Každý sdílený odkaz v PhotoPicku patří k jednomu z pěti režimů přístupu. Režim určuje, kdo odkaz otevře, jestli se příjemce musí nejdřív představit a jestli si smí fotky stáhnout. Je to první věc, kterou při vytváření sdílení vybíráte, a zároveň jediná, kterou později nezměníte. Tento článek popisuje všech pět režimů, co v každém z nich čeká na příjemce a podle čeho se mezi nimi rozhodnout.
Sdílení je pojmenovaný odkaz na vybrané fotky nebo na celé album, který otevřou i lidé bez účtu v PhotoPicku. K čemu sdílení slouží a co všechno se dá sdílet, popisuje článek Jak funguje sdílení.
Než začnete
- Sdílení vytváří člen, jehož skupina oprávnění obsahuje oprávnění Externí sdílení. Skupiny nastavuje správce zákaznického účtu v Nastavení → Skupiny oprávnění, podrobně to popisují články Skupiny oprávnění a Co která skupina smí.
- Nabídka režimů se řídí tarifem zákaznického účtu. Režimy, které váš tarif neobsahuje, se v nabídce vůbec nezobrazí. Rozdělení najdete níže v části Které režimy má váš tarif.
- Režim vybíráte v okamžiku vytváření sdílení a po vytvoření ho už nezměníte. Vyplatí se proto projít si rozdíly předem.
Pět režimů v přehledu
| Režim | Kdo se dostane k fotkám | Co pro to musí příjemce udělat | Pozná PhotoPick, kdo si co stáhl |
|---|---|---|---|
| Interní | Přihlášení členové vašeho zákaznického účtu | Přihlásit se do PhotoPicku | Ano, podle jména člena |
| Na pozvánku | Jen lidé, kterým jste poslali pozvánku | Otevřít osobní odkaz z e-mailu | Ano, podle e-mailové adresy |
| Veřejné s ověřením | Prohlížet kdokoli s odkazem, stahovat až po ověření | Zadat svůj e-mail a otevřít odkaz, který mu přijde | U stahování ano, u prohlížení ne |
| Veřejné na vyžádání | Prohlížet kdokoli s odkazem, stahovat po schválení žádosti | Odeslat žádost a počkat na její vyřízení | U stahování ano, u prohlížení ne |
| Veřejné | Kdokoli, kdo odkaz dostane | Nic navíc, odkaz rovnou otevře | Ne, zapisuje se čas a IP adresa |
U obou veřejných režimů s ověřením i na vyžádání platí, že prohlížení fotek je otevřené komukoli s odkazem. Ověření e-mailu a schvalování žádosti chrání jen stahování, ne samotné zobrazení fotek. Když fotky nemá vidět nikdo nepovolaný, zvolte režim Na pozvánku.
Jednotlivé režimy podrobně
Vodoznak přes fotky se nenabízí u režimu Interní, protože galerii v něm vidí jen členové vašeho účtu. Věnuje se mu článek Vodoznak na sdílených fotkách.
Interní
Odkaz otevřou jen přihlášení členové téhož zákaznického účtu.
- Co udělá příjemce: klikne na odkaz. Pokud není přihlášený, PhotoPick ho pošle na přihlášení a hned po něm ho vrátí zpět na sdílení.
- Stahování: je na oprávněních příjemce. Fotky si stáhne jen člen, jehož skupina oprávnění obsahuje oprávnění Stahování. Když má jeho skupina strop velikosti stahovaných souborů, platí ten přísnější z jeho stropu a stropu vašeho, viz Strop stahování a omezení viditelnosti. Stejně tak se sečtou omezení viditelnosti podle štítků: fotku, kterou by kolega ve fotobance neviděl, neuvidí ani v tomto sdílení.
- Kdy ho zvolit: chcete kolegům předat konkrétní výběr fotek jako jeden odkaz, na který se dostanou svým vlastním přihlášením.
- Kdy ho nevolit: příjemce je mimo vaši firmu a účet v PhotoPicku nemá. Uvidí hlášku „Sdílení není dostupné“.
- Evidence: v záložce Audit u sdílení uvidíte jméno člena, čas a to, jestli šlo o zobrazení, nebo o stažení.
