Licenční smlouva je v PhotoPicku jedna uložená sada licenčních podmínek, kterou napíšete jednou a pak ji přiřadíte celému balíku fotek. Hodí se všude, kde jste fotky dostali od fotografa, agentury nebo jiného dodavatele a pro celou dodávku platí stejná pravidla: do kdy se fotky smí používat, kde se smí objevit, jestli je smíte předat někomu dalšímu a jestli je u nich nutné uvést autora. Bez smlouvy byste tyto údaje vyplňovali u každé fotky zvlášť a při každé změně podmínek je zvlášť opravovali. Se smlouvou upravíte podmínky na jednom místě a projeví se u všech navázaných fotek naráz.
Smlouvy spravujete v části Nastavení → Licenční smlouvy (v postranní nabídce nastavení jsou pod nadpisem Licence).
Než začnete
- Sekci Licenční smlouvy vidí jen administrátor zákaznického účtu. Ostatní členové týmu ji v nastavení nemají a smlouvy zakládat ani upravovat nemohou. Rozdíl mezi zákaznickým a uživatelským účtem vysvětluje článek Zákaznický účet a uživatelský účet.
- Správa licencí patří k tarifu Business a Professionals. V tarifu Lite se stránka otevře, ale místo seznamu smluv se objeví panel „Správa licencí vyžaduje vyšší tarif“ s tlačítkem „Přejít na vyšší tarif“. Co který tarif obsahuje, najdete na www.photopick.cz/pricing.
Ruční licenční pole u jednotlivých fotek (poskytovatel licence, platnost, místa užití, uvedení autora) fungují ve všech tarifech a smí je vyplňovat každý, kdo má oprávnění upravovat údaje u fotek. Tarif Business a práva administrátora se týkají smluv, šablon a pravidel viditelnosti.
Postup
- Otevřete Nastavení → Licenční smlouvy a klikněte na tlačítko Nová smlouva. Otevře se okno Nová licenční smlouva.
- Vyplňte Název. Je povinný a slouží k tomu, abyste smlouvu poznali v seznamu i v nabídce u fotek. Osvědčuje se název, ze kterého je poznat dodavatel a rok, například „Novák, kampaň jaro 2026“.
- Vyplňte Poskytovatel licence, tedy jméno nebo název toho, kdo vám fotky poskytl. Také je povinný.
- Nepovinně doplňte Kontakt na poskytovatele (e-mail nebo telefon). Hodí se, až se budete potřebovat zeptat, jestli fotku smíte použít nad rámec smlouvy.
- Pokud smlouva vyžaduje uvádět autora, zaškrtněte Vyžadovat uvedení autora. Objeví se pole na přesné znění, například „Foto: Jan Novák“. Když ho necháte prázdné, PhotoPick bude uvedení autora vyžadovat, ale bez konkrétního textu.
- Do pole Podmínky užití napište vlastními slovy, co smlouva dovoluje a zakazuje. Tento text se lidem ukazuje při stahování fotky, pište ho tedy tak, aby mu rozuměl i kolega, který smlouvu nikdy neviděl.
- Nastavte Platnost od a Platnost do. Obě pole jsou nepovinná, prázdný konec platnosti znamená smlouvu bez časového omezení. Poslední den platnosti se ještě počítá jako platný, licence vyprší až následující den.
- U položky Sublicence vyberte, jak je to s předáváním fotek někomu mimo vaši firmu: Povolena, Nepovolena, Nutno se zeptat, nebo Neurčeno. Předvyplněné je Neurčeno: smlouva o předávání zatím nic neříká. Podle této volby vás PhotoPick upozorní, až budete fotku sdílet nebo stahovat.
- U položky Místa užití zaškrtněte Online a Tisk podle toho, kde se fotky smí objevit. Když nezaškrtnete nic, u fotky se žádné omezení místa neuvede.
- U položky Exkluzivita vyberte Nevím, Ano, nebo Ne. Je to poznámka pro vás a vaše kolegy o tom, jestli máte fotky výhradně, na nic dalšího v PhotoPicku nemá vliv.
- Máte-li smlouvu jako soubor PDF, přiložte ji podle další části tohoto článku.
- Klikněte na Uložit.
Co se stane potom
Okno se zavře a nahoře se krátce ukáže hlášení „Smlouva byla uložena.“. Nová smlouva se objeví v tabulce, seřazená podle názvu spolu s ostatními. Tabulka má tyto sloupce:
- Název a Poskytovatel licence tak, jak jste je vyplnili.
- Platnost: rozsah dat, jen datum od, jen datum do, nebo „bez omezení“, když jste data nevyplnili.
- Navázané fotky: počet fotek, které smlouvu právě používají. U nové smlouvy je zde nula.
