Skupina oprávnění je pojmenovaný seznam činností, které smí člen týmu v zákaznickém účtu dělat. Každý člen účtu patří právě do jedné skupiny a všechno, co v účtu může, se řídí jí: jestli smí fotky stahovat, nahrávat, mazat, upravovat u nich údaje, spravovat štítky nebo zvát další lidi. PhotoPick nemá pevně dané role, které by se nedaly změnit. Každý zákaznický účet si skupiny skládá sám, takže přístup nastavíte přesně podle toho, jak váš tým pracuje.
Skupiny spravujete v Nastavení → Skupiny, v postranním panelu v části Lidé a přístup. Stránka je nadepsaná Skupiny oprávnění a je na ní tabulka se sloupci Název, Počet členů, Typ a Akce.
Než začnete
- Stránku Skupiny otevře jen člen, jehož skupina má oprávnění Správa uživatelů, a administrátor účtu. Komu oprávnění chybí, tomu se položka v nastavení vůbec nenabídne.
- Skupiny patří vždy jednomu zákaznickému účtu. Když jste členem více účtů, nastavujete je v každém zvlášť. Skupina z jednoho účtu se do druhého nepřenáší.
- Konkrétního člověka do skupiny zařadíte na stránce Nastavení → Členové, ve sloupci Skupina. Na stránce Skupiny se skupiny jen zakládají a nastavují.
Pět přednastavených skupin
Každý zákaznický účet dostane při založení pět skupin. Můžete je používat tak, jak jsou, přejmenovat je, změnit jim oprávnění, nebo si vedle nich vytvořit vlastní.
- Administrátor má automaticky všechna oprávnění a žádné omezení viditelnosti. Patří tomu, kdo za účet odpovídá: zve členy, nastavuje skupiny, řeší předplatné a fakturaci.
- Člen má oprávnění Stahování, Nahrávání, Mazání, Oblíbené, Úprava metadat, Správa štítků a Externí sdílení. Hodí se pro člověka, který archiv opravdu plní a udržuje v něm pořádek.
- Uživatel má oprávnění Stahování, Oblíbené a Externí sdílení. Hodí se pro kolegy, kteří si fotky hledají a berou, ale do archivu sami nezasahují.
- Veřejný má jediné oprávnění, Stahování.
- Prohlížející nemá zaškrtnuté žádné oprávnění. Člen v této skupině fotky vidí, prohlíží a vyhledává, ale nesmí s nimi nic dělat, ani je stáhnout.
Prázdná sada oprávnění u skupiny Prohlížející není nedodělek, ale záměr. Členství v účtu samo o sobě znamená „vidí fotky tohoto účtu", oprávnění se přidávají teprve nad to. Když má někdo vidět jen část fotek, omezuje se to zvlášť, přes pravidla štítků a licencí; popisuje to článek Strop stahování a omezení viditelnosti.
Skupiny Člen, Uživatel, Veřejný a Prohlížející jsou ve sloupci Typ označené jako Systémová, ale nejsou nijak zamčené: můžete je upravit i smazat. Skupiny, které si vytvoříte sami, mají označení Vlastní.
Skupina administrátorů je pevná. Nelze ji upravit ani smazat, protože je zdrojem plných práv k účtu. Když ji otevřete, dialog to napíše hláškou „Skupina administrátorů je pevná" a všechna pole zůstanou nepřístupná. Tlačítko pro smazání se u ní vůbec nenabízí.
Postup
Vytvoření vlastní skupiny
- Otevřete Nastavení → Skupiny.
- Klikněte na Nová skupina. Otevře se dialog s poli pro název, oprávnění, strop pro stahování a pravidla štítků.
- Vyplňte Název skupiny. Název je jen popisek pro vás a pro ostatní správce účtu, o přístupu nerozhoduje nic z něj. Skupina pojmenovaná Brigádník bude mít přesně ta oprávnění, která jí zaškrtnete, ne ta, která z názvu vyplývají.
- V sekci Práce se soubory zaškrtněte, co smí členové dělat s fotkami: Stahování, Nahrávání, Mazání, Oblíbené, Úprava metadat, Správa štítků, Správa alb, Externí sdílení.
- V sekci Správa účtu zaškrtněte oprávnění ke správě samotného účtu: Správa uživatelů, Fakturace, API klíče, Nastavení účtu, Historie. Co která položka odemyká, vypisuje článek Co která skupina smí.
