Všechny doklady za předplatné PhotoPicku najdete přímo v aplikaci. U každého vidíte, za jaké období byl vystaven, jakou má cenu a jestli je zaplacený, a stáhnete si ho jako soubor PDF pro účetnictví. Přehled se hodí i tehdy, když si potřebujete ověřit, že vaše platba dorazila a byla přiřazena ke správnému účtu.
Než začnete
Přehled dokladů je součástí sekce Nastavení → Předplatné. Otevře se vám tehdy, když vaše skupina oprávnění obsahuje oprávnění Fakturace. Skupina oprávnění je nastavení, které určuje, co který člen zákaznického účtu smí. Bez oprávnění Fakturace se položka Předplatné v nabídce nastavení vůbec nenabídne a při pokusu otevřít její adresu ručně vás aplikace přesměruje jinam.
Oprávnění přiděluje správce zákaznického účtu. Popisuje to článek Skupiny oprávnění, přehled jednotlivých oprávnění najdete v článku Co která skupina smí.
Část zákaznických účtů má s námi smlouvu na dobu neurčitou a fakturace u nich probíhá mimo aplikaci, obvyklou cestou přes účetní. Na stránce Předplatné takový účet uvidí kartu se stavem „Aktivní“ a poznámkou, že roční fakturace probíhá mimo systém. Tabulka s doklady na ní není, protože žádné doklady v aplikaci nevznikají.
Postup
- Otevřete Nastavení a v jejich nabídce vyberte Předplatné.
- Sjeďte na kartu nadepsanou Faktury. Je to tabulka se seznamem všech dokladů, nejnovější období je nahoře.
- Najděte řádek, který potřebujete. Řádky rozeznáte podle čísla dokladu a podle období ve sloupcích Od a Do.
- Na konci řádku klikněte na tlačítko se šipkou směřující dolů. Doklad se stáhne jako soubor PDF, který si otevřete a vytisknete stejně jako každý jiný dokument.
Co je v jednotlivých sloupcích
- Číslo faktury je označení dokladu, pod kterým ho evidujeme my i vaše účetní. Když je v tomto sloupci pomlčka, doklad k tomuto řádku zatím nemá své číslo.
- Od a Do ohraničují období, které je dokladem zaplacené. U ročního předplatného jde o rok, u doplatku při přechodu na vyšší tarif jen o zbytek rozjetého období.
- Cena má dvě čísla pod sebou. Nahoře je částka bez DPH, pod ní tatáž částka včetně DPH. U zákazníků, u kterých se daň odvádí jinde, je místo druhé částky uvedeno „0 % DPH“.
- Stav barevně ukazuje, v jaké fázi doklad je. Stavů je pět a vysvětluje je další kapitola.
- Poslední sloupec nemá nadpis a je v něm tlačítko ke stažení PDF. Objeví se jen u řádků, které už mají své číslo dokladu.
Co znamenají jednotlivé stavy
- Zaplaceno znamená, že jsme vaši platbu spárovali s tímto obdobím a vystavili k němu daňový doklad. Nic dalšího od vás nepotřebujeme.
- Nezaplaceno znamená, že doklad je vystavený a čeká na úhradu, přičemž den splatnosti ještě nenastal. Platební údaje najdete na kartě K zaplacení nad tabulkou.
- Po splatnosti znamená, že den splatnosti už uplynul a platba k nám nedorazila. Pár dnů po splatnosti se ještě nic nemění, ale zhruba po dvou týdnech se zákaznický účet zablokuje: členové se dostanou na úvodní obrazovku s upozorněním a k fotkám ani k vyhledávání se nedostanou. Podrobně to popisuje článek Zablokovaný účet.
- Zk. doba je zkratka pro zkušební dobu. Takový řádek pokrývá období, které máte zdarma, nic se za něj neplatí a doklad k němu nevzniká. Více v článku Zkušební období.
- Zrušeno znamená, že jsme výzvu k platbě stornovali a vy ji neplatíte. Nastává to hlavně tehdy, když ji nahradila jiná: třeba když jste v průběhu období přešli na jiný tarif a vystavili jsme doklad na novou částku.
Proforma a faktura, v čem se liší
Když má za vás období teprve začít, vystavíme proformu. Je to výzva k zaplacení předem: říká, kolik a kam máte poslat, ale není to daňový doklad. Sama o sobě není podkladem pro odpočet DPH, ten se řeší až z daňového dokladu.
Jakmile peníze dorazí na náš účet a platbu přiřadíme k vaší proformě, vystavíme daňový doklad, tedy běžnou fakturu. Ta už má vlastní číslo a datum zdanitelného plnění a je to dokument, který patří do účetnictví. Přijde vám v PDF e-mailem a zároveň se objeví v tabulce.
Poznáte je podle tvaru čísla. Proforma má číslo s pomlčkami, například PP-1234-2026-01. Daňový doklad má číslo s lomítkem, například PP2026/00012.
Než platbu přiřadíme, má řádek v tabulce ve sloupci Číslo faktury pomlčku a tlačítko ke stažení u něj chybí. Proformu si v té době stáhnete tlačítkem Stáhnout proforma PDF na kartě K zaplacení nad tabulkou.