- PDF: ikona dokumentu, když je u smlouvy přiložený soubor, jinak pomlčka.
- Akce: tlačítko pro úpravu a tlačítko pro smazání.
Samotné založení smlouvy zatím u žádné fotky nic nezmění. Podmínky začnou platit až po navázání fotek.
Přiložení PDF se smlouvou
Ke každé smlouvě můžete přiložit jeden soubor PDF, typicky sken podepsaného originálu. Máte tak přesné znění uložené přímo u podmínek, které jste podle něj do PhotoPicku zapsali, a nikdo ho nemusí dohledávat v e-mailech ani v šanonu.
- Klikněte u smlouvy na tlačítko úpravy (ikona tužky), nebo PDF přiložte rovnou při zakládání nové smlouvy.
- Ve spodní části okna, v sekci PDF smlouvy, klikněte na Nahrát PDF. Když už je nějaké PDF přiložené, tlačítko se jmenuje Nahradit PDF.
- Vyberte soubor ve svém počítači. V okně se objeví řádek „Soubor … bude nahrán po uložení.“.
- Klikněte na Uložit. Teprve tím se soubor odešle.
Soubor musí být ve formátu PDF, jiný typ PhotoPick odmítne hlášením „Vyberte prosím soubor PDF.“. Velikost je omezená na 20 MB.
Přiložené PDF si stáhnete tlačítkem Stáhnout PDF v okně smlouvy. U fotky navázané na smlouvu se navíc v detailu objeví odkaz Stáhnout PDF smlouvy. Odkaz i okno smlouvy jsou dostupné jen administrátorovi zákaznického účtu.
Nahrání nového PDF přepíše to původní a předchozí soubor se v PhotoPicku nedá obnovit. Originál si proto nechte i mimo aplikaci.
Navázání fotek na smlouvu
Ve všech třech cestách je postup stejný: u licence přepnete zdroj na Smlouva a vyberete konkrétní smlouvu ze seznamu.
Z detailu jedné fotky:
- Otevřete fotku a v ní okno Upravit fotku.
- Sjeďte k části Licence. Nahoře je přepínač Bez licence / Smlouva / Ručně, zvolte Smlouva.
- V poli Smlouva vyberte tu správnou. Pod výběrem se ukáže shrnutí s poskytovatelem licence a koncem platnosti, abyste si ověřili, že jste sáhli po té pravé.
- Klikněte na Uložit změny.
Jako administrátor máte přímo v tomto panelu tlačítko Nová smlouva. Když ho použijete, založíte smlouvu bez odcházení od fotky a PhotoPick ji rovnou vybere.
U více fotek najednou:
- Označte fotky ve výsledcích hledání nebo v albu, postup popisuje článek Výběr více fotek.
- Otevřete Hromadná úprava metadat a v sekci Licence zapněte přepínač Změnit licenci.
- Zvolte Smlouva a vyberte smlouvu.
- Klikněte na Zobrazit náhled. Mají-li některé vybrané fotky vyplněná vlastní licenční pole, objeví se upozornění „… souborů má vlastní licenční pole, ta budou nahrazena smlouvou.“
- Potvrďte tlačítkem Upravit … souborů.
Náhled i časově omezené vrácení změny popisuje článek Hromadná úprava údajů.
Při nahrávání nových fotek:
V nastavení importu, v části s údaji pro celý import, je stejný přepínač licence. Když zvolíte Smlouva, dostanou ji všechny fotky z tohoto nahrání. Volba se dělá jen pro celé nahrání naráz, u jednotlivé fotky se smlouva při nahrávání vybrat nedá. Podrobněji o tom píše článek Licence u nahrávaných fotek.
Fotka navázaná na smlouvu má vlastní licenční pole uzamčená
Každá fotka má právě jeden zdroj licenčních podmínek: buď smlouvu, nebo svoje vlastní pole, nikdy obojí. Kdyby platilo obojí zároveň, nikdo by nepoznal, které údaje jsou závazné, a PhotoPick by při sdílení ani při stahování nedokázal říct, co se s fotkou smí dělat. Proto při navázání na smlouvu vlastní licenční pole fotky zmizí a jejich místo přebírají údaje ze smlouvy.
V praxi to poznáte takto:
- V detailu fotky se místo běžných licenčních údajů zobrazí karta se jménem smlouvy, poskytovatelem licence, platností a nastavením sublicence. Nic z toho se tady nedá přepsat, jsou to hodnoty ze smlouvy. Jediná dostupná akce je Odpojit od smlouvy.
- V okně Upravit fotku je u licence zvolená možnost Smlouva a ruční pole (poskytovatel, uvedení autora, podmínky, platnost, místa užití, sublicence) se vůbec nenabízejí. Objeví se teprve ve chvíli, kdy přepnete na Ručně, což už znamená, že fotka smlouvu opouští.
