Když potřebujete někomu ukázat fotky z PhotoPicku, nabízí se dvě různé cesty a obě vypadají jako „poslat odkaz“. Jedna funguje jen uvnitř firmy, druhá i pro lidi, kteří v PhotoPicku žádný účet nemají. Záměna těch dvou je nejčastější důvod, proč příjemci místo fotek uvidí přihlašovací stránku. Tenhle článek vysvětluje, čím se liší, co všechno jde sdílet, jaké oprávnění na to potřebujete a kolik odkazů může platit najednou. Na podrobnosti pak navazují další články této kategorie.
Interní odkaz a sdílený odkaz: v čem se liší
Interní odkaz je adresa stránky uvnitř PhotoPicku, tedy přesně to, co máte v prohlížeči v horním řádku, když se na fotku nebo na album díváte. Když ho pošlete kolegovi, otevře mu tutéž stránku, ale jen za dvou podmínek: musí být přihlášený do PhotoPicku a musí být členem téhož zákaznického účtu, ve kterém fotka leží. Člověku zvenčí odkaz nepomůže, uvidí jen přihlašovací obrazovku. Volbou Interní odkaz se nic nezakládá, PhotoPick vám jen ukáže adresu v okně s tlačítkem Kopírovat odkaz. Okno to připomíná větou „Odkaz otevřou jen přihlášení členové s přístupem k této fotce.“
Interní odkaz je na místě všude, kde si podklady předáváte mezi sebou uvnitř firmy: upozorňujete kolegu na konkrétní fotku, posíláte vedoucímu album ke schválení.
Sdílený odkaz je naproti tomu nová samostatná adresa, kterou PhotoPick vytvoří. Vede na zvláštní stránku mimo aplikaci, kde se příjemce nikam nepřihlašuje a účet v PhotoPicku mít nemusí. Otevře se mu galerie s fotkami, které jste do sdílení dali. Sdílený odkaz je samostatná věc s vlastním nastavením: má název, může mít datum, do kdy platí, může být jen na prohlížení bez stahování, může mít strop počtu stažení, vodoznak na náhledech a podmínky užití. Vytvořená sdílení se shromažďují na jednom místě, kde u každého vidíte, kolikrát si ho kdo otevřel a kolik fotek si stáhl, a kde ho můžete kdykoli zrušit.
Sdílený odkaz je na místě všude, kde jde o někoho mimo firmu: klient, tiskárna, novinář, agentura.
Jeden z režimů přístupu u sdíleného odkazu se jmenuje Interní a často se plete s položkou Interní odkaz z nabídky Sdílet. Rozdíl je podstatný. Interní odkaz je jen adresa stránky v aplikaci a nic se jím nezakládá. Režim Interní naopak vytvoří opravdové sdílení: objeví se v přehledu, počítá se do limitu tarifu a dá se zrušit, jen si ho příjemce otevře až po přihlášení pod svým účtem. Hodí se, když chcete kolegům předat konkrétní výběr fotek a zároveň vidět, kdo se na něj podíval. Všem pěti režimům se věnuje článek Režimy přístupu ke sdílení.
Co jde sdílet
Čím je sdílení naplněné, se rozhoduje ve chvíli, kdy ho zakládáte, a později to už přepnout nejde: z odkazu na výběr fotek se nestane odkaz na album a naopak. Zdroje jsou tři.
Vybrané fotky. Buď jedna fotka z jejího detailu, nebo víc fotek najednou: označíte je v mřížce a použijete tlačítko ve spodní liště výběru. Do sdílení se uloží přesně ty fotky, které jste vybrali, i s pořadím, v jakém byly. Výběru fotek se věnuje článek Výběr více fotek.
Ruční album. Sdílení se založí přímo z otevřeného alba. Neuloží se pevný seznam souborů, ale odkaz na album: příjemce vždy vidí obsah alba tak, jak vypadá právě teď. Fotka, kterou do alba přidáte zítra, se v odkazu objeví také, a fotka odebraná z alba z odkazu zmizí. Součástí jsou i fotky z alb vnořených uvnitř sdíleného alba. Albům se věnuje článek K čemu slouží alba.
Chytré album. Sdílí se stejným tlačítkem jako ruční album. Jeho obsah se dopočítává při každém otevření podle uloženého zadání, takže se odkaz sám doplňuje o nové fotky, které zadání odpovídají. Sdílení chytrého alba je součástí tarifů Business a Professionals. Chytrým albům se věnuje článek Chytrá alba.
Do sdílení se dostanou jen fotky, které vidíte vy sami. Když má vaše skupina oprávnění nastavenou hranici viditelnosti podle štítků, sdílený odkaz na album ji přebírá: příjemce uvidí obsah alba tak, jak ho vidíte vy, ne jak ho vidí kolega z jiné skupiny. Hranicím viditelnosti se věnuje článek Strop stahování a omezení viditelnosti.
