Sdílený odkaz nemusí platit navždy. Když chcete přístup k fotkám ukončit, máte tři možnosti: odkaz ručně zrušit, nechat ho vypršet k nastavenému datu, nebo omezit počet stažení. Tento článek popisuje, co která z nich udělá, jak rychle se to projeví, co v tu chvíli uvidí příjemce a co se z toho dá vzít zpátky.
Přístup k fotkám ukončí jedině zrušení odkazu. Když smažete album, na které je sdílení navázané, odkaz dál funguje a fotky ležící přímo v tom albu příjemcům dál ukazuje, a to až do chvíle, kdy se album po třiceti dnech smaže natrvalo. Chcete-li přístup opravdu zastavit, zrušte odkaz podle postupu níže. Smazání alba k tomu nevede.
Než začnete
Sdílení smí zrušit každý člen zákaznického účtu, který má oprávnění Externí sdílení, a dále každý administrátor zákaznického účtu. Nemusíte být ten, kdo odkaz vytvořil: kdokoli s tímto oprávněním vidí a spravuje všechna sdílení celého zákaznického účtu. Co vaše členství smí, určuje skupina oprávnění, do které vás zařadil správce účtu; podrobně to popisuje článek Co která skupina smí.
Stránku Sdílení otevřete z panelu, který se vysune po klepnutí na váš uživatelský panel v pravé části horní lišty; na úzké obrazovce se stejný panel otevře záložkou Účet ve spodní liště. V seznamu odkazů vyberte položku Sdílení. Když tam položka není, nemá vaše skupina oprávnění Externí sdílení a o jeho doplnění je potřeba požádat administrátora účtu.
Na stránce je tabulka všech sdílení. Sloupec Stav u každého řádku ukazuje jednu ze tří hodnot: Aktivní, Vypršelo nebo Zrušeno. Ve sloupci Platnost do je buď datum, nebo text Bez expirace, což znamená, že platnost odkazu není nijak omezená.
Postup
Zrušení celého odkazu
- Otevřete stránku Sdílení.
- Najděte v tabulce řádek se sdílením, které chcete ukončit.
- Ve sloupci Akce klepněte na červené tlačítko s ikonou přeškrtnutého kolečka. Po najetí myší se u něj ukáže popisek Zrušit sdílení.
- Objeví se dotaz „Zrušit sdílení?“ s upozorněním, že příjemci okamžitě ztratí přístup a akci nelze vrátit zpět. Potvrďte tlačítkem Zrušit sdílení. Druhé tlačítko, které je popsané jen slovem Zrušit, dialog zavře a nic neprovede.
- Objeví se hlášení „Sdílení bylo zrušeno“ a stav řádku se změní na Zrušeno.
Tlačítko na zrušení je jen v tabulce, v podrobnostech sdílení není. U řádku, který je už ve stavu Zrušeno, se tlačítko nezobrazuje.
Zrušení přístupu jedné osobě
Když nechcete ukončit celé sdílení, ale odebrat přístup jedinému člověku, zrušte jeho osobní odkaz. Osobní odkaz je adresa, kterou dostal e-mailem jen on: podle ní ho PhotoPick pozná.
- Otevřete stránku Sdílení a v řádku sdílení klepněte ve sloupci Akce na tlačítko s ikonou oka (popisek Detail). Zprava se vysune panel s podrobnostmi.
- Přepněte na záložku Osoby. Je v ní seznam všech lidí, kteří k tomuto sdílení mají osobní odkaz.
- U dané osoby klepněte na červené tlačítko s ikonou přeškrtnutého kolečka (popisek Zrušit přístup).
- Objeví se dotaz „Zrušit přístup osobě?“ s e-mailovou adresou a upozorněním, že akci nelze vrátit zpět. Potvrďte tlačítkem Zrušit přístup.
- Objeví se hlášení „Přístup byl zrušen“ a u dané osoby přibude červené označení Zrušeno.
Nastavení nebo změna data, kdy sdílení vyprší
- Otevřete stránku Sdílení a u daného řádku klepněte na tlačítko Detail.
- Zůstaňte na záložce Přehled.
- Do pole Platnost do zadejte datum. Když pole vyprázdníte, platnost odkazu nebude nijak omezená.
- Klepněte na Uložit změny. Objeví se hlášení „Změny uloženy“.
Zvolený den už odkaz nefunguje. Platnost končí o půlnoci, kterou zvolený den začíná. Když tedy nastavíte platnost do 10. srpna, poslední den, kdy odkaz funguje, je 9. srpen. Má-li příjemce mít fotky k dispozici i desátého, nastavte platnost na 11. srpna.
Nastavení limitu stažení
- Otevřete podrobnosti sdílení a zůstaňte na záložce Přehled.
- Do pole Limit stažení zadejte počet stažení, který se má povolit celkem. Prázdné pole znamená Bez limitu.
- Klepněte na Uložit změny.
