Zákaznický účet v PhotoPicku je archiv fotek jedné firmy nebo týmu a lidé, kteří k němu mají přístup, jsou jeho členové. Na stránce Členové vidíte, kdo do účtu patří a do jaké skupiny oprávnění je zařazený. Odsud také zvete nové kolegy, měníte jim oprávnění a odebíráte ty, kteří v týmu skončili. Co kdo smí dělat, neurčuje jeho pracovní pozice ani jméno, ale skupina oprávnění, do které ho zařadíte.
Rozhraní používá pro tutéž věc dvě slova. V tabulce členů se sloupec jmenuje „Skupina", v tabulce čekajících pozvánek „Role". V obou případech je v něm název skupiny oprávnění, nic jiného se za těmi slovy neskrývá.
Než začnete
- Stránku Členové otevře jen ten, kdo má ve své skupině oprávnění Správa uživatelů, a dále každý, kdo patří do skupiny administrátorů (ta má všechna oprávnění automaticky). Komu oprávnění chybí, tomu se položka v nastavení vůbec nenabídne.
- Skupiny oprávnění mějte připravené předem, protože skupinu vybíráte už při odesílání pozvánky. Každý zákaznický účet má od začátku pět přednastavených skupin: Administrátor, Člen, Uživatel, Veřejný a Prohlížející. Vlastní skupiny popisuje článek Skupiny oprávnění.
- Počet lidí v týmu se odvíjí od tarifu. Tarif Lite počítá se dvěma uživateli, Business s deseti, Professionals počet uživatelů neomezuje. Přehled tarifů najdete na www.photopick.cz/pricing a podrobně ho popisuje článek Tarify a co obsahují.
Postup
Kde stránku najdete
- Otevřete Nastavení zákaznického účtu.
- V levém sloupci v části Lidé a přístup zvolte Členové.
- Zobrazí se karta Členové s počtem lidí v závorce. Pod ní je karta Čekající pozvánky (objeví se jen tehdy, když nějaká pozvánka čeká na potvrzení) a nakonec karta Skupiny a oprávnění s odkazem Spravovat skupiny.
Tabulka členů má tři sloupce:
- Jméno: celé jméno člověka a pod ním jeho e-mailová adresa. Adresa je zároveň jeho přihlašovací jméno.
- Skupina: rozbalovací seznam s aktuální skupinou oprávnění. Nabízí všechny skupiny, které v účtu existují.
- Akce: červené tlačítko s ikonou postavy a znaménkem minus. Po najetí myší se u něj ukáže popisek Odebrat z týmu.
Členové ze skupiny administrátorů jsou v seznamu nahoře, ostatní pod nimi podle abecedy.
Pozvání nového člena
- Na kartě Členové klikněte vpravo nahoře na tlačítko Pozvat člena.
- Do pole E-mail napište adresu kolegy, kterého chcete pozvat.
- V poli Skupina vyberte skupinu oprávnění, do které má patřit. PhotoPick jednu skupinu předvyplní, můžete ji změnit.
- Klikněte na Pozvat.
Změna skupiny oprávnění u stávajícího člena
- V tabulce členů najděte řádek s daným člověkem.
- Ve sloupci Skupina rozbalte seznam.
- Vyberte novou skupinu. Změna se uloží okamžitě, žádné potvrzovací tlačítko tu není.
Odebrání člena z týmu
- Na řádku daného člověka klikněte vpravo na červené tlačítko Odebrat z týmu.
- Otevře se dotaz Odebrat člena? s vysvětlením „{jméno} ztratí přístup k tomuto účtu. Lze ho kdykoli pozvat zpět."
- Potvrďte tlačítkem Odebrat z týmu, nebo dotaz zavřete, když jste si to rozmysleli.
Co se stane potom
Po odeslání pozvánky se okno zavře a nahoře se objeví zelené potvrzení „Pozvánka odeslána na {adresa}". Pozvaný člověk se ale členem nestává hned: jeho řádek se objeví v kartě Čekající pozvánky, ne v tabulce členů. Do týmu se zařadí, až potvrdí odkaz, který mu přišel e-mailem. Pokud pozvaná adresa už v PhotoPicku účet má, potvrzení to řekne jinými slovy: „{adresa} má PhotoPick účet. Pozvánka mu přišla na e-mail, dokud ji nepotvrdí, nebude členem." Ani v tomto případě se tedy nikdo do účtu nepřidá bez svého vědomí. Čekající pozvánky, jejich opakované odeslání a zrušení popisuje článek Čekající pozvánky.
Po změně skupiny se v řádku hned ukáže nová skupina. Nová oprávnění platí od té chvíle na straně serveru, ale kolega, který má aplikaci právě otevřenou, uvidí změnu v rozhraní až poté, co si stránku načte znovu nebo se znovu přihlásí.
Po odebrání člena se objeví zelené potvrzení „{jméno} odebrán z týmu" a řádek ze seznamu zmizí. Odebraný člověk ztrácí přístup k tomuto zákaznickému účtu okamžitě: nedostane se k jeho fotkám, štítkům, albům ani nastavení a přepínač účtů mu ho už nenabídne. Nic dalšího se ale nemaže. Jeho uživatelský účet zůstává, fotky, které do archivu nahrál, v účtu zůstávají také, a v ostatních zákaznických účtech, kde je členem, pracuje dál. Kdykoli později ho můžete pozvat zpět stejným postupem jako kohokoli jiného.