Jak platba proběhne
Pokud máte něco neuhrazeného, je nad tabulkou karta K zaplacení. Najdete na ní částku včetně DPH, den splatnosti, číslo našeho bankovního účtu, IBAN, BIC / SWIFT, variabilní symbol, specifický symbol a QR kód pro mobilní bankovnictví. Variabilní a specifický symbol jsou čísla, podle kterých poznáme, ke které platbě váš příkaz patří. Když platbu zadáváte načtením QR kódu, vyplní se všechny údaje samy a nemusíte je opisovat.
Vždy uveďte variabilní i specifický symbol přesně tak, jak je karta uvádí, a pošlete přesnou částku včetně DPH. Platba bez specifického symbolu nebo s jinou částkou se k vašemu předplatnému automaticky nepřiřadí a bude ji muset dohledat člověk, což vše zdrží.
Co se stane potom
Platba se v přehledu neprojeví v okamžiku, kdy ji odešlete z banky. Nejdřív musí částka dorazit na náš účet, což u převodu mezi bankami trvá zpravidla do následujícího pracovního dne. Příchozí platby zpracováváme průběžně a přiřazujeme je automaticky podle symbolů a částky.
Až se to povede, stanou se tři věci:
- řádek v tabulce změní stav na Zaplaceno a doplní se u něj číslo daňového dokladu,
- daňový doklad vám přijde v PDF na fakturační e-mail zákaznického účtu,
- pokud byl účet kvůli nezaplacení zablokovaný, hned se odblokuje a všem členům se vrátí plný přístup.
Počítejte s tím, že mezi odesláním platby a změnou stavu uplyne nějaký čas, obvykle v řádu jednotek pracovních dnů. Když se stav nezmění ani potom, napište nám přes kontaktní formulář a uveďte název zákaznického účtu, číslo dokladu a datum odeslání platby.
Časté potíže
V nastavení žádné Předplatné nevidím
Vaše skupina oprávnění nemá oprávnění Fakturace. Požádejte o ně správce svého zákaznického účtu, nebo si u něj vyžádejte doklad, který potřebujete.
Karta Faktury na stránce vůbec není
Znamená to, že zatím nevznikl žádný doklad. Typicky vám běží zkušební doba a placené období ještě nezačalo. Druhá možnost je, že váš účet má smlouvu na dobu neurčitou a fakturace probíhá mimo aplikaci. Poznáte to podle karty s poznámkou o roční fakturaci mimo systém.
U řádku chybí tlačítko ke stažení
Tlačítko se zobrazuje jen u řádků, které mají ve sloupci Číslo faktury vyplněné číslo. Řádek s pomlčkou zatím číslo dokladu nemá, protože platba ještě neproběhla nebo jde o zkušební dobu. Nezaplacenou proformu si stáhnete z karty K zaplacení nad tabulkou.
Platba odešla, ale stav je pořád Nezaplaceno
Projděte si tři věci. Zaprvé, jestli už částka opravdu odešla z vašeho účtu, ne jen že je platba zadaná k odeslání. Zadruhé, jestli jste uvedli variabilní i specifický symbol z karty K zaplacení. Zatřetí, jestli sedí částka včetně DPH. Když je vše v pořádku a stav se do několika pracovních dnů nezmění, napište nám přes kontaktní formulář.
Odešla jiná částka, než na kterou zněla proforma
Napište nám přes kontaktní formulář. Platbu, která se nerovná předepsané částce, systém nepřiřadí sám a musíme ji spárovat ručně. Uveďte datum odeslání a částku, ať ji v bance najdeme.
Objevila se hláška „Stažení PDF selhalo.“
Doklad se v tu chvíli nepodařilo připravit. Zkuste kliknout na tlačítko znovu za pár minut. Pokud hláška vyskočí opakovaně, napište nám přes kontaktní formulář a uveďte číslo dokladu.
Faktura mi nepřišla e-mailem
Doklady posíláme na fakturační e-mail zákaznického účtu, který nemusí být totožný s vaším přihlašovacím e-mailem. Je to obvykle adresa účetní nebo společná firemní schránka. Doklad si v takovém případě stáhnete přímo z tabulky.
Ve faktuře je chyba v adrese, IČO nebo názvu firmy
Fakturační údaje se v aplikaci upravit nedají, opravujeme je my. Napište nám přes kontaktní formulář, co má být správně, a přiložte číslo dokladu. Údaje opravíme a domluvíme se s vámi, jak naložit s dokladem, který už je vystavený.
Doklad v přehledu úplně chybí
Nejdřív se ujistěte, že jste ve správném zákaznickém účtu: pokud jich máte víc, každý má svůj vlastní přehled dokladů a svoje předplatné. Když doklad chybí i tak, napište nám přes kontaktní formulář a uveďte, za jaké období ho potřebujete.
Přišel mi opravný daňový doklad
Opravný daňový doklad vystavujeme, když se dodatečně změní výše DPH u už vystavené faktury, například když se ověří daňové identifikační číslo. Pod tabulkou faktur se v takovém případě objeví druhá tabulka nadepsaná Opravné daňové doklady s číslem, datem vystavení, doúčtovanou částkou DPH, variabilním symbolem a stavem. Doklad si odsud stáhnete tlačítkem Stáhnout PDF. Pokud je u něj stav Neuhrazeno, uhraďte doúčtovanou částku DPH pod variabilním symbolem, který je v řádku uvedený.