- Při nahrávání, když jste smlouvu zvolili pro celý import, ukazuje panel u jednotlivé fotky jen shrnutí se zámkem, nadpisem „Licence je nastavena smlouvou“ a větou „Licenci pro jednotlivé fotky změníte úpravou smlouvy pro celý import.“.
Upravitelné zůstává pole Souhlas se zobrazením osob. To se řídí fotografovanou osobou, ne smlouvou, takže ho měníte i u navázané fotky.
Navázáním na smlouvu se dosavadní ruční licenční údaje té fotky vymažou a odpojení je zpátky nevrátí. Než navážete fotky, u kterých máte licenci pečlivě vypsanou ručně, ověřte si, že smlouva obsahuje totéž.
Odpojení fotky od smlouvy
- Otevřete detail fotky a najděte část s licencí.
- Klikněte na Odpojit od smlouvy.
- PhotoPick se zeptá „Odpojit fotku od smlouvy?“ a upozorní, že fotka přestane používat podmínky smlouvy a licenci bude potřeba nastavit ručně. Potvrďte tlačítkem Odpojit od smlouvy.
Po odpojení se ukáže hlášení „Odpojeno od smlouvy“. Fotka od té chvíle nemá žádné licenční podmínky: nepřebírá smlouvu ani se jí nevrací to, co u ní bylo vyplněné před navázáním. Chcete-li, aby nějaké podmínky měla, otevřete okno úprav, přepněte licenci na Ručně a pole vyplňte, případně fotku navažte na jinou smlouvu.
Odpojit se dá i hromadně: v hromadné úpravě zapněte Změnit licenci a zvolte Ručně nebo Bez licence. Náhled pak ohlásí „… souborů má navázanou licenční smlouvu, ta bude odpojena.“
Úprava smlouvy a co udělá s navázanými fotkami
Smlouvu upravíte tlačítkem s tužkou v seznamu. Změna se okamžitě promítne do všech fotek, které jsou na ni navázané, žádnou z nich nemusíte otevírat. Když tedy s dodavatelem prodloužíte platnost, přepíšete jen jedno datum ve smlouvě.
Měníte-li Platnost do nebo Sublicence u smlouvy, na které už fotky visí, objeví se před uložením upozornění na kolizi licencí s větou „Tato změna se dotkne … fotek.“ a poznámkou, že navázané fotky mohou být vidět ve skupinách oprávnění s licenčním pravidlem. Podoba okna se řídí nastavením celého účtu, které popisuje článek Chování licencí: buď je to oznámení s tlačítkem Rozumím, nebo skutečné potvrzení, kde uložení odvoláte, případně pokračujete tlačítkem Přesto uložit.
Vyhledávání se srovná během několika okamžiků, filtry podle licence i upozornění na blížící se konec platnosti tedy pracují s novými údaji prakticky vzápětí.
Smazání smlouvy
Smlouvu lze smazat jen tehdy, když na ní nevisí žádná fotka. Dokud je ve sloupci Navázané fotky vyšší číslo než nula, je tlačítko koše neaktivní a po najetí myší se ukáže vysvětlení „Smlouvu nelze smazat, dokud jsou k ní navázané fotky.“. Je to pojistka proti tomu, aby stovky fotek naráz přišly o podmínky, podle kterých se s nimi pracuje.
- Odpojte od smlouvy všechny fotky, nebo je navažte na jinou smlouvu.
- Načtěte stránku znovu a počkejte, až bude ve sloupci Navázané fotky nula.
- Klikněte na tlačítko koše a potvrďte dotaz „Opravdu chcete smazat smlouvu …?“ tlačítkem Smazat.
Ukáže se hlášení „Smlouva … byla smazána.“ a smlouva ze seznamu zmizí i s přiloženým PDF.
Kolik fotek smlouva pokrývá
Počet je vidět v seznamu ve sloupci Navázané fotky. Konkrétní fotky si vypíšete ve vyhledávání: otevřete filtr Licence a u položky Konkrétní smlouva vyberte smlouvu. Ostatní licenční filtry popisuje článek Filtry ve vyhledávání.
Časté potíže
V nastavení žádné Licenční smlouvy nevidím
Sekce se zobrazuje jen administrátorům zákaznického účtu. Pokud ji v nabídce nemáte, požádejte o založení nebo úpravu smlouvy někoho, kdo administrátorem je. Ve firmě to bývá ten, kdo účet zakládal a kdo zve nové členy týmu.