Než začnete
Oprávnění Externí sdílení. Sdílený odkaz smí vytvořit jen člen, jehož skupina oprávnění má zaškrtnuté Externí sdílení. Skupiny označené jako administrátor ho mají vždy, u ostatních skupin ho správce zákaznického účtu zaškrtává zvlášť v Nastavení → Skupiny oprávnění. Bez tohoto oprávnění se v nabídce Sdílet žádný režim přístupu nenabídne a v nabídce účtu chybí položka Sdílení. Souvislosti popisují články Skupiny oprávnění a Co která skupina smí.
Na interní odkaz oprávnění Externí sdílení potřeba není.
Počet současně platných sdílení. Kolik odkazů může platit najednou, určuje tarif zákaznického účtu:
- Lite: nejvýš tři současně platná sdílení,
- Business: nejvýš padesát,
- Professionals: bez omezení.
Do limitu se počítají jen sdílení ve stavu Aktivní, tedy ta, která nikdo nezrušil a kterým zároveň neuplynulo datum platnosti. Zrušený i vypršelý odkaz místo uvolní, takže se vytváření dalšího sdílení hned zase odblokuje. Co jednotlivé tarify obsahují, najdete na www.photopick.cz/pricing.
Podle tarifu se liší i nabídka režimů přístupu; to popisuje článek Režimy přístupu ke sdílení.
Postup
- Otevřete to, co chcete předat: detail jedné fotky, výběr více fotek v mřížce, nebo album.
- Klikněte na Sdílet. V detailu fotky je tlačítko v liště nad fotkou (na užší obrazovce jen jako ikona bez popisku), u výběru více fotek ve spodní liště výběru, u alba vedle jeho názvu.
- Když jde o kolegu ve firmě, zvolte v rozbalené nabídce Interní odkaz. Otevře se okno s adresou a tlačítkem Kopírovat odkaz; adresu pak vložíte do e-mailu nebo do zprávy. U výběru více fotek se položka Interní odkaz nenabízí, protože takový výběr žádnou vlastní adresu nemá; pro kolegy tam slouží režim Interní.
- Když jde o někoho mimo firmu, zvolte místo toho jeden z režimů přístupu: Interní, Na pozvánku, Veřejné s ověřením, Veřejné na vyžádání nebo Veřejné. Nabídnou se jen režimy, které odemyká váš tarif. Otevře se okno Nové sdílení.
- Vyplňte Název sdílení (slouží jen vám k orientaci v přehledu, příjemce ho nevidí) a projděte zbylá pole. Kromě názvu jsou nepovinná; u režimu Na pozvánku je navíc potřeba zadat alespoň jednu e-mailovou adresu, jinak tlačítko pro vytvoření zůstane nedostupné.
- Dole klikněte na Vytvořit sdílení.
- Hotová sdílení najdete kdykoli pod položkou Sdílení v nabídce účtu: na počítači ji vysunete ikonou uživatele vpravo nahoře, na telefonu spodní záložkou Účet.
Jednotlivá pole okna Nové sdílení podrobně popisuje článek Vytvoření sdíleného odkazu.
Co se stane potom
U interního odkazu se nezakládá nic. Okno s adresou zavřete a v přehledu Sdílení se nic nového neobjeví, do limitu tarifu se taková adresa nepočítá.
U sdíleného odkazu se okno přepne na obrazovku Sdílení vytvořeno. Je na ní Odkaz ke sdílení s tlačítkem Kopírovat, a pokud jste zvali konkrétní lidi e-mailem, i seznam Osobní odkazy s jednou adresou pro každého pozvaného. Pozvánky odejdou e-mailem samy.
Odkaz funguje okamžitě, nic se nedopočítává na pozadí. Nové sdílení se zároveň objeví v přehledu Sdílení se stavem Aktivní a s údaji o režimu, obsahu, počtu zobrazení a stažení a platnosti. Čísla se doplňují postupně, jak si příjemci galerii otevírají a stahují z ní fotky. Přehledu a záložkám v detailu sdílení se věnuje článek Správa sdílení.
Smazání alba sdílení nezruší
Tohle je jediné místo, kde se běžné očekávání a skutečné chování rozcházejí, a vyplatí se to vědět dopředu.
Když album přesunete do koše alb, sdílený odkaz na něj fungovat nepřestane. Fotky ležící přímo v tom albu se přes odkaz nabízejí dál, dokud se album po třiceti dnech z koše nesmaže trvale. V přehledu Sdílení navíc u takového odkazu zmizí název alba a zůstane jen slovo „Album“, takže se na první pohled nepozná, že album už v archivu není. Jediná spolehlivá cesta, jak příjemcům ukončit přístup, je zrušit samotné sdílení. V přehledu Sdílení zvolte u příslušného řádku Zrušit sdílení a potvrďte; příjemci ztratí přístup okamžitě.
Fotky z alb vnořených uvnitř smazaného alba se ze sdílení ztratí hned. Po trvalém smazání alba zůstane odkaz naživu, ale galerie je prázdná a příjemce uvidí hlášku „V tomto sdílení zatím nejsou žádné fotky.“ Koš alb popisuje článek Koš alb, rušení odkazů pak článek Zrušení a vypršení sdílení.