Co se stane potom
Zrušení se projeví okamžitě. Od chvíle, kdy potvrdíte dotaz, se přes odkaz nedá otevřít galerie, prohlédnout jediná fotka ani nic stáhnout. Nečeká se na žádné noční zpracování.
Zrušením celého sdílení přestanou platit i všechny osobní odkazy pozvaných. Nemusíte je odebírat po jednom, zrušení odkazu ukončí přístup všem najednou.
Příjemce uvidí kartu s nadpisem „Sdílení není dostupné“ a textem „Odkaz je neplatný, jeho platnost vypršela, nebo byl zrušen. Kontaktujte prosím odesílatele.“ Stejnou kartu dostane i ten, kdo si adresu odkazu vymyslel nebo přepsal špatně, takže se z ní nedá poznat, co se stalo. Kdo má fotky dostat i nadále, potřebuje od vás nový odkaz.
Když má příjemce stránku právě otevřenou, sama se nezavře. Fotky, které se do prohlížeče už stihly načíst, mu na obrazovce zůstanou. Jakmile ale stránku obnoví, načte další fotky nebo zkusí něco stáhnout, uvidí kartu o nedostupnosti.
PhotoPick o zrušení ani o vypršení nikomu neposílá e-mail. Pokud chcete, aby příjemce věděl, proč mu odkaz přestal fungovat, napište mu sami.
Fotky, které si příjemce stáhl dřív, mu zůstávají. Zrušení odkazu ukončí další přístup, ale soubory už uložené v jeho počítači zpátky nevezme.
Záznam o tom, kdo co viděl a stáhl, zůstává zachovaný. I u zrušeného sdílení se v podrobnostech na záložce Audit dál dozvíte, kdo a kdy si fotky prohlížel a stahoval.
Zrušené a vypršelé sdílení se nepočítá do počtu současně platných sdílení. Zrušením tedy uvolníte místo pro nové. Kolik jich smíte mít najednou, určuje tarif: Lite tři, Business padesát, Professionals bez omezení. Přehled tarifů je na www.photopick.cz/pricing.
Zrušené sdílení zůstane v tabulce. Nemá smysl ho hledat mezi smazanými, ze seznamu se odstranit nedá. Zůstává v něm se stavem Zrušeno jako záznam o tom, co se kdy sdílelo.
Vypršení funguje stejně jako zrušení, jen nastane samo. V okamžiku, kdy nastavené datum platnosti mine, se odkaz zavře a příjemci se ukáže stejná karta „Sdílení není dostupné“. Sedm dní předtím vidí příjemce v galerii upozornění „Platnost tohoto sdílení brzy vyprší.“
Po vyčerpání limitu stažení zůstane prohlížení funkční. Galerie se dál otevírá a náhledy fotek jsou vidět, ale stažení se nespustí. Do limitu se počítá každá stažená fotka zvlášť, každé opakované stažení téže fotky znovu a u stažení výběru v jednom souboru ZIP každá fotka v něm. Když si příjemce vybere víc fotek, než kolik do limitu zbývá, nestáhne se ani jedna z nich. Limit platí dohromady pro všechny příjemce, ne pro každého zvlášť. Kolik už se stáhlo, uvidíte v podrobnostech sdílení jako údaj Stažení.
Časté potíže
Album je smazané a odkaz na něj pořád funguje
Přesun alba do koše sdílení nezruší. Fotky, které leží přímo ve smazaném albu, se příjemcům zobrazují dál. Zmizí z galerie jen fotky z podalb, tedy z alb vnořených pod tím smazaným. Takhle to zůstane celých třicet dnů, dokud se album z koše alb neodstraní natrvalo. Podrobnosti o koši alb popisuje článek Koš alb.
Když chcete přístup zastavit, zrušte odkaz. Je to jediná spolehlivá cesta.
Sdílení navázané na chytré album se chová jinak: to se přesunem alba do koše vyprázdní hned. Ani v tomto případě ale odkaz nepřestane platit, jen se v galerii neukáže žádná fotka.
Album se smazalo natrvalo a v galerii nic není, přesto se odkaz otevře
Je to tak. Po trvalém smazání alba ztratí sdílení obsah, ale samo se nezruší: příjemci se pořád otevře galerie, jen v ní bude hlášení „V tomto sdílení zatím nejsou žádné fotky.“ Prázdnou galerii doporučujeme zrušit, aby nikoho nemátla.
Co udělá přesun fotek do koše se sdílením
Fotka přesunutá do koše z galerie okamžitě zmizí a nedá se přes odkaz ani stáhnout. Platí to pro všechny druhy sdílení: pro sdílení vybraných fotek, pro sdílení alba i pro sdílení chytrého alba. Sdílení jako takové funguje dál se zbývajícími fotkami. Když fotku z koše obnovíte, do galerie se sama vrátí. Přesun všech fotek do koše tedy galerii vyprázdní, ale odkaz nezruší. Koš popisuje článek Koš.
