Licence u fotky říká, za jakých podmínek ji smíte používat a do kdy. Sekce Chování licencí rozhoduje o tom, co s takovými fotkami PhotoPick dělá pro celý zákaznický účet: jestli se fotka po skončení platnosti licence smí dál stahovat, kdy vám přijde e-mail o blížícím se konci platnosti a jak důrazně vás PhotoPick upozorní ve chvíli, kdy se chystáte fotku předat někomu dalšímu.
Nastavení se netýká jednotlivých fotek ani jednotlivých členů týmu. Platí pro všechny fotky v účtu naráz a mění se na jednom místě. Co znamenají licenční pole u konkrétní fotky, popisuje článek Licence u jedné fotky.
Než začnete
- Sekci otevře jen administrátor zákaznického účtu. Ostatní členové ji v nabídce vůbec nevidí a stránku si nemohou otevřít ani přímým odkazem, protože ji odmítne i samotný server. Žádné jiné oprávnění ji neodemkne.
- Sekce patří k tarifům Business a Professionals. V nižším tarifu se místo nastavení zobrazí sdělení Správa licencí vyžaduje vyšší tarif a tlačítko Přejít na vyšší tarif. Přehled toho, co který tarif obsahuje, najdete na www.photopick.cz/pricing.
- Licence má konec platnosti jen tam, kde je u fotky (nebo u licenční smlouvy, na kterou je fotka navázaná) vyplněné datum Platnost do. Fotka bez tohoto data nikdy nevyprší a nastavení popsaná níže se jí netýkají.
Postup
- Otevřete Nastavení a v části Licence vyberte Chování licencí.
- U položky Chování po expiraci licence vyberte jednu ze dvou možností.
- V části Upozornění na expiraci nastavte, kolik dní předem vám má PhotoPick poslat e-mail.
- Podle potřeby zaškrtněte Použít výchozí licenční pravidlo pro nové skupiny.
- U položky Upozornění na kolize licencí vyberte, jak důrazné má být varování při předání fotek dál.
- Nic se nepotvrzuje tlačítkem. Každá změna se uloží sama a PhotoPick ji potvrdí hláškou Nastavení bylo uloženo.
Chování po expiraci licence
Volba odpovídá na otázku, kterou má sekce v nápovědě pod nadpisem: co se stane se stažením fotky, jejíž licence už vypršela.
Upozornit, stažení povolit je výchozí nastavení. Fotka zůstane v archivu, dál se hledá i zobrazuje a nese u sebe červený odznak Licence vypršela, a to jak v mřížce s náhledy, tak v detailu fotky. Než se stahování spustí, PhotoPick ukáže okno s licenčními podmínkami a v něm varování Licence této fotky vypršela. U hromadného stahování se místo toho objeví údaj o tom, kolik fotek z výběru má licenci po expiraci. Stažení potom proběhne normálně. Tuhle volbu si vyberte, když za dodržení podmínek ručí lidé ve vašem týmu sami a vy chcete, aby o problému věděli, ne aby jim práce stála.
Stažení zablokovat znamená, že fotku s prošlou licencí členové týmu stáhnout nemohou. Místo souboru dostanou hlášku „Licence této fotky vypršela, stažení je proto zablokované. Kontaktuj administrátora účtu.“ Administrátor účtu blokaci nepodléhá: stáhnout si fotku může, ale uvidí u ní pokyn, ať licenci upraví, aby stahování fungovalo i ostatním. Tuhle volbu si vyberte, když potřebujete mít jistotu, že se prošlá fotka nedostane ven, dokud licenci neprodloužíte.
Při hromadném stahování platí blokace na celý výběr. Když má prošlou licenci jediná fotka z padesáti, nestáhne se archiv vůbec, ne jen zbylých devětačtyřicet. Najděte problémovou fotku, vyřaďte ji z výběru a stahování zopakujte.
Ani jedna z voleb fotku neskrývá a nemaže. Skrýt prošlé fotky před částí týmu jde samostatným pravidlem u skupiny oprávnění, které popisuje článek Omezení viditelnosti podle licence. Už stažené soubory zůstanou na disku beze změny, PhotoPick do nich nic o expiraci nezapisuje.
