Skupina oprávnění neurčuje jen to, co smí člen týmu dělat. Vedle zaškrtávátek jednotlivých oprávnění nese ještě tři nastavení, která nefungují jako povolení, ale jako hranice: strop pro velikost stahovaných fotek, omezení viditelnosti podle štítků a omezení viditelnosti podle licence. Použijete je, když má někdo do archivu vidět, ale ne na všechno: brigádník, externí agentura, obchodní partner. Všechna tři nastavení najdete v okně skupiny v Nastavení → Skupiny oprávnění.
Než začnete
- Stránku Nastavení → Skupiny oprávnění otevře administrátor zákaznického účtu a člen skupiny s oprávněním Správa uživatelů.
- Skupina Administrátor je pevná, aplikace u ní hlásí „Skupinu administrátorů nelze upravit ani smazat". Administrátoři nemají strop pro stahování ani žádné omezení viditelnosti a vidí vždy celý archiv.
- Nové i všechny přednastavené skupiny začínají se stropem Originál a bez omezení viditelnosti. Dokud hranici nenastavíte, žádná neplatí.
- Omezení viditelnosti podle licence je součástí tarifů Business a Professionals, takže v tarifu Lite sekci Licence v okně skupiny nenajdete. Co který tarif obsahuje, najdete v ceníku na www.photopick.cz/pricing.
Postup
Strop pro stahování
- Otevřete Nastavení → Skupiny oprávnění.
- U skupiny klikněte na ikonu tužky s popiskem Upravit. Novou skupinu založíte tlačítkem Nová skupina.
- Sjeďte na pole Strop pro stahování s vysvětlivkou „Největší velikost souboru ke stažení pro členy skupiny".
- Vyberte jednu ze čtyř hodnot: Web, Full HD, A4 nebo Originál.
- Klikněte na Uložit.
Hodnoty se počítají na delší straně fotky:
| Strop | Delší strana | K čemu se hodí |
|---|---|---|
| Web | 1280 bodů | fotky na web, do e-mailu a do prezentací |
| Full HD | 1920 bodů | obrazovky a projekce |
| A4 | 3508 bodů, což odpovídá formátu A4 při 300 dpi | tisk do velikosti A4 |
| Originál | bez omezení | plná kvalita tak, jak byla fotka nahraná |
V nabídce stahování se stejná velikost jmenuje „A4 300 dpi", jinak jsou názvy shodné.
Omezení viditelnosti podle štítků
- V okně skupiny sjeďte na Pravidla štítků s vysvětlivkou „Omezte podle štítků, které soubory skupina uvidí".
- Do pole Povolené štítky vyberte štítky, které fotka musí mít, aby ji členové skupiny viděli. Pole napovídá „Členové uvidí jen soubory s těmito štítky".
- Do pole Zakázané štítky vyberte štítky, kvůli kterým fotka členům skupiny zmizí. Pole napovídá „Soubory s těmito štítky členové neuvidí".
- Klikněte na Uložit.
Obě pole se dají použít najednou. Když do Povolených štítků vyberete více štítků, platí mezi nimi A ZÁROVEŇ: fotka musí mít všechny, ne jeden z nich. Pokud potřebujete „kterýkoli z těchto štítků", zapněte Pokročilý režim.
Vybraný štítek se do pravidla uloží se všemi svými jazykovými variantami, takže pravidlo postavené na štítku „interní" platí i na jeho anglickou, slovenskou, německou a polskou podobu.
Pravidla platí i na štítky přiřazené AI. Aplikace u pole připomíná: „Rozpoznávání není stoprocentní, u citlivého obsahu proto štítky doplňte i ručně." Na fotku, kterou AI neoznačila, pravidlo postavené jen na AI štítku nedosáhne.
Pokročilý režim zapnete přepínačem Pokročilý režim („Kombinujte štítky pomocí A ZÁROVEŇ / NEBO / NE"). Nastavíte Kořenový operátor (A zároveň, nebo Nebo), tlačítkem Přidat skupinu přidáte skupinu štítků, u každé zvolíte její vlastní operátor a zaškrtnutím Negovat skupinu z ní uděláte podmínku „ne". Skupinu odeberete ikonou koše.
Volba Označit jako interní při nahrávání přidá všem fotkám importu štítek „interní". Samo označení nic neskryje: fotky zmizí až tehdy, když štítek „interní" vložíte skupině do Zakázaných štítků.