Sdílení je omylem zrušené, jde to vrátit zpět
Nejde. Zrušení je nevratné, tlačítko na obnovení nikde není a ani změna data platnosti zrušené sdílení znovu neotevře. Musíte vytvořit nové sdílení a rozeslat nový odkaz. Vzniknou přitom nové osobní odkazy, takže staré e-maily s odkazem jsou k ničemu a pozvané je potřeba pozvat znovu.
Po změně data platnosti u zrušeného sdílení se nic nestalo
Podrobnosti sdílení se dají upravovat i po zrušení, ale zrušení tím neodvoláte. Uložení projde, hlášení „Změny uloženy“ se ukáže, stav ale zůstane Zrušeno a odkaz nefunguje dál. Zprovoznit ho nejde, vytvořte nové sdílení.
Sdílení vypršelo a já potřebuji přístup prodloužit
Vypršené sdílení se na rozdíl od zrušeného oživit dá. Otevřete jeho podrobnosti, na záložce Přehled zapište do pole Platnost do nové datum v budoucnosti (nebo pole vyprázdněte úplně) a uložte tlačítkem Uložit změny. Stav se vrátí na Aktivní a původní odkaz i osobní odkazy pozvaných začnou znovu fungovat. Rozesílat nic nemusíte.
Osoba se zrušeným přístupem se dostala dovnitř znovu
U režimu Veřejné s ověřením si může kdokoli, kdo zná adresu odkazu, nechat poslat osobní odkaz znovu tím, že zadá svou e-mailovou adresu a ověří ji. Zrušení přístupu tedy zneplatní jen ten konkrétní osobní odkaz, ne adresu jako takovou. Chcete-li tomu člověku přístup opravdu ukončit, zrušte celé sdílení a fotky rozešlete znovu odkazem v režimu Na pozvánku, kam se nikdo nepřidá sám.
U režimu Veřejné na vyžádání o dalším přístupu rozhoduje administrátor účtu, protože nová žádost musí projít schválením. U režimu Na pozvánku se nikdo sám přidat nemůže.
Příjemce hlásí, že odkaz nefunguje, ale mám ho jako aktivní
Projděte tyto možnosti:
- Příjemci byl zrušen jeho osobní přístup. Zkontrolujte v podrobnostech na záložce Osoby, jestli u něj není červené označení Zrušeno.
- Příjemce používá starý e-mail s odkazem z dřívějšího sdílení, které jste už zrušili. Pošlete mu aktuální adresu.
- Sdílení vytvořil kolega, který mezitím přestal být členem zákaznického účtu, nebo mu byl smazán uživatelský účet. Takové sdílení se zavře, i když v tabulce vypadá jako aktivní. Řešením je vytvořit odkaz znovu pod někým, kdo členem je.
- U sdílení v režimu Interní se musí příjemce nejdřív přihlásit do PhotoPicku a musí být členem stejného zákaznického účtu. Člověk mimo firmu takový odkaz neotevře nikdy.
Příjemce galerii vidí, ale nemůže nic stáhnout
Nejčastěji je vyčerpaný limit stažení. Podívejte se do podrobností sdílení na údaj Stažení a porovnejte ho s hodnotou v poli Limit stažení; limit můžete zvýšit nebo pole vyprázdnit, změna platí okamžitě po uložení. Druhá možnost je zapnutý přepínač Jen prohlížení, který stahování zakazuje bez ohledu na limit. Třetí možnost je vypršelá licence u sdílených fotek, když má účet nastavené blokování stahování po vypršení licence.
Nikdo mě neupozornil, že se limit stažení blíží
PhotoPick žádné upozornění na docházející limit neposílá, ani vám, ani příjemci. Stav je potřeba sledovat v podrobnostech sdílení podle údaje Stažení.
Nemůžu vytvořit nové sdílení, hlásí to dosažený počet
Váš tarif má strop pro počet současně platných sdílení. Do stropu se počítají jen sdílení ve stavu Aktivní; zrušená a vypršelá se nepočítají. Zrušte tedy sdílení, která už nepotřebujete, a místo se uvolní. Přehled tarifů je na www.photopick.cz/pricing.
V nabídce nevidím položku Sdílení
Vaše skupina oprávnění nemá zaškrtnuté Externí sdílení. Požádejte administrátora zákaznického účtu, aby vám ho doplnil v Nastavení → Skupiny oprávnění, nebo ať sdílení zruší on. Když je položka viditelná, ale zamčená a nejde otevřít, má zákaznický účet neaktivní předplatné a práce se soubory je zablokovaná; předplatné obnoví administrátor účtu v Nastavení → Předplatné.
Chci sdílení ze seznamu úplně odstranit
To nejde a je to tak zamýšlené. Sdílení se dá zrušit, ale ze seznamu nezmizí: zůstává v něm i se záznamem o tom, kdo si fotky prohlížel a stahoval. Pro udržení pořádku se hodí názvy sdílení, podle nich stará sdílení v tabulce poznáte.
Když si se zrušením sdílení nevíte rady, napište přes kontaktní formulář.