Položka Interní odkaz v nabídce Sdílet u jedné fotky a u alba je něco jiného než režim Interní. Ukáže adresu té stránky, na které právě jste, a žádné sdílení nevytvoří. Odkaz otevřou jen přihlášení členové s přístupem k té fotce. Režim Interní jako plnohodnotné sdílení nabízí lišta výběru, když si označíte víc fotek naráz, viz Výběr více fotek.
Na pozvánku
Přístup mají jen ti lidé, jejichž e-mailovou adresu jste při vytváření sdílení vypsali. Každý z nich dostane e-mail s vlastním osobním odkazem.
- Co udělá příjemce: otevře osobní odkaz z e-mailu. Nic dalšího nevyplňuje, žádný účet nezakládá.
- Společný odkaz nefunguje. Adresa sdílení, kterou vidíte v seznamu, v tomto režimu nikoho dovnitř nepustí. Rozesílají se osobní odkazy, a to buď automaticky při vytvoření sdílení, nebo později tlačítkem Odeslat znovu v záložce Osoby.
- Kdy ho zvolit: znáte příjemce jmenovitě, chcete přesnou evidenci a chcete mít možnost odebrat přístup jednomu člověku, aniž byste zrušili sdílení všem ostatním.
- Kdy ho nevolit: adresy předem neznáte nebo se okruh příjemců bude rozšiřovat. K hotovému sdílení se další osoba přidat nedá; museli byste vytvořit sdílení nové.
- Evidence: ano, u každého zobrazení i stažení se zapíše e-mailová adresa. Osobní odkaz je zároveň průkazkou: kdo ho přepošle dál, předá s ním i přístup a cizí stažení se zapíše na jeho adresu.
- Navíc ve formuláři: e-mailové adresy pozvaných a jazyk, ve kterém jim pozvánka přijde.
Veřejné s ověřením
Fotky si prohlédne kdokoli, kdo dostane odkaz. Ke stažení se dostane až ten, kdo uvede svůj e-mail.
- Co udělá příjemce: otevře odkaz a fotky vidí hned. Když chce stahovat, klikne na Ověřit e-mail, zadá svou adresu a odešle ji. Na adresu mu přijde osobní odkaz a tím už stahuje.
- Co ověření znamená: potvrzuje, že adresa existuje a že do ní příjemci chodí pošta. Totožnost člověka neověřuje.
- Kdy ho zvolit: rozesíláte odkaz širšímu okruhu, například novinářům nebo partnerům, chcete vědět, kdo si co stáhl, a nechcete každého schvalovat ručně.
- Kdy ho nevolit: fotky nemá vidět nikdo mimo úzký okruh. Prohlížení je v tomto režimu otevřené každému, kdo odkaz dostane.
- Evidence: stažení ano, u každého je e-mailová adresa. Zobrazení se zapisují bez identifikace, jen s časem a IP adresou.
Veřejné na vyžádání
Fotky si prohlédne kdokoli s odkazem, stáhne je až ten, komu to schválíte.
- Co udělá příjemce: otevře odkaz a fotky vidí. Když chce stahovat, může si předtím označit konkrétní fotky a pak klikne na Požádat o přístup. Vyplní e-mail, nepovinně jméno a odpoví na otázku „K čemu fotografie použijete?“. Žádost odešle a čeká.
- Co uděláte vy: žádost vyřídí administrátor zákaznického účtu v sekci Sdílení na záložce Žádosti nebo v detailu konkrétního sdílení. Tlačítka Schválit a Zamítnout vidí jen administrátor; ostatní členové s oprávněním Externí sdílení si žádosti přečtou, rozhodnout o nich nemohou. U zamítnutí lze napsat důvod, který se žadateli pošle. Podrobněji to popisuje článek Žádosti o přístup.
- Co se stane po schválení: žadateli přijde osobní odkaz. Když si při žádosti označil konkrétní fotky, platí odkaz jen na ně: po jeho otevření uvidí právě ty fotky, o které požádal, a stáhne si je. Při schvalování navíc určujete, ve kterých velikostech je stáhnout smí, a to i úžeji, než dovoluje samotné sdílení.
- Kdy ho zvolit: chcete o každém příjemci rozhodnout sami a chcete vědět, k čemu fotky použije.