Místo seznamu smluv se ukazuje „Správa licencí vyžaduje vyšší tarif“
Váš účet je v tarifu Lite, který smlouvy neobsahuje. Tlačítko „Přejít na vyšší tarif“ vás přenese do části Nastavení → Předplatné. Přehled toho, co který tarif obsahuje, je na www.photopick.cz/pricing.
U výběru licence se píše „Zatím nemáte žádné smlouvy“, i když smlouvy máme
Nabídka smluv u fotky, v hromadné úpravě i ve filtrech vyhledávání se načítá ze stejného zdroje jako sekce v nastavení, tedy z místa dostupného jen administrátorovi účtu v tarifu Business nebo Professionals. Když na něj přihlášený člověk nárok nemá, PhotoPick zatím místo vysvětlení ukáže prázdný seznam a větu „Zatím nemáte žádné smlouvy.“. Prázdná nabídka tedy nemusí znamenat, že smlouvy nemáte, ale že je ten konkrétní člověk nesmí vidět. Ověřte si dvě věci: jestli je přihlášený člověk administrátorem účtu a jaký má účet tarif. Stejně se chová nabídka licenčních šablon v okně pro vytvoření sdílení, kde se objeví „Zatím nemáte žádné licenční šablony“.
Ve filtru vyhledávání si nemůžu vybrat konkrétní smlouvu
Platí totéž co v předchozím bodě: seznam smluv ve filtru zůstane prázdný všem kromě administrátorů účtu v tarifu Business a Professionals, takže zbyde možnost „Všechny smlouvy“. Filtr na zdroj licence a na platnost funguje i tak.
Tlačítko koše u smlouvy nejde stisknout
Na smlouvu jsou navázané fotky. Nejdřív je od ní odpojte nebo je navažte na jinou smlouvu, teprve pak půjde smazat. Po najetí myší na tlačítko se ukáže i vysvětlení.
Licenční pole u fotky nejdou vyplnit
Fotka je navázaná na smlouvu a podmínky přebírá od ní. Buď upravte smlouvu (změna se projeví u všech jejích fotek naráz), nebo fotku od smlouvy odpojte a licenci u ní vyplňte ručně.
Po odpojení od smlouvy má fotka prázdnou licenci
Tak je to zamýšlené. Navázáním na smlouvu se vlastní pole fotky vyprázdnila a odpojení je nevrací, protože PhotoPick neuchovává, co v nich bylo dřív. Doplňte je v okně úprav volbou Ručně.
Při ukládání smlouvy se objevilo okno o kolizi licencí
Měníte konec platnosti nebo nastavení sublicence u smlouvy, kterou používají konkrétní fotky. Okno vám říká, kolika fotek se změna dotkne, protože podle těchto dvou údajů se řídí i to, komu se fotky vůbec zobrazí. Jste-li si jistí, potvrďte; jinak okno zavřete, hodnoty upravte a uložte znovu. Souvislost se skupinami popisuje článek Strop stahování a omezení viditelnosti.
PDF se nepodařilo nahrát
Zkontrolujte dvě věci: soubor musí být ve formátu PDF (obrázek ani dokument z textového editoru neprojde) a nesmí být větší než 20 MB. U velkých skenů pomůže naskenovat dokument znovu v menším rozlišení nebo černobíle. Pokud potíž trvá, napište nám přes kontaktní formulář.
Kolega si nemůže stáhnout PDF smlouvy
Odkaz na PDF vidí jen administrátoři zákaznického účtu. Potřebuje-li PDF někdo další, stáhněte ho a pošlete mu ho, nebo z něj do pole Podmínky užití vypište to podstatné. Text z tohoto pole se totiž ukazuje každému, kdo si fotku stahuje.
Při nahrávání nejde u jedné konkrétní fotky nastavit jiná licence
Smlouva se při nahrávání vybírá pro celé nahrání naráz a všechny fotky z něj ji převezmou. Má-li mít část fotek jinou licenci, nahrajte je zvlášť, nebo je po nahrání otevřete a licenci u nich změňte v okně úprav.
Smlouva je uložená, ale u fotek se nic nezměnilo
Založení smlouvy samo o sobě žádné fotky neovlivní. Podmínky začnou platit až ve chvíli, kdy na smlouvu fotky navážete.
Kolegům zmizely fotky navázané na smlouvu
Podle konce platnosti a nastavení sublicence se řídí i viditelnost fotek pro jednotlivé skupiny oprávnění. Když má skupina pravidlo skrývat fotky s vypršenou licencí a smlouvě mezitím platnost skončila, chovají se její fotky pro členy takové skupiny, jako by neexistovaly. Prodlužte platnost ve smlouvě, nebo pravidlo skupiny upravte; podrobnosti popisují články Skupiny oprávnění a Omezení viditelnosti podle licence.
Pokud si s licenčním nastavením nevíte rady, napište nám přes kontaktní formulář.