Upozornění na expiraci
Tady určujete, kolik dní před koncem platnosti licence dostanou administrátoři účtu e-mail. Hodnoty se zobrazují jako štítky ve tvaru T-30 a T-7, což znamená třicet a sedm dní předem. Právě tyhle dvě hodnoty má účet nastavené, dokud je nezměníte.
Novou hodnotu přidáte tak, že do pole vedle napíšete počet dní a kliknete na Přidat. Hodnotu odeberete křížkem u štítku. Pravidla, která PhotoPick hlídá:
- celé číslo od 1 do 365,
- stejná hodnota nesmí být v seznamu dvakrát,
- nejvýše pět hodnot (po páté se pole pro zadání zašedne),
- aspoň jedna hodnota musí zůstat, poslední odebrat nejde.
Kromě zvolených prahů posílá PhotoPick upozornění vždy také v den, kdy platnost končí, i kdyby žádný z prahů na ten den nevyšel.
E-mail dostanou administrátoři zákaznického účtu, nikdo jiný. U licenční smlouvy přijde jedna zpráva za celou smlouvu s jejím názvem, poskytovatelem licence, počtem navázaných fotek, datem konce platnosti a počtem zbývajících dní. U fotek, které mají licenci vyplněnou samy za sebe, přijde jeden souhrn denně se seznamem těchto fotek; když je jich hodně, seznam se zkrátí a doplní se počet zbývajících. Kontrola probíhá jednou denně, takže upozornění chodí ráno, ne v okamžiku, kdy datum nastavíte.
Každý administrátor si tenhle e-mail může vypnout ve svém osobním nastavení v části Notifikace, položka Blížící se expirace licencí. Když si ho vypnou všichni, neodejde nikomu nic, přestože je tady práh nastavený.
Oranžový odznak Licence brzy vyprší, který vidíte u fotek v mřížce a v detailu, se podle tohoto nastavení neřídí. Zobrazuje se napevno u fotek, kterým platnost končí do třiceti dnů, ať máte prahy nastavené jakkoli. Když si tedy nastavíte upozornění například na T-60, e-mail vám přijde dva měsíce předem, ale odznak u fotky se objeví až měsíc před koncem. Opačně to platí také: s prahem T-7 dorazí e-mail týden předem, zatímco odznak svítí už třicet dní.
Co s fotkami, kterým platnost končí, a jak si je vyhledat, popisuje článek Blížící se konec platnosti licence.
Použít výchozí licenční pravidlo pro nové skupiny
Zaškrtnutí odkryje dva přepínače, které jsou stejné jako licenční pravidlo u skupiny oprávnění:
- Skrýt fotky s prošlou licencí: členové skupiny neuvidí fotky, jejichž licence už vypršela.
- Zobrazit jen sublicencovatelné fotky: členové uvidí jen fotky, které licence dovoluje předat dál třetí straně.
Nově zakládaná skupina oprávnění dnes tyhle hodnoty nepřebírá. Skupina vždy vznikne bez licenčního pravidla, i když tu máte přepínače zapnuté. Po každém založení skupiny proto pravidlo nastavte přímo v Nastavení → Skupiny oprávnění u té konkrétní skupiny. Podrobnosti o skupinách popisuje článek Skupiny oprávnění, o omezení viditelnosti pak Strop stahování a omezení viditelnosti.
Upozornění na kolize licencí
Kolize je situace, kdy se chystáte fotku předat dál nebo omezit, a licence tomu odporuje. Volba určuje, jak důrazné bude varování.
Jen informovat je výchozí nastavení. PhotoPick otevře okno Upozornění na kolizi licencí s počtem dotčených fotek a jediným tlačítkem Rozumím. Po jeho stisknutí se změna uloží.
Vyžadovat potvrzení otevře okno Potvrdit změnu licence se dvěma tlačítky, Zrušit a Přesto uložit. Zrušením se formulář nezavře, takže můžete hodnoty upravit a neztratíte rozdělanou práci.
Nápověda u této volby mluví o pravidlech a šablonách, ale volba řídí tři různé situace:
- Úprava skupiny oprávnění. Když skupině přiřadíte licenční šablonu nebo licenční pravidlo, které skryje fotky, jež už skupina vidí, PhotoPick upozorní ještě před uložením a řekne, kolika fotek se to týká.