Časté potíže
Posledního administrátora nejde odebrat ani přeřadit do jiné skupiny
Zákaznický účet musí mít vždy aspoň jednoho člena ve skupině administrátorů. Kdyby ho ztratil, nikdo by už nemohl zvát lidi, spravovat skupiny ani měnit nastavení. PhotoPick proto obě akce zastaví: pokus o odebrání posledního administrátora i pokus přeřadit ho do skupiny, která příznak administrátora nemá. Objeví se červené upozornění s textem „Customer must have at least one admin" (hláška zatím není přeložená do češtiny), člen zůstane v týmu a rozbalovací seznam se vrátí na původní skupinu.
Když potřebujete tohoto člověka opravdu odebrat nebo omezit, nejdřív povyšte někoho jiného: v tabulce členů mu ve sloupci Skupina vyberte skupinu s příznakem administrátora (na stránce Nastavení → Skupiny ji poznáte podle štítku „Administrátor"). Teprve potom akci zopakujte.
Sám sebe z týmu odebrat nemůžu
Tlačítko Odebrat z týmu se zobrazuje i u vašeho vlastního řádku, akce ale skončí červeným upozorněním „You cannot remove yourself from the team" (i tato hláška je zatím anglicky). Je to záměrná pojistka proti tomu, abyste si omylem zavřeli dveře do vlastního účtu. Z týmu vás musí odebrat jiný člen, který má oprávnění Správa uživatelů.
Odebraný člen se pořád objevuje v seznamu
Nejdřív se podívejte, ve které kartě ho vidíte:
- V kartě Čekající pozvánky. Pak není členem, jen mu leží nepotvrzená pozvánka. Odebráním z týmu se pozvánka neruší, zruší se zvlášť v této kartě (popisuje článek Čekající pozvánky).
- V kartě Členové. Pak odebrání neproběhlo. Podívejte se, jestli se místo zeleného potvrzení neobjevilo červené upozornění: šlo buď o vás samotné, nebo o posledního administrátora účtu.
Třetí možnost je, že týž člověk používá v PhotoPicku dvě různé e-mailové adresy. Každá adresa je samostatný uživatelský účet a samostatné členství, takže je potřeba odebrat oba řádky.
Změnil jsem někomu skupinu, ale on to nepoznal
Rozhraní si seznam oprávnění načítá při otevření aplikace. Kolega, který ji měl otevřenou už předtím, může chvíli vidět staré rozložení: buď mu chybí tlačítko, které mu právě přibylo, nebo naopak vidí tlačítko, jehož použití skončí chybou. Server se přitom už řídí novou skupinou. Požádejte ho, aby si stránku načetl znovu, případně aby se odhlásil a přihlásil.
Člen nemůže dělat to, co potřebuje
Když skupina nějaké oprávnění nemá, PhotoPick příslušné tlačítko nebo celou sekci nezobrazí. Uživatel tedy typicky nevidí žádnou chybu, jen prázdné místo, a hlásí to jako závadu. Zkontrolujte jeho skupinu v Nastavení → Skupiny. Kromě chybějícího oprávnění mohou být příčinou další dvě věci: skupina má nastavený strop pro velikost stahovaných souborů (větší velikost zůstane v nabídce zašedlá se zámkem) nebo omezenou viditelnost podle štítků či licence (takové fotky se chovají, jako by v archivu nebyly). Podrobnosti popisují články Co která skupina smí a Strop stahování a omezení viditelnosti.
Některé sekce jsou navíc vyhrazené výhradně administrátorům účtu a žádné jednotlivé oprávnění je neodemkne. Pokud kolega potřebuje právě je, musí patřit do skupiny administrátorů.
Pozvaný e-mail už je členem
Pod polem E-mail se objeví červený text „Uživatel je již členem" a pozvánka se neodešle. Zkontrolujte tabulku členů. Když tam daného člověka nevidíte, hledejte pod jinou adresou, než jakou zadáváte, protože členství je vázané na e-mail, ne na jméno. Když už mu jedna pozvánka leží nepotvrzená, hláška zní jinak: „Pozvánka už existuje". V takovém případě není potřeba zvát znovu, jen počkat na potvrzení nebo pozvánku poslat znovu z karty Čekající pozvánky.
Stránku Členové vůbec nevidím
Vaše skupina nemá oprávnění Správa uživatelů. Položka Členové se v nastavení nenabídne a otevření adresy napřímo vás přesměruje na první sekci nastavení, kterou otevřít smíte, případně na úvodní stránku účtu, když vám není přístupná žádná. O doplnění oprávnění požádejte administrátora svého zákaznického účtu.
Nevím, jestli „Role" u pozvánek znamená totéž co „Skupina" u členů
Ano, znamená. Obojí je název skupiny oprávnění, do které daný člověk patří nebo po přijetí pozvánky bude patřit. Rozdílné označení sloupců je jen pozůstatek staršího názvosloví.
Chci předat správu účtu někomu jinému a odejít
Obě pojistky se tu potkávají: sami sebe odebrat nemůžete a poslední administrátor v účtu zůstat musí. Postupujte proto takto:
- V tabulce členů vyberte kolegovi ve sloupci Skupina skupinu s příznakem administrátora.
- Ověřte, že se změna v jeho řádku zobrazila.
- Požádejte ho, aby vás odebral z týmu tlačítkem Odebrat z týmu na vašem řádku.
Pokud jste v účtu jediný administrátor a nemáte komu správu předat, napište na [email protected] a domluvte další postup.