lidi v nich: pozvat do existujícího podúčtu dalšího kolegu nic nestojí. Přehled tarifů je v článku Tarify a co obsahují.
- Podúčet stojí na skupinách oprávnění. Když víte, jak skupiny fungují, budete se v podúčtech orientovat okamžitě. Pokud ne, přečtěte si nejdřív Skupiny oprávnění.
Podúčet není jeden člověk
Nejčastější nedorozumění: podúčet se zakládá pro firmu nebo tým, ne pro konkrétního člověka. Průvodce založením se proto vůbec neptá na e-mail. Nejdřív vznikne podúčet s názvem, třeba „Agentura Novák“, a s hranicí, kterou mu nakreslíte. Teprve potom do něj zvete jednotlivé lidi.
Díky tomu se dá spolupráce udržovat dlouhodobě. Když v agentuře nastoupí nový grafik, přidáte ho do stávajícího podúčtu a zdědí přesně tutéž hranici jako jeho kolegové. Když spolupráce skončí, odeberete uživatele a podúčet smažete, aniž byste museli procházet nastavení po jednotlivých lidech.
Čím se liší od člena týmu a od sdíleného odkazu
| Člen týmu | Podúčet | Sdílený odkaz | |
|---|---|---|---|
| Komu patří | kolega uvnitř firmy | externí tým | komukoli, kdo má odkaz |
| Přihlášení | vlastním účtem | vlastním účtem | často bez přihlášení |
| Jak dlouho trvá | dokud ho neodeberete | dokud ho neodeberete | do vypršení nebo zrušení odkazu |
| Co vidí | celý archiv, pokud ho neomezíte | jen vymezená alba a fotky | jen vybrané fotky |
| Může nahrávat | ano, když má oprávnění | ano, když má oprávnění | ne |
Podúčet je tedy střední cesta. Na jednorázové předání několika fotek je jednodušší sdílený odkaz, kterému se věnuje článek Jak funguje sdílení. Kolegovi, který má vidět celý archiv, stačí běžné členství a skupina oprávnění. Podúčet použijete tam, kde spolupráce trvá měsíce, na druhé straně se lidé střídají a vy chcete mít pod kontrolou, kam až smějí.
Jak se kreslí hranice
Hranici podúčtu tvoří dvě nezávislá nastavení a je dobré nesplést si je:
- Sdílená alba určují, kudy se dá procházet. Podúčet vidí alba, která jste mu sdíleli, a jejich podalba. Sdílením nadřazeného alba sdílíte celou větev. Zbytek stromu alb pro něj neexistuje. Vedle toho vidí alba, která si sám založil.
- Pravidlo štítků určuje, které fotky uvidí. Album je navigace, ne povolení. I ve sdíleném albu podúčet uvidí jen ty fotky, které pustí jeho pravidlo štítků a pravidlo licencí, úplně stejně jako u kterékoli jiné skupiny oprávnění.
Obojí je potřeba domyslet dohromady. Když podúčtu sdílíte album, ale nenastavíte pravidlo štítků, uvidí v tom albu všechno, co v něm je. A naopak: přísné pravidlo štítků bez jediného sdíleného alba znamená, že se podúčet nedostane nikam a uvidí prázdný archiv.
Fotka, kterou hranice skryje, se chová, jako by v archivu vůbec nebyla. Nenajde ji hledání, nezobrazí se v mřížce a přímý odkaz na ni hlásí, že soubor neexistuje. Podrobně to popisuje článek Strop stahování a omezení viditelnosti.
Co podúčet nikdy nesmí
Podúčet nespravuje žádnou část vašeho zákaznického účtu. Oprávnění Správa uživatelů, Fakturace, API klíče a Nastavení účtu se mu proto vůbec nenabízejí. Nemá vlastního správce: uživatele mu zakládáte a odebíráte vy, tedy administrátor zákaznického účtu. A nemůže vzniknout ze skupiny administrátorů, protože ta má z podstaty plný přístup k celému archivu.
Kdy se podúčet hodí
- Agentura, která pro vás dělá kampaň a potřebuje sáhnout na produktové fotky, ale ne na fotky z interních akcí.
- Distributor nebo franšízant, který si bere fotky svého sortimentu a nahrává vám fotky z prodejen.
- Dodavatelský tým, tedy fotograf, produkce nebo tiskárna, který má po dobu zakázky odevzdávat a přebírat materiál.
- Pobočka nebo dceřiná firma, která má vidět jen svou část archivu.
Co dál
- Podúčet založte podle článku Založení podúčtu.
- Lidi do něj pozvěte podle článku Uživatelé podúčtu.
- Než přístup předáte ven, ověřte hranici podle článku Náhled očima podúčtu.
- Co podúčet v archivu dělá, sledujte podle článku Aktivita podúčtu.
Časté potíže
Sekci Podúčty v nastavení nevidím
Možné příčiny jsou tři. Vaše skupina nemá oprávnění Správa uživatelů a nejste administrátorem účtu; požádejte administrátora o doplnění. Nebo je váš účet v tarifu Lite, který podúčty neobsahuje; tarif změníte podle článku Změna tarifu nebo kapacity. Nebo je účet zablokovaný kvůli neuhrazenému předplatnému, a pak zůstane v nastavení použitelná jen sekce Předplatné.
Uživatel podúčtu se objevuje i v seznamu členů
Tak to má být. Uživatel podúčtu je členem vašeho zákaznického účtu jako každý jiný, jen je zařazený do skupiny, která podúčet tvoří. Na stránce Nastavení → Členové ho proto uvidíte a ve sloupci Skupina bude název podúčtu; tlačítko s ikonou „i“ vedle něj ukáže mřížku oprávnění, kterou podúčet nese. Na telefonu má každý člen místo řádku vlastní kartu se stejnými údaji. Odebrat ho můžete odsud i z podúčtu, výsledek je stejný.
Nepřeřazujte ale uživatele podúčtu na stránce Členové do jiné skupiny. Přeřazením ho z podúčtu vyjmete a dáte mu přístup podle nové skupiny, což u externího spolupracovníka bývá mnohem víc, než jste zamýšleli.
Nevím, jestli mám založit podúčet, nebo jen skupinu oprávnění
Skupina oprávnění je pojmenovaná sada práv, kterou dáváte lidem uvnitř firmy. Podúčet je skupina, která navíc drží hranici v albech a v rozhraní vystupuje jako samostatná jednotka s vlastním seznamem uživatelů, přehledem aktivity a náhledem. Když jde o externí tým, který má vidět jen výřez archivu a jehož práci chcete mít odděleně přehlednou, sáhněte po podúčtu. U kolegy, který jen nemá mazat fotky, stačí obyčejná skupina.
Podúčet nejde smazat
Podúčet, do kterého patří uživatelé, se smazat nedá. V nabídce akcí je volba nepřístupná s popiskem „Smazat podúčet (nejdřív odeberte uživatele)“. Odeberte nejdřív všechny jeho uživatele, teprve pak podúčet smažte. Čekající pozvánky se přitom smažou spolu s ním.
Podúčet chce vidět víc, než mu chci dát
Rozsah se dá kdykoli změnit, a to bez zakládání nového podúčtu: v nabídce akcí zvolte Upravit rozsah. Změna platí pro všechny uživatele podúčtu naráz a projeví se jim po dalším načtení stránky. Když má naopak jeden konkrétní člověk vidět víc než zbytek týmu, patří do jiného podúčtu, protože hranice je uvnitř podúčtu společná.