- Úprava licenční smlouvy, na kterou jsou navázané fotky, konkrétně změna data Platnost do nebo způsobu předání dál. Fotky navázané na smlouvu totiž mohou být viditelné ve skupinách s licenčním pravidlem.
- Zakládání sdíleného odkazu. Tuhle situaci nápověda v rozhraní nezmiňuje, přestože ji stejná volba řídí. Při zakládání sdílení PhotoPick projde všechny fotky, které se mají sdílet, a vypíše ty, u kterých je s předáním třetí straně problém: licence nedovoluje předání třetí straně, je potřeba se zeptat poskytovatele licence, podmínky předání nejsou určeny, nebo licence již vypršela.
U sdílení se obě volby projeví takto. Při nastavení Jen informovat se odkaz založí napoprvé a po jeho vytvoření uvidíte poznámku, že část souborů má licenční upozornění a máte je zkontrolovat v přehledu sdílení. Při nastavení Vyžadovat potvrzení se odkaz napoprvé nezaloží: v okně se sdílením se vypíše seznam problémových fotek a tlačítko se změní na Potvrdit a přesto sdílet. Teprve druhé stisknutí odkaz opravdu vytvoří. Jednotlivé důvody rozebírá článek Licenční upozornění při sdílení, postup pak Vytvoření sdíleného odkazu.
Nastavení Vyžadovat potvrzení zvolte, když s fotkami pracuje víc lidí a předáváte je klientům nebo médiím. Varování, které jde odklepnout jedním tlačítkem, se totiž po čase odklepává automaticky, aniž by si ho někdo přečetl.
Co se stane potom
Uložení proběhne okamžitě po každé jednotlivé změně a PhotoPick ho potvrdí hláškou Nastavení bylo uloženo. Nic se nepřepočítává a na nic se nečeká. Zpětně se ale jednotlivé volby chovají různě:
- Chování po expiraci licence platí od té chvíle pro všechny fotky v účtu, i pro ty nahrané před lety. PhotoPick posuzuje platnost licence až v okamžiku, kdy někdo klikne na stažení. Soubory stažené dřív zůstávají u lidí beze změny.
- Upozornění na expiraci se uplatní až při nejbližší denní kontrole. Zpráva, která už odešla, se neposílá znovu, a když nový práh vyjde na datum v minulosti, PhotoPick ho zpětně nedohání.
- Upozornění na kolize licencí se použije až u nejbližší úpravy skupiny, smlouvy nebo u nejbližšího zakládání sdílení. Dřív vytvořená sdílení a dřív uložené skupiny se znovu nekontrolují a nijak se nemění.
- Výchozí licenční pravidlo neovlivní žádnou existující skupinu oprávnění.
Žádná z voleb sama o sobě neskrývá fotky před členy týmu. Viditelnost řeší pravidla u jednotlivých skupin oprávnění.
Časté potíže
Sekci Chování licencí v nastavení nevidím
Sekci vidí jen administrátor zákaznického účtu. Když v Nastavení nemáte ani celou část Licence, nejste v tomhle účtu administrátor. Požádejte někoho, kdo administrátor je, ať nastavení upraví, nebo ať vás mezi administrátory zařadí.
Sekci otevřu, ale místo nastavení vidím výzvu k přechodu na vyšší tarif
Váš účet má tarif, který správu licencí neobsahuje. Sdělení Správa licencí vyžaduje vyšší tarif znamená, že sekce se odemkne po přechodu na Business nebo Professionals. Co který tarif obsahuje, najdete na www.photopick.cz/pricing.
Kolega hlásí, že fotku vidí, ale nejde mu stáhnout
Podívejte se na datum Platnost do u té fotky. Když už uplynulo a máte nastavené Stažení zablokovat, je to zamýšlené chování a kolega dostal hlášku o zablokovaném stažení. Buď licenci prodlužte (u fotky nebo u licenční smlouvy, na kterou je navázaná), nebo nastavení dočasně přepněte na Upozornit, stažení povolit.
Hromadné stahování skončí chybou, i když je vadná jen jedna fotka
Blokace po expiraci platí na celý výběr naráz, aby stažený archiv odpovídal přesně tomu, co jste označili. Vyhledejte fotky s prošlou licencí, vyřaďte je z výběru a stahování zopakujte.
