Skupina oprávnění určuje, co smí člen zákaznického účtu v archivu dělat. Kromě seznamu povolených činností může nést ještě pravidlo, které jejím členům část fotek úplně skryje podle toho, v jakém stavu je u nich licence. Licence je u fotky sada údajů o tom, kdo ji poskytl, do kdy a kde se smí použít a jestli se smí předat někomu mimo vaši firmu. Pravidlo se hodí všude, kde má někdo pracovat jen s fotkami, u kterých je použití bez rizika: externí agentura, brigádník na sociální sítě, obchodní partner.
Než začnete
- Pravidlo se nastavuje v Nastavení → Skupiny oprávnění, uvnitř okna konkrétní skupiny, v sekci nazvané „Licence“. V levém sloupci nastavení se položka jmenuje „Skupiny“.
- Stránku otevře administrátor zákaznického účtu a člen skupiny, která má oprávnění „Správa uživatelů“. Co která skupina obnáší, popisují články Skupiny oprávnění a Co která skupina smí.
- Licenční pravidlo je součástí tarifů Business a Professionals. V tarifu Lite ho nastavit nejde: přepínače v okně skupiny uvidíte, uložení ale skončí chybovou hláškou. Co který tarif obsahuje, najdete v ceníku na www.photopick.cz/pricing.
- Na skupinu Administrátor se pravidlo nevztahuje. Administrátoři vidí vždy celý archiv, včetně fotek s prošlou licencí, a okno jejich skupiny je celé jen ke čtení.
- Pravidlo není oprávnění, ale hranice viditelnosti. Neurčuje, co člen s fotkou smí dělat, ale jestli ji vůbec uvidí.
Postup
- Otevřete Nastavení → Skupiny oprávnění.
- U skupiny, které chcete pravidlo nastavit, klikněte na ikonu tužky s popiskem „Upravit“. Novou skupinu založíte tlačítkem „Nová skupina“.
- V okně skupiny sjeďte dolů k sekci „Licence“.
- Zapněte přepínač „Skrýt fotky s prošlou licencí“, pokud členové nemají vidět fotky, kterým platnost licence už skončila. Aplikace u něj vysvětluje: „Členové skupiny neuvidí fotky, jejichž licence už vypršela.“
- Zapněte přepínač „Zobrazit jen sublicencovatelné fotky“, pokud mají vidět jen fotky, které se podle licence smí předat dál. Vysvětlivka zní: „Členové skupiny uvidí jen fotky, které lze podle licence dál poskytnout.“
- Pod přepínači se objeví věta „Toto pravidlo aktuálně skryje X fotek“. Chvíli místo ní může svítit „Počítám dopad pravidla…“. Podle tohoto čísla poznáte dopad ještě před uložením.
- Klikněte na „Uložit“.
Viditelnost skupiny řídí právě tyto dva přepínače, jiné volby k tomu nejsou. Když necháte oba vypnuté, skupina žádné licenční omezení nemá a vidí archiv celý.
Ve stejné sekci je ještě pole „Výstupní šablona“. To hranice viditelnosti neposouvá, jen mění, jaké licenční podmínky členové skupiny u fotky uvidí; popisuje ho článek Licenční šablony.
Co skryje přepínač Skrýt fotky s prošlou licencí
Skryje fotky, u kterých je konec platnosti licence dřív než dnešní datum. Rozhoduje jen konec platnosti:
- Fotka bez vyplněného konce platnosti nevyprší nikdy a zůstává vidět.
- Fotka, která nemá licenci vyplněnou vůbec, zůstává vidět také.
- Fotka, jejíž platnost teprve začne v budoucnu, se tímto přepínačem neskrývá.
Co skryje přepínač Zobrazit jen sublicencovatelné fotky
Sublicencování znamená předání fotky někomu mimo vaši firmu, tedy klientovi, tiskárně nebo agentuře. U každé fotky se nastavuje v licenčních údajích pod nadpisem „Sublicencování“ a má čtyři možné hodnoty: „Povoleno“, „Nepovoleno“, „Nutné se zeptat poskytovatele“ a „Neurčeno“.
Se zapnutým přepínačem zůstanou členům vidět:
- fotky, u kterých je Sublicencování nastaveno na „Povoleno“,
- fotky, které nemají licenci vyplněnou vůbec.
Skryjí se fotky s hodnotou „Nepovoleno“, „Nutné se zeptat poskytovatele“ a také „Neurčeno“. Nevyplněná hodnota tedy fotku skryje. Je to záměr: dokud není potvrzené, že se fotka smí předat dál, PhotoPick ji raději neukáže.