- Kdy ho nevolit: příjemce potřebuje fotky okamžitě, nebo nemá kdo žádosti vyřizovat. Do schválení nikdo nic nestáhne.
- Evidence: ano, u stažení je e-mailová adresa a k ní zůstává i text žádosti se jménem.
Veřejné
Kdokoli, kdo odkaz dostane, si fotky prohlédne i stáhne. Žádný krok navíc.
- Co udělá příjemce: otevře odkaz.
- Kdy ho zvolit: fotky jsou určené k volnému šíření, typicky tisková galerie nebo materiály pro veřejnost.
- Kdy ho nevolit: potřebujete vědět, kdo fotky má. Odkaz může kdokoli přeposlat dál a další příjemce už nijak nepoznáte.
- Evidence: jména ani e-maily PhotoPick v tomto režimu nezná. V záložce Audit uvidíte čas, druh akce a IP adresu, tedy technické označení připojení, ze kterého někdo přišel. IP adresy se ze záznamů po devadesáti dnech automaticky odstraňují, samotné počty zobrazení a stažení zůstávají.
U veřejného sdílení se vyplatí vyplnit Platnost do a Limit stažení. Odkaz pak přestane fungovat sám a nezůstane platný navždy. Obojí se dá i u hotového sdílení kdykoli změnit.
Co se u kterého režimu nastavuje
Zvolený režim mění i zbytek formuláře. Nastavení, která k němu nedávají smysl, se vůbec nenabízejí:
| Nastavení | Interní | Na pozvánku | Veřejné s ověřením | Veřejné na vyžádání | Veřejné |
|---|---|---|---|---|---|
| Platnost do | ano | ano | ano | ano | ano |
| Limit stažení | ne | ne | ano | ne | ano |
| Jen prohlížení | ano | ano | ne | ne | ano |
| Povolené velikosti ke stažení | ne | ano | ano | ano | ano |
| Nadpis, úvodní text a titulní fotka | ne | ne | ano | ano | ano |
Titulní fotku vybíráte, když sdílíte víc než jednu fotku. Význam jednotlivých polí popisuje článek Vytvoření sdíleného odkazu.
Sekce Povolené velikosti ke stažení určuje, v jakých rozměrech smí příjemce fotky stáhnout. Necháte-li Všechny velikosti, nabídnou se mu všechny veřejné předvolby vašeho účtu. Zvolíte-li Jen vybrané velikosti, dostane jen ty, které zaškrtnete, a jinou si nestáhne ani úpravou adresy. U sdílení, kde je zapnuté Jen prohlížení, se sekce nenabízí, protože se z něj nestahuje vůbec. Nastavení jde změnit i u hotového sdílení v jeho detailu.
Postup
Takto vyberete režim při vytváření sdílení:
- Otevřete detail fotky, otevřete album, nebo si v mřížce označte fotky, které chcete sdílet.
- Klikněte na tlačítko Sdílet. U jedné fotky je v liště nad detailem, u alba vpravo nahoře vedle nabídky se třemi tečkami, u označených fotek v liště výběru u dolního okraje obrazovky.
- V nabídce, která se rozbalí, vyberte režim. Nabízí se jen režimy, které obsahuje tarif vašeho zákaznického účtu.
- Otevře se okno Nové sdílení už nastavené na zvolený režim. Vyplňte Název sdílení, což je označení pro vaši potřebu, které příjemce nevidí. U režimu Na pozvánku vypište i e-mailové adresy příjemců.
- Klikněte na Vytvořit sdílení.
Podrobně celý formulář popisuje článek Vytvoření sdíleného odkazu.
Co se stane potom
Okno se přepne na obrazovku Sdílení vytvořeno s adresou pod nadpisem Odkaz ke sdílení. U režimu Na pozvánku je pod ní ještě seznam Osobní odkazy, jeden pro každou pozvanou adresu, a pozvánky zároveň odejdou e-mailem.