Časté potíže
V nabídce účtu není položka Sdílení
Položka Sdílení se ukazuje jen členům, jejichž skupina oprávnění má Externí sdílení. Požádejte správce zákaznického účtu, aby oprávnění doplnil v Nastavení → Skupiny oprávnění. Do doby, než ho budete mít, můžete kolegům posílat interní odkazy, ty oprávnění nevyžadují.
V nabídce Sdílet je jen Interní odkaz a nic dalšího
Znamená to totéž: chybí oprávnění Externí sdílení. Interní odkaz zůstává dostupný, protože jím nic nevzniká, jen se zobrazí adresa stránky.
Tlačítko Sdílet u fotky vůbec nevidím
V detailu fotky se celá nabídka Sdílet ukazuje jen členům, kteří mají oprávnění Stahování nebo Externí sdílení. Skupina bez obou tlačítko nemá vůbec. V otevřeném albu je tlačítko Sdílet dostupné vždy, takže odtud interní odkaz získáte i tak. U fotky v koši se tlačítko nenabízí, dokud fotku z koše neobnovíte; koš popisuje článek Koš.
Sdílení nejde vytvořit, po odeslání se objeví červené hlášení
Nejčastější příčina je vyčerpaný počet současně platných sdílení: tarif Lite jich unese tři, tarif Business padesát. Hlášení má podobu technického textu „share_limit_reached“. Sdílení se nevytvoří a žádný odkaz nevznikne. Řešení jsou dvě: v přehledu Sdílení zrušte odkazy, které už nepotřebujete (každý zrušený uvolní jedno místo), nebo si v Nastavení → Předplatné objednejte vyšší tarif.
Druhá možná příčina je chytré album na tarifu Lite, kde je jeho sdílení mimo tarif; hlášení pak nese text „tariff_not_supported“. Fotky z takového alba se dají předat i tak: označte je v mřížce a vytvořte sdílení z výběru.
V nabídce chybí režim přístupu, který potřebuji
Nabídka režimů se řídí tarifem, chybějící režim se nezobrazí vůbec. Který tarif odemyká který režim, popisuje článek Režimy přístupu ke sdílení; přehled tarifů je na www.photopick.cz/pricing.
Fotka přesunutá do koše ze sdílení zmizela
Tak to má být. Fotka v koši se přes sdílený odkaz nenabízí, ať už jde o sdílení z výběru nebo z alba. Jakmile ji z koše obnovíte, do odkazu se vrátí.
Album je v koši, ale odkaz na něj pořád ukazuje fotky
Očekávané chování, popisuje ho oddíl Smazání alba sdílení nezruší výše. Přístup ukončí jedině zrušení sdílení.
Příjemce hlásí, že vidí „Sdílení není dostupné“
Tahle obrazovka se ukáže vždy, když odkaz z jakéhokoli důvodu neplatí: byl zrušen, uplynula jeho platnost, nebo je adresa přepsaná (třeba když se odkaz v e-mailu zalomil na dva řádky). PhotoPick příjemci záměrně neprozradí, který z důvodů to je. Zkontrolujte stav sdílení v přehledu: sloupec Stav ukazuje Aktivní, Vypršelo, nebo Zrušeno. U aktivního sdílení pošlete odkaz znovu, zkopírovaný tlačítkem Kopírovat odkaz. Zrušené sdílení už oživit nelze, je potřeba vytvořit nové.
Příjemce si nemůže fotky stáhnout
Důvodů může být několik: sdílení je nastavené jako Jen prohlížení, příjemce se u režimu s ověřením nebo s žádostí zatím neidentifikoval, byl vyčerpán limit stažení, nebo licence u fotek vypršela a účet má stahování v takovém případě zakázané. Příjemci se pokaždé ukáže věta s konkrétním důvodem. Co uvidí a v jakém pořadí, popisuje článek Co uvidí příjemce odkazu.
Příjemce dostane menší fotky, než čekal
Velikost, ve které se fotky ze sdílení stahují, je omezená stropem stahování toho člena, který sdílení vytvořil. Když má vaše skupina oprávnění strop nastavený, přenese se i na příjemce vašeho odkazu. Popisuje to článek Strop stahování a omezení viditelnosti. Které formáty se příjemci v galerii nabídnou, určují předvolby stahování označené jako veřejné, viz článek Firemní předvolby stahování.
Sdílení přestalo fungovat poté, co kolega odešel z firmy
Sdílený odkaz je vázaný na člena, který ho vytvořil. Když je takový člen odebrán ze zákaznického účtu nebo je jeho uživatelský účet smazán, jeho sdílení se příjemcům přestanou otevírat a ukáže se jim obrazovka „Sdílení není dostupné“. Odkaz v takovém případě vytvořte znovu pod někým, kdo ve firmě zůstává.
Chci vědět, kdo si co stáhl
U každého sdílení se vede záznam o zobrazeních a stažení, včetně e-mailu příjemce tam, kde se identifikuje. Najdete ho v detailu sdílení na záložce Audit. Popisuje to článek Správa sdílení.
Nic z toho nepomohlo
Napište nám přes kontaktní formulář a uveďte název zákaznického účtu, název sdílení a co jste zkoušeli. Rádi se na to podíváme.