Podúčet zakládáte průvodcem o čtyřech krocích. Během nich mu dáte jméno, nakreslíte hranici, ve které se bude pohybovat, a určíte, co uvnitř té hranice smí dělat. Průvodce se záměrně neptá na žádný e-mail: podúčet je jednotka, ne osoba, a lidi do něj zvete až potom.
Než začnete
- Průvodce otevře administrátor zákaznického účtu a člen skupiny s oprávněním Správa uživatelů.
- Připravte si alba, která má podúčet vidět. Průvodce vybírá ze stávajícího stromu alb, takže album, které zatím neexistuje, založte nejdřív podle článku Vytvoření alba.
- Rozmyslete si štítky, kterými hranici doladíte. Sdílené album otevře cestu, pravidlo štítků rozhoduje o jednotlivých fotkách.
- Počet podúčtů omezuje tarif. Když jste na limitu, tlačítko Nový podúčet je nepřístupné a nad tabulkou svítí „Dosáhli jste limitu podúčtů ve svém tarifu.“ Co podúčet je a komu se hodí, shrnuje článek Co je podúčet.
Postup
- Otevřete Nastavení zákaznického účtu a v levém sloupci zvolte Podúčty.
- Klikněte vpravo nahoře na Nový podúčet.
- Krok 1, Název podúčtu. Do pole Název napište, koho podúčet zastupuje. Nápověda pod polem radí „Typicky název agentury nebo spolupracujícího týmu.“ Název uvidíte v tabulce, v přepínači účtů i v přehledu aktivity, takže ho volte tak, abyste podle něj podúčet poznali i za půl roku. Pokračujte tlačítkem Pokračovat.
- Krok 2, Rozsah přístupu. V poli Sdílená alba vyberte alba, do kterých má podúčet vidět; pod polem je připomínka „Podúčet uvidí jen vybraná alba a jejich podalba.“ V Pravidle štítků omezte, které fotky uvnitř uvidí.
- Krok 3, Oprávnění. V části Co podúčet smí zaškrtejte jednotlivá oprávnění. V poli Maximální velikost stažení vyberte strop: Web, Full HD, A4 nebo Originál. V poli Licenční šablona můžete zvolit šablonu s podmínkami, které podúčet u fotek uvidí místo interních licenčních údajů; výchozí volba je Bez šablony.
- Krok 4, Souhrn. Zkontrolujte název, sdílená alba a oprávnění. Pod souhrnem je připomínka „Uživatele pozvete hned po založení přes akci Uživatelé.“
- Klikněte na Založit podúčet.
Dokud podúčet nezaložíte, dá se kdykoli vrátit o krok zpět tlačítkem Zpět.
Co v kroku 3 zaškrtnout
Nový podúčet začíná s jediným zaškrtnutým oprávněním, Stahováním. To je záměrně to nejmenší, co dává smysl: podúčet fotky vidí a odnáší si je.
- Stahování potřebuje skoro každý podúčet.
- Nahrávání zaškrtněte, když má podúčet materiál i dodávat. Přečtěte si k tomu odstavec o nahrávání níže.
- Oblíbené, Úprava metadat, Správa štítků a Správa alb dávejte jen tehdy, když má podúčet do archivu opravdu zasahovat.
- Mazání externímu týmu obvykle nedávejte.
- Externí sdílení znamená, že podúčet smí sám vytvářet veřejné odkazy na fotky, které vidí. Než ho zaškrtnete, uvědomte si, že tím pouštíte fotky ven bez svého dalšího souhlasu.
Oprávnění ke správě zákaznického účtu, tedy Správa uživatelů, Fakturace, API klíče a Nastavení účtu, se u podúčtu nenabízejí vůbec. Podúčet nespravuje žádnou část vašeho účtu. Co jednotlivá oprávnění odemýkají, vypisuje článek Co která skupina smí.
Prázdný rozsah znamená plný archiv. Když v kroku 2 nevyberete žádné album ani nenastavíte pravidlo štítků, uvidí podúčet celý archiv, jen bez práv, která jste mu nedali. V tabulce se takový podúčet pozná podle štítku Bez omezení ve sloupci Rozsah.
Když má podúčet nahrávat
Podúčet s oprávněním Nahrávání ukládá fotky do vašeho společného archivu, ne do nějakého odděleného prostoru. Aby na ně sám viděl, doplní jim PhotoPick automaticky štítky z jeho vlastního pravidla. V seznamu nahrávání navíc podúčet uvidí jen svoje vlastní importy, cizí ne.