Když zapnete oba přepínače
Fotka musí projít oběma podmínkami najednou. Když ji skryje kterákoli z nich, členové ji neuvidí.
Pravidlo se vždy dívá na licenci, která u fotky opravdu platí. U fotky navázané na licenční smlouvu se řídí podmínkami té smlouvy, u ostatních fotek jejich vlastními licenčními poli. Rozdíl mezi obojím popisuje článek Licenční smlouvy.
Co se stane potom
Uložení potvrdí zelená hláška „Skupina byla uložena.“ Změna platí pro všechny členy skupiny naráz a projeví se prakticky okamžitě; komu zůstala stránka otevřená, uvidí nový stav po jejím obnovení.
Když by nové pravidlo skrylo fotky, které skupina do té chvíle viděla, objeví se před uložením okno „Upozornění na kolizi licencí“ nebo „Potvrdit změnu licence“ s větou „Tato změna se dotkne X fotek“ a s tlačítkem „Rozumím“, případně „Přesto uložit“. Které z obou oken se ukáže, řídí volba „Upozornění na kolize licencí“ v Nastavení → Chování licencí, kterou popisuje článek Chování licencí.
Fotka, kterou pravidlo skryje, se pro člena skupiny chová, jako by v archivu vůbec nebyla. Nenajde ji vyhledávání, nezapočítá se do počtu výsledků, neobjeví se na nástěnce, v oblíbených ani v koši, nejde stáhnout, nejde vložit do sdíleného odkazu a přímý odkaz na ni skončí hláškou „Soubor neexistuje nebo byl odstraněn.“ Je to záměr. Kdyby aplikace odpověděla „na tuto fotku nemáte právo“, potvrdila by tím, že taková fotka existuje, a u archivu, ze kterého někoho záměrně vyřazujete, je i tahle informace zbytečná.
Co uvidí člen, kterému je fotka skrytá
Když mu kolega pošle odkaz na takovou fotku, otevře se tmavá obrazovka s větou „Soubor neexistuje nebo byl odstraněn.“ a s tlačítkem „Zkusit znovu“. Opakované klikání nepomůže, protože se nejedná o výpadek. Úplně stejná hláška se ukáže i u fotky, která byla opravdu smazána, takže z ní nejde poznat, o kterou z obou situací jde.
PhotoPick členovi nikde neřekne, že mu jeho skupina něco skrývá. Není k tomu žádná hláška, ikona ani údaj v nastavení, jediným projevem jsou prázdnější výsledky. Když máte podezření, že něco nevidíte, zeptejte se administrátora svého zákaznického účtu, do jaké skupiny patříte a jestli má nastavené licenční pravidlo. Sami to z aplikace nezjistíte.
Jak si ověříte, co daná skupina uvidí
Administrátor vidí archiv vždy celý, takže si ho očima skupiny nezobrazí. Ověřuje se to dvěma způsoby:
- Číslem v okně skupiny. Věta „Toto pravidlo aktuálně skryje X fotek“ se přepočítá při každé změně přepínačů. Počítá se z celého archivu bez koše a bere v úvahu jen licenční pravidlo, ne případné omezení podle štítků.
- Filtry ve vyhledávání. V panelu filtrů otevřete sekci „Licence“ a zvolte „Jen neplatné licence“; dostanete seznam fotek s neplatnou licencí. Filtr „Sublicencovatelné“ s hodnotou „Ne“ vypíše fotky, které se podle licence nesmí předat dál. Práci s filtry popisuje článek Filtry ve vyhledávání.
U prvního filtru počítejte s drobným rozdílem: „Jen neplatné licence“ vypíše i fotky, jejichž platnost teprve začne, kdežto přepínač „Skrýt fotky s prošlou licencí“ takové fotky neskrývá. Seznam z filtru je proto o něco delší než skutečný dopad pravidla.
Fotky s prošlou licencí navíc poznáte v mřížce podle červené výstražné ikony v pravém horním rohu dlaždice.
Vztah k omezení viditelnosti podle štítků
Skupina může mít vedle licenčního pravidla ještě omezení viditelnosti podle štítků, které se nastavuje ve stejném okně v poli „Pravidla štítků“. Jsou to dvě samostatná nastavení a jedno o druhém nic neví. Když jsou zapnutá obě, musí fotka projít oběma: skryje ji kterékoli z nich. Omezení podle štítků i strop pro stahování podrobně popisuje článek Strop stahování a omezení viditelnosti.