Hotové sdílení najdete v sekci Sdílení: klikněte vpravo nahoře na své jméno a v panelu, který vyjede, zvolte Sdílení. Na telefonu otevřete v dolní liště záložku Účet a v témže panelu zvolte Sdílení. V seznamu má každé sdílení sloupec Režim a v něm název zvoleného režimu. Po kliknutí na ikonu oka se otevře detail, kde je na záložce Přehled řádek Režim přístupu a hned pod ním poznámka „Režim přístupu nelze po vytvoření změnit“. Další záložky detailu jsou Osoby, Žádosti a Audit. Správě sdílení se věnuje článek Správa sdílení.
Režim po vytvoření změnit nejde
Režim přístupu je jediné nastavení sdílení, které se po vytvoření nemění. U hotového sdílení lze upravit název, platnost, limit stažení, přepínač Jen prohlížení, povolené velikosti ke stažení, vodoznak, nadpis, úvodní text i licenční podmínky. Režim ne, a to ani administrátorovi účtu.
Když zjistíte, že jste zvolili nevhodný režim, vytvořte sdílení znovu ve správném režimu a to původní zrušte. Zrušení je okamžité a nevratné: dosavadní příjemci ztratí přístup a jejich odkazy přestanou fungovat. Věnuje se mu článek Zrušení a vypršení sdílení.
Které režimy má váš tarif
| Tarif | Dostupné režimy |
|---|---|
| Lite | Interní, Veřejné |
| Business | Interní, Na pozvánku, Veřejné |
| Professionals | všech pět, tedy navíc Veřejné s ověřením a Veřejné na vyžádání |
Tarif kromě toho určuje, kolik sdílení může platit současně. Aktuální podmínky najdete na www.photopick.cz/pricing, tarif zákaznického účtu mění člen s přístupem k fakturaci.
Režim, který váš tarif neobsahuje, se v nabídce Sdílet nezobrazí. Nejde tedy o to, že by šel vybrat a sdílení by se pak nevytvořilo: v seznamu ho vůbec neuvidíte.
Časté potíže
V nabídce Sdílet nevidím režim, o kterém se tady píše
Buď ho neobsahuje tarif vašeho zákaznického účtu, viz tabulka výše, nebo vaše skupina oprávnění nemá oprávnění Externí sdílení. Bez tohoto oprávnění se v nabídce žádné režimy neobjeví. O jeho přidání požádejte správce zákaznického účtu.
Tlačítko Sdílet nikde nevidím
U jedné fotky je v liště nad detailem, u alba vpravo nahoře vedle nabídky se třemi tečkami, u označených fotek v liště výběru u dolního okraje obrazovky. Když ho nevidíte ani na jednom místě, nemá vaše skupina oprávnění ani oprávnění Externí sdílení, ani oprávnění Stahování. U fotky, která leží v koši, se sdílení nenabízí vůbec.
V nabídce Sdílet u alba není režim Interní
U alba a u jedné fotky nabídka místo něj ukazuje položku Interní odkaz, což je adresa té stránky, na které jste. Kolegům s přístupem k albu předejte tuto adresu. Sdílení v režimu Interní vytvoříte z lišty výběru, když si fotky označíte v mřížce.
Příjemce hlásí, že odkaz nefunguje, a přitom je zkopírovaný ze seznamu
Nejspíš jde o sdílení v režimu Na pozvánku. V něm společná adresa sdílení nikoho dovnitř nepustí, i když ji seznam nabízí ke zkopírování. Otevřete detail sdílení, přejděte na záložku Osoby a u dané adresy použijte ikonu kopírování pro osobní odkaz, nebo tlačítko Odeslat znovu, které příjemci pošle e-mail znovu.
Kolega z firmy hlásí u interního sdílení, že sdílení není dostupné
Není členem tohoto zákaznického účtu, nebo je přihlášený pod jiným účtem. Interní režim pouští dovnitř členy toho účtu, ve kterém sdílení vzniklo. Přidání kolegy do účtu popisuje článek Členové zákaznického účtu. Pokud do účtu nepatří a patřit nemá, vytvořte pro něj sdílení v některém z ostatních režimů.
Příjemce fotky vidí, ale nemůže je stáhnout
Když příjemce stahovat nesmí, PhotoPick tlačítko se šipkou dolů vůbec nezobrazí. Důvod bývá jeden z těchto:
- U sdílení je zapnutý přepínač Jen prohlížení. Vypnout se dá v detailu sdílení, změna platí okamžitě.