Aby to fungovalo, musí být pravidlo štítků takové, aby z něj šlo odvodit, jaké štítky nové fotce dát. Jednoduchý režim s povolenými a zakázanými štítky tuto podmínku splňuje vždy. Pokročilé pravidlo s operací NEBO ji splňovat nemusí, a proto podúčet nemůže mít současně pokročilé pravidlo štítků a oprávnění Nahrávání; uložení v takovém případě skončí chybou. Buď pravidlo zjednodušte, nebo Nahrávání nedávejte.
Co se stane potom
Průvodce se zavře, objeví se hlášení „Podúčet byl založen.“ a nový řádek se ukáže v tabulce. Tabulka má tyto sloupce:
- Název: jak jste podúčet pojmenovali.
- Rozsah: shrnutí hranice, tedy „Sdílená alba: X“, štítek „Pravidlo štítků“, případně „Bez omezení“.
- Uživatelé: kolik lidí do podúčtu patří, s dovětkem „(+X čeká)“, když jsou rozeslané nepotvrzené pozvánky.
- Poslední aktivita: kdy naposledy někdo z podúčtu něco udělal, případně „Nikdy“.
- Stažení: kolik souborů si podúčet dohromady stáhl.
- Akce: nabídka s volbami Uživatelé, Aktivita, Upravit rozsah a Smazat podúčet.
Podúčet je hotový, ale zatím prázdný. Dalším krokem je pozvat do něj lidi, což popisuje článek Uživatelé podúčtu. Než přístup předáte ven, doporučujeme si hranici ověřit podle článku Náhled očima podúčtu.
Pozdější úpravy
Nastavení podúčtu se po založení mění na jediném místě, v okně skupiny oprávnění. V nabídce akcí zvolte Upravit rozsah a otevře se okno, ve kterém upravíte název, oprávnění, strop stahování, pravidlo štítků i sdílená alba. Změna platí pro všechny uživatele podúčtu naráz a projeví se jim po dalším načtení stránky.
Časté potíže
Tlačítko Nový podúčet je nepřístupné
Máte tolik podúčtů, kolik jich váš tarif obsahuje, a nad tabulkou svítí „Dosáhli jste limitu podúčtů ve svém tarifu.“ Buď smažte podúčet, který už nepoužíváte (nejdřív z něj odeberte uživatele), nebo přejděte na vyšší tarif podle článku Změna tarifu nebo kapacity. Do stávajících podúčtů můžete zvát další lidi bez omezení, limit se počítá na podúčty, ne na uživatele.
Podúčet se nepodařilo založit
Zkontrolujte dvě věci. Za prvé kombinaci pokročilého pravidla štítků a oprávnění Nahrávání, kterou PhotoPick odmítá. Za druhé limit podúčtů ve vašem tarifu; ten se hlídá i při ukládání, takže zachytí i situaci, kdy mezitím založil podúčet kolega.
Ve výběru sdílených alb nevidím album, které potřebuji
Průvodce nabízí stávající strom alb vašeho zákaznického účtu. Album, které zatím neexistuje, nejdřív založte podle článku Vytvoření alba a pak podúčet upravte volbou Upravit rozsah.
Podúčet nevidí nic
Nejčastěji jste mu sdíleli alba, ale pravidlo štítků pouští jen fotky, které v těch albech nejsou. Album otevírá cestu, samo o sobě ale nic nezpřístupňuje. Ověřte si to náhledem podle článku Náhled očima podúčtu a buď pravidlo štítků uvolněte, nebo fotkám v albu potřebné štítky doplňte.
Podúčet vidí víc, než měl
Podívejte se do sloupce Rozsah. Když je v něm „Bez omezení“, nemá podúčet vymezenou hranici a vidí celý archiv. Volbou Upravit rozsah doplňte sdílená alba, pravidlo štítků nebo obojí. Nezapomeňte, že sdílením nadřazeného alba sdílíte i všechna podalba pod ním.
Kolik podúčtů mám založit
Jeden na jednu spolupracující firmu. Hranice je uvnitř podúčtu společná, takže dvě agentury, které mají vidět různé části archivu, potřebují dva podúčty. Naopak pět lidí z jedné agentury patří do jednoho podúčtu, protože mají vidět totéž.