Časté potíže
Kolega vidí fotku, kterou já ne
Omezení viditelnosti je vlastností skupiny, ne celého účtu. Každý člen tedy vidí archiv podle své vlastní skupiny a administrátoři vidí vždy všechno. Požádejte administrátora účtu, ať se v Nastavení → Skupiny oprávnění podívá, jakou skupinu máte vy a jakou kolega a jaké licenční pravidlo je u nich zapnuté. Kdo do které skupiny patří, je vidět v přehledu podle článku Členové zákaznického účtu.
Odkaz na fotku od kolegy mi hlásí, že soubor neexistuje
Hláška „Soubor neexistuje nebo byl odstraněn.“ má dvě možné příčiny: fotka byla opravdu smazána, nebo ji před vámi skrývá pravidlo vaší skupiny. Aplikace obě situace záměrně nerozlišuje. Zeptejte se kolegy, jestli fotka v archivu pořád je, a pokud ano, řešte to s administrátorem účtu jako otázku oprávnění.
Hledání nenajde fotku, o které vím, že v archivu je
Pokud ji skrývá licenční pravidlo vaší skupiny, nenajde ji vyhledávání za žádných okolností a nepomůže ani jiné znění dotazu nebo vypnutí filtrů. Poznáte to podle toho, že kolega bez omezení stejný dotaz s fotkou najde. Další možné příčiny prázdného výsledku shrnuje článek Když hledání nic nenajde.
Pravidlo skrylo víc fotek, než čekám
Nejčastější příčinou je přepínač „Zobrazit jen sublicencovatelné fotky“ a hodnota „Neurčeno“. Skryje se každá fotka, která má licenci vyplněnou, ale nemá u ní vyplněné Sublicencování. Doplňte u těchto fotek hodnotu „Povoleno“, nebo přepínač vypněte. Hromadnou úpravu licenčních polí popisuje článek Hromadná úprava údajů.
Pravidlo neskrylo fotky, které nemají licenci vůbec
Je to záměr. Obě volby pracují s tím, co licence říká, a fotka bez licence neříká nic, takže zůstává vidět. Když potřebujete skrýt i fotky bez licence, použijte omezení podle štítků: označte je štítkem a ten vložte skupině mezi zakázané štítky.
Fotka s prošlou licencí se členům pořád zobrazuje
Projděte tři možnosti. Přepínač „Skrýt fotky s prošlou licencí“ nemusí být u jejich skupiny zapnutý. Fotka může být navázaná na licenční smlouvu, která platí déle než údaj vyplněný přímo u fotky, protože pravidlo se řídí smlouvou. A členové skupiny Administrátor vidí fotky s prošlou licencí vždy.
Uložení skupiny skončí chybovou hláškou
Na tarifu Lite se úprava už existující skupiny z tohoto okna neuloží, protože okno posílá licenční nastavení s sebou i tehdy, když jste se sekce „Licence“ nedotkli. Zakládání nové skupiny funguje, dokud oba licenční přepínače necháte vypnuté. Pokud potřebujete v tarifu Lite upravit název, oprávnění nebo strop pro stahování stávající skupiny, napište přes kontaktní formulář.
Údaj o počtu skrytých fotek ukazuje nulu, i když vím o prošlých licencích
Nula znamená buď to, že archiv opravdu žádnou takovou fotku nemá (fotky v koši se nepočítají), nebo že účet je v tarifu Lite a výpočet dopadu se nepovedl. Kterou situaci máte, poznáte podle toho, jestli filtr „Licence“ ve vyhledávání s hodnotou „Jen neplatné licence“ nějaké fotky vypíše.
V albu je barevná dlaždice bez obrázku, která nejde otevřít
Stává se to v albu, které má zapnuté „Vlastní pořadí fotek“. Fotku, kterou vaše skupina nevidí, takové album ještě vypíše jako prázdnou dlaždici v barvě fotky. Otevřít ani stáhnout ji nejde, obsah zůstává nedostupný. Když vás dlaždice mate, napište přes kontaktní formulář.
Účet přešel na nižší tarif a pravidlo pořád skrývá fotky
Jednou uložené pravidlo platí dál i po přechodu na tarif Lite a v tarifu Lite ho nevypnete. O jeho zrušení si napište přes kontaktní formulář.
Chci pravidlo zrušit
Otevřete skupinu v Nastavení → Skupiny oprávnění, v sekci „Licence“ vypněte oba přepínače a klikněte na „Uložit“. Členové skupiny uvidí od dalšího načtení stránky archiv bez licenčního omezení. Případné omezení podle štítků tím nezmizí, to se vypíná zvlášť.