- U položky Strop pro stahování vyberte největší velikost, kterou členové skupiny stáhnou: Web, Full HD, A4 nebo Originál. Nová skupina má přednastavený Originál, tedy bez omezení.
- V Pravidlech štítků můžete omezit, které fotky skupina vůbec uvidí. Když pole necháte prázdná, uvidí všechny.
- Klikněte na Uložit.
Úprava skupiny
- Na řádku skupiny klikněte ve sloupci Akce na ikonu tužky.
- Změňte název, zaškrtnutí jednotlivých oprávnění, strop pro stahování nebo pravidla štítků.
- Klikněte na Uložit. Ukáže se hlášení „Skupina byla uložena."
Změna platí pro všechny členy skupiny naráz, nemusíte je procházet po jednom.
Smazání skupiny
- Na řádku skupiny klikněte ve sloupci Akce na ikonu koše.
- Potvrďte dotaz „Opravdu smazat skupinu …?" tlačítkem Smazat.
- Skupina zmizí z tabulky a ukáže se hlášení, že byla smazána.
Skupinu, která má přiřazené členy nebo na kterou ukazuje čekající pozvánka, smazat nelze. U skupiny s členy je ikona koše nepřístupná a po najetí myší se ukáže vysvětlení „Skupina má přiřazené členy. Nejdřív je přesuňte do jiné skupiny." Nejdřív tedy členy přeřaďte jinam a nevyřízené pozvánky zrušte, teprve potom skupinu smažte.
Co se stane potom
Uložení se projeví okamžitě, žádné další potvrzení ani schvalování nenásleduje.
- Nová skupina se objeví v tabulce s počtem členů 0 a s označením Vlastní ve sloupci Typ. Skupiny se řadí tak, že administrátorská je nahoře, za ní přednastavené a nakonec vlastní podle abecedy.
- Ve stejnou chvíli se skupina nabídne na stránce Nastavení → Členové: ve sloupci Skupina u stávajících členů i ve formuláři, kterým zvete nového člena.
- Změněná oprávnění platí na straně PhotoPicku hned. Člen, který má aplikaci právě otevřenou, ale uvidí nové rozložení tlačítek až po obnovení stránky nebo po dalším přihlášení.
- Kolika lidí se změna týká, poznáte ve sloupci Počet členů. Jmenný seznam je na stránce Nastavení → Členové.
Časté potíže
Skupinu nejde smazat
Ikona koše je šedá a nejde na ni kliknout. Po najetí myší se ukáže „Skupina má přiřazené členy. Nejdřív je přesuňte do jiné skupiny." Přejděte na Nastavení → Členové, u každého člena této skupiny vyberte ve sloupci Skupina jinou skupinu a vraťte se zpět na Skupiny. Jakmile počet členů klesne na nulu, mazání se odemkne.
Skupina se brání smazání i tehdy, když na ni ukazuje čekající pozvánka, přestože počet členů je nula. Pozvánka nese skupinu, do které se pozvaný po přijetí zařadí, takže na ni PhotoPick musí dávat pozor stejně jako na členy. V tom případě smazání skončí obecnou chybovou hláškou. Na stránce Nastavení → Členové najděte tabulku Čekající pozvánky, pozvánku ukončete volbou Zrušit pozvánku (nebo počkejte, až ji pozvaný přijme, a člena pak přeřaďte) a smazání zkuste znovu.
Změnil jsem skupině oprávnění a členové změnu nepoznali
Nastavení se uloží hned, ale aplikace si oprávnění přihlášeného člověka načte při otevření nebo obnovení stránky. Kdo měl PhotoPick otevřený už předtím, uvidí staré rozložení tlačítek, dokud stránku neobnoví nebo se znovu nepřihlásí. Požádejte ho o obnovení stránky. Serverová část se novým nastavením řídí okamžitě, takže akci, kterou jste odebrali, už nikdo neprovede, i kdyby na staré tlačítko klikl.
U skupiny administrátorů nejde nic uložit
To je správné chování. Skupina administrátorů má všechna oprávnění napevno a nelze ji upravit ani smazat, aby účet nemohl přijít o správce. Dialog to hlásí textem „Skupina administrátorů je pevná" a všechna pole jsou nepřístupná. Když potřebujete někomu dát široká práva, ale ne úplně všechna, vytvořte vlastní skupinu a zaškrtněte v ní jen to, co má mít.