Omezení viditelnosti podle licence
Tuto sekci mají účty v tarifu Business a Professionals. V tarifu Lite ji v okně skupiny nenajdete, přeskočte tedy tento krok.
- V okně skupiny sjeďte na sekci Licence.
- Zapněte přepínač Skrýt fotky s prošlou licencí, pokud členové nemají vidět fotky po skončení platnosti licence.
- Zapněte přepínač Zobrazit jen sublicencovatelné fotky, pokud mají vidět jen fotky, které se podle licence smí předat dál.
- Pod přepínači se objeví živý údaj „Toto pravidlo aktuálně skryje X fotek". Podle něj poznáte dopad ještě před uložením.
- Klikněte na Uložit.
Přepínač Skrýt fotky s prošlou licencí schová fotky, jejichž platnost licence skončila před dnešním dnem. Fotka bez vyplněného konce platnosti nevyprší nikdy.
Přepínač Zobrazit jen sublicencovatelné fotky nechá vidět fotky bez licence a fotky, u kterých je Sublicence nastavená na Povolena. Fotka, u které je Sublicence Nepovolena, Nutno se zeptat nebo Neurčeno, se skryje. Nevyplněné pole tedy fotku skryje také, což je záměr: dokud není jasné, že se fotka smí předat dál, aplikace ji raději nezobrazí.
Ve stejné sekci je i pole Výstupní šablona. To není hranice viditelnosti, jen mění, jaké licenční podmínky členové skupiny u fotky uvidí („Členové skupiny uvidí místo interních licenčních údajů podmínky této šablony").
Co se stane potom
Uložení se potvrdí hláškou „Skupina byla uložena". Změna platí pro všechny členy skupiny naráz, nové nastavení se u nich uplatní od dalšího načtení stránky.
Strop pro stahování a chybějící oprávnění se navenek projeví odlišně, a je dobré ten rozdíl znát:
- Chybějící oprávnění prvek skryje. Bez oprávnění Stahování člen tlačítko ke stažení vůbec nenajde, na jeho místě je prázdno.
- Strop prvek nechá vidět a zamkne ho. Velikost nad stropem zůstane v nabídce stahování vypsaná, ale je zašedlá, má ikonu zámku a po najetí myší vysvětlení „Vaše skupina má nižší limit velikosti stahování, tato velikost není dostupná".
Pro předvolby stahování platí totéž. Předvolba, jejíž všechny výstupy strop přesahují, je celá zašedlá se zámkem a nejde spustit. Předvolba s více výstupy, ze kterých strop přesahuje jen část, se stáhne bez zamčených výstupů, takže archiv obsahuje méně souborů, než předvolba popisuje. Výstup, který má být v původní velikosti, se pod stropem nižším než Originál nestáhne nikdy, protože nemá na jakou velikost zmenšit; ostatní výstupy se zmenší na hodnotu stropu.
Před uložením licenčního pravidla se může objevit dialog Upozornění na kolizi licencí nebo Potvrdit změnu licence s větou „Tato změna se dotkne X fotek" a tlačítkem Rozumím, případně Přesto uložit. Co se objeví, řídí volba Upozornění na kolize licencí v Nastavení → Chování licencí.
Skrytá fotka se chová, jako by v archivu vůbec nebyla. Nezobrazí se v mřížce, nenajde ji vyhledávání, nezapočítá se do počtů výsledků, a když člen otevře přímý odkaz na ni, aplikace odpoví „Soubor neexistuje nebo byl odstraněn". Není to chyba, je to záměr. Kdyby aplikace místo toho hlásila „nemáte přístup", prozradila by tím, že taková fotka existuje, a to je u archivu, ze kterého někoho záměrně vyřazujete, samo o sobě informace navíc.
Zakázaný štítek navíc členům zmizí i ze seznamu štítků a z našeptávače při hledání, aby na skrytý obsah neupozorňoval ani názvem.
Časté potíže
V nabídce stahování je velikost zašedlá se zámkem
Skupina, do které patříte, má nižší Strop pro stahování. Menší velikosti pod stropem zůstávají dostupné, takže fotku stáhnete, jen v menším rozměru. O zvýšení stropu požádejte administrátora zákaznického účtu.