Fotka má odznak Licence brzy vyprší, ale žádný e-mail nepřišel
Odznak a e-mail se řídí různými hodnotami. Odznak svítí napevno třicet dní před koncem platnosti, e-mail chodí podle prahů, které jste si nastavili. Když máte nastavené jen T-7, e-mail dorazí až týden před koncem, ačkoli odznak svítí už měsíc.
E-mail o blížící se expiraci nechodí vůbec
Projděte tyto možnosti v tomto pořadí:
- Fotka nebo smlouva nemá vyplněné datum Platnost do. Bez data licence nikdy nevyprší, a tedy není na co upozorňovat.
- Datum ještě nevyšlo na žádný z prahů. Zpráva odejde přesně v den, který odpovídá některé z hodnot v seznamu, ne průběžně.
- Máte upozornění vypnuté v osobním nastavení. Otevřete svoje nastavení, část Notifikace, a zkontrolujte položku Blížící se expirace licencí.
- Zprávy chodí jen administrátorům. Když čeká na upozornění někdo, kdo administrátor není, nedostane ho.
Poslední upozornění nejde odebrat
PhotoPick hlásí Musí zůstat aspoň jedno upozornění. Seznam prahů nesmí zůstat prázdný. Když chcete jinou hodnotu, nejdřív přidejte novou a teprve potom odeberte tu původní.
Tlačítko Přidat zůstává zašedlé
Zkontrolujte tři věci: hodnota musí být celé číslo od 1 do 365, nesmí být v seznamu už podruhé a hodnot nesmí být víc než pět. Když už máte pět štítků, znepřístupní se i samotné pole pro zadání; odeberte nejdřív některou stávající hodnotu.
Výchozí licenční pravidlo je zapnuté, ale nová skupina žádné nemá
Nově založená skupina oprávnění tyhle hodnoty zatím nepřebírá. Otevřete Nastavení → Skupiny oprávnění, novou skupinu upravte a licenční pravidlo v ní nastavte ručně. Existující skupiny zůstávají beze změny vždy, i po zapnutí nebo vypnutí tohoto zaškrtnutí.
Při zakládání sdíleného odkazu se objevil seznam fotek a odkaz nevznikl
Tohle dělá nastavení Vyžadovat potvrzení. U vypsaných fotek licence předání třetí straně nedovoluje, vyžaduje dotaz na poskytovatele licence, podmínky předání neurčuje, nebo už vypršela. Buď problémové fotky ze sdílení vyřaďte a odkaz založte znovu, nebo vědomě pokračujte tlačítkem Potvrdit a přesto sdílet. Odpovědnost za dodržení licenčních podmínek zůstává na vás.
Po změně přísnosti kolizí se u dřív vytvořeného sdílení nic nezměnilo
Kontrola proběhne v okamžiku, kdy sdílení zakládáte. Dřív vytvořené odkazy se znovu neposuzují a fungují dál tak, jak byly založené. Když chcete existující sdílení posoudit znovu, zrušte ho a založte znovu.
Uložení nastavení skončí chybou
Objeví se hláška Nastavení se nepodařilo uložit. Zkuste změnu provést ještě jednou. Když chyba trvá, načtěte stránku znovu, ať pracujete s aktuálním přihlášením, a zkontrolujte, že jste pořád ve správném zákaznickém účtu. Když ani to nepomůže, napište přes kontaktní formulář a uveďte název zákaznického účtu a kterou volbu jste měnili.
Nevím, jaké nastavení zvolit
Začněte tím, jak přísně chcete hlídat vlastní tým. Když jsou fotky převzaté od fotografů na omezenou dobu a jejich přetažení by pro vás znamenalo problém, zvolte Stažení zablokovat a Vyžadovat potvrzení. Když si tým licenční podmínky hlídá sám a potřebujete hlavně přehled, ponechte výchozí Upozornit, stažení povolit a Jen informovat. Prahy upozornění nastavte podle toho, jak dlouho vám trvá domluvit prodloužení smlouvy s fotografem: hodnota T-60 dává čas na jednání, hodnota T-7 je připomínka na poslední chvíli.