Člen ve skupině nevidí tlačítko, které tam čekám
Když skupina oprávnění nemá, PhotoPick příslušné tlačítko nezobrazí vůbec. Uživatel tedy nevidí chybovou hlášku, ale prázdné místo. Otevřete Nastavení → Členové, podívejte se, v jaké skupině člověk je, a v Nastavení → Skupiny zkontrolujte, zda má skupina potřebné oprávnění zaškrtnuté.
Výjimkou je stahování ve větší velikosti, než dovoluje Strop pro stahování: taková položka v nabídce zůstane vidět, ale je nepřístupná a se zámkem. Podrobnosti popisuje článek Strop stahování a omezení viditelnosti.
Když fotka členovi chybí celá, nejde o tlačítko, ale nejspíš o pravidla štítků nebo licencí, která mu ji skryla. Skrytá fotka se chová, jako by neexistovala.
Nevím, kterou přednastavenou skupinu komu dát
Vodítko podle toho, co má člověk s archivem dělat:
- Odpovídá za účet, zve lidi, platí předplatné → Administrátor.
- Nahrává fotky, doplňuje k nim štítky a údaje, udržuje pořádek → Člen.
- Fotky si jen hledá a stahuje pro svou práci → Uživatel.
- Má si smět stáhnout fotku a nic dalšího → Veřejný.
- Má se na archiv jen dívat, třeba při schvalování, a nic z něj neodnášet → Prohlížející.
Když ani jedna varianta nesedí, vytvořte vlastní skupinu. Počet skupin není omezený.
Chci skupinu jen pro externího spolupracovníka
Vytvořte novou skupinu, pojmenujte ji třeba Brigádník, zaškrtněte jen ta oprávnění, která opravdu potřebuje (často samotné Stahování), a Strop pro stahování nastavte na Web nebo Full HD, aby se k originálům nedostal. Když má vidět jen část archivu, omezte to navíc pravidly štítků. Externí člověk se do účtu dostane stejně jako kdokoli jiný, tedy pozvánkou, ve které rovnou vyberete tuto skupinu.
Stránku Skupiny vůbec nevidím
Nastavení skupin je vázané na oprávnění Správa uživatelů. Kdo ho nemá a není administrátorem účtu, tomu se položka Skupiny v nastavení nenabídne a přímé zadání adresy ho přesměruje na první sekci, kterou otevřít smí. Požádejte administrátora účtu, aby vám oprávnění přidal, nebo změnu udělal za vás.
Druhý důvod je nezaplacené nebo skončené předplatné. U zablokovaného účtu zůstane v nastavení použitelné jen Předplatné, ostatní položky jsou zamčené s poznámkou „Dostupné až po obnovení předplatného." Po obnovení se sekce vrátí. Když si nejste jistí, v jakém stavu účet je, napište na [email protected].
Poslední administrátora nejde přesunout do jiné skupiny
Účet musí mít vždy aspoň jednoho člena ve skupině administrátorů, jinak by ho nikdo nemohl spravovat. Pokus přeřadit posledního administrátora skončí hláškou „Tým musí mít alespoň jednoho admina". Nejdřív dejte skupinu Administrátor někomu dalšímu, teprve pak přeřaďte původního.
Omylem jsem změnil nebo smazal přednastavenou skupinu
Skupiny Člen, Uživatel, Veřejný a Prohlížející jsou běžné skupiny, které se zakládají při vzniku účtu. Jdou upravit i smazat a PhotoPick je sám neobnovuje. Když potřebujete původní stav, založte skupinu znovu se stejným názvem a zaškrtejte oprávnění podle výčtu v části Pět přednastavených skupin výše. Členy pak na stránce Členové přeřaďte zpět.
Dvě skupiny mají stejný název
PhotoPick nehlídá, aby se názvy skupin neopakovaly, takže mohou vzniknout dvě skupiny se stejným jménem a různými oprávněními. V nabídce u členů je pak nerozeznáte. Jednu z nich přejmenujte na něco jednoznačného; na oprávnění členů to nemá žádný vliv, protože přiřazení se váže na skupinu samotnou, ne na její název.