- Jde o režim Veřejné s ověřením nebo Veřejné na vyžádání a příjemce zatím neprošel ověřením ani schválením. Místo tlačítka ke stažení mu stránka nabízí kartu s výzvou Ověřit e-mail, respektive Požádat o přístup.
- U interního sdílení nemá příjemce ve své skupině oprávnění Stahování.
Jiná situace je, když tlačítko vidí, stažení spustí a soubor nepřijde. Pak bývá vyčerpaný limit stažení, který se počítá po jednotlivých souborech za celé sdílení a ne za osobu, nebo mají fotky prošlou licenci a účet má nastavené blokování jejich stahování. Limit i platnost zkontrolujte v detailu sdílení.
Nechci, aby fotky viděl kdokoli s odkazem
Režimy Veřejné s ověřením a Veřejné na vyžádání chrání stahování, ne prohlížení. Fotky vidí každý, komu se odkaz dostane do ruky. Vytvořte nové sdílení v režimu Na pozvánku, kde funguje jen osobní odkaz, a původní sdílení zrušte.
Potřebuji přidat dalšího příjemce ke sdílení na pozvánku
K hotovému sdílení se další adresa přidat nedá. Vytvořte pro nového příjemce další sdílení nad stejnými fotkami, nebo pro širší okruh zvolte režim Veřejné s ověřením, ve kterém se lidé přidávají sami tím, že uvedou svůj e-mail.
Přišla žádost o přístup, ale tlačítko Schválit nevidím
Žádosti vyřizuje jen administrátor zákaznického účtu. Ostatní členové s oprávněním Externí sdílení žádost v detailu sdílení vidí včetně textu, rozhodnout o ní nemohou. Požádejte administrátora, ať žádost vyřídí. Upozornění na novou žádost administrátorům účtu chodí e-mailem, pokud si tento druh zpráv nevypnuli v nastavení upozornění.
Příjemci nedorazil ověřovací e-mail ani osobní odkaz
Nejčastěji je zpráva ve složce s nevyžádanou poštou, nebo je v adrese překlep. Nechte příjemce ověření zopakovat, případně mu osobní odkaz předejte jinou cestou: v detailu sdílení na záložce Osoby je u každé adresy ikona kopírování. Opakované odesílání je omezené, po několika pokusech za sebou počkejte hodinu. Pokud e-maily nechodí ani potom, napište přes kontaktní formulář.
V auditu je u stažení místo jména pomlčka
Sdílení je v režimu Veřejné, ve kterém se příjemce nijak neidentifikuje. PhotoPick zaznamená čas, druh akce a IP adresu, jméno ani e-mail k dispozici nemá. Když potřebujete vědět, kdo si co stáhl, zvolte příště režim Na pozvánku, Veřejné s ověřením nebo Veřejné na vyžádání.
Ve sdílení chybí fotka, která do něj patří
Sdílení nikdy neukáže víc, než na co má jeho tvůrce právo. Pokud má vaše skupina oprávnění omezenou viditelnost podle štítků, fotky mimo toto omezení se ve sdílení nezobrazí. U interního sdílení se navíc přičítá omezení příjemce, takže každý člen uvidí jen to, co by viděl i ve fotobance. Druhá možnost je, že sdílíte album a fotka z něj byla mezitím odebrána; obsah alba se do sdílení promítá průběžně, viz K čemu slouží alba.
Po kliknutí na Vytvořit sdílení se objeví krátká hláška v angličtině
Když je v hlášce slovo „limit“, vyčerpali jste počet sdílení, která mohou u vašeho tarifu platit současně. Otevřete sekci Sdílení a zrušte odkazy, které už nepotřebujete; zrušená a vypršená sdílení se do počtu nezapočítávají. Druhá možnost je zvolený režim, který tarif neobsahuje. V obou případech pomůže i přechod na vyšší tarif, podmínky jsou na www.photopick.cz/pricing.
U některých fotek se před vytvořením objeví licenční upozornění
Licence u těchto fotek předání třetí straně nedovoluje, vyžaduje souhlas poskytovatele, nemá podmínky předání určené, nebo už vypršela. Sdílení se dá po potvrzení vytvořit i tak. Jednotlivým důvodům se věnuje článek Licenční upozornění při sdílení.