Stahování skončí hláškou „Stažení selhalo"
Když strop odřízne úplně všechny výstupy, které měl PhotoPick připravit, stahování se vůbec nezačne a v rohu obrazovky se objeví červená hláška „Stažení selhalo" bez dalšího vysvětlení. Stává se to hlavně tehdy, když měl člen stránku otevřenou už před změnou stropu a nabídka mu ještě ukazuje starý stav. Obnovte stránku a vyberte menší velikost.
Změnil jsem skupině strop, ale člen vidí pořád původní nabídku
Nabídka stahování se u členů načte při otevření aplikace. Než si člen stránku obnoví nebo se znovu přihlásí, může mu velikost pořád svítit jako dostupná. Server ale nové nastavení uplatňuje okamžitě, takže stažení skončí chybou. Po obnovení stránky se nabídka srovná.
Kolega vidí fotky, které já ne
Omezení viditelnosti je vlastností skupiny, ne účtu. Každý člen tedy vidí archiv podle své vlastní skupiny a administrátoři vidí vždy všechno. Porovnejte v Nastavení → Skupiny oprávnění, jaké skupiny vy a kolega máte a jaká Pravidla štítků nebo licenční pravidla u nich jsou.
Hledání nenajde fotku, o které vím, že v archivu je
Pokud fotku skrývá pravidlo vaší skupiny, chová se pro vás, jako by neexistovala, a hledání ji nenajde za žádných okolností. Poznáte to podle toho, že kolega ve skupině bez omezení stejný dotaz s fotkou najde. Než začnete hledat chybu jinde, ověřte u administrátora účtu, jaká pravidla vaše skupina má.
Odkaz na fotku od kolegy mi hlásí, že soubor neexistuje
Hláška „Soubor neexistuje nebo byl odstraněn" má dvě možné příčiny: fotka byla opravdu smazána, nebo ji před vámi skrývá pravidlo vaší skupiny. Aplikace obě situace záměrně nerozlišuje. Zeptejte se kolegy, jestli fotka v archivu pořád je, a pokud ano, řešte to jako otázku oprávnění.
Nastavil jsem povolené štítky a člen nevidí vůbec nic
Mezi štítky v poli Povolené štítky platí A ZÁROVEŇ, takže fotka musí mít všechny najednou. Když do pole vyberete třeba „produkt" a „kampaň", uvidí člen jen fotky, které nesou oba štítky. Pokud jste mysleli „kterýkoli z nich", zapněte Pokročilý režim, přidejte jednu skupinu, nastavte jí operátor Nebo a vložte do ní oba štítky.
Označil jsem fotky jako interní, ale členové je pořád vidí
Volba Označit jako interní při nahrávání jen přidá fotkám štítek „interní". Sama nic neskrývá. Skrytí zařídíte tak, že tento štítek vložíte příslušným skupinám do pole Zakázané štítky. Bez toho zůstává štítek běžným popisem fotky.
Pravidlo štítků nejde přepnout zpět do jednoduchého režimu
Aplikace to odmítne hláškou „Nelze zjednodušit" a vysvětlením „Pravidlo obsahuje vnořené skupiny, které jednoduchý režim neumí zobrazit". Jednoduchý režim umí jen seznam povolených a zakázaných štítků. Buď pravidlo nechte v pokročilém režimu, nebo v něm nejdřív odeberte skupiny s operátorem Nebo a skupiny s více štítky, a teprve pak přepínač vypněte.
Počty fotek se mi neshodují s kolegou
Počty výsledků hledání i obsah alb se počítají podle toho, co vidíte vy, takže se mezi členy s různými skupinami liší. U štítků je to ještě výraznější: jakmile má skupina vyplněné Povolené štítky, ukazují se u štítků nulové počty použití, protože skutečné číslo by prozradilo, kolik fotek za hranicí leží. Údaj o využité kapacitě je naopak vždy za celý zákaznický účet, ne za fotky, které vidíte.
Nastavení licenčního pravidla nejde uložit
Uložení skončí hláškou „Skupinu se nepodařilo uložit" tehdy, když účet nemá tarif, který licenční pravidla obsahuje. Ostatní části skupiny, tedy název, oprávnění, strop pro stahování i pravidla štítků, se ukládají na každém tarifu. O změnu tarifu si napište na [email protected].
U skupiny Administrátor nejdou hranice nastavit
Je to záměr. Skupina Administrátor má vždy plný přístup a její okno je celé jen ke čtení. Když potřebujete správce s omezením, vytvořte tlačítkem Nová skupina vlastní skupinu, dejte jí potřebná oprávnění a hranice nastavte v ní.