Automatická obnova předplatného

Automatická obnova znamená, že PhotoPick prodlouží předplatné vašeho zákaznického účtu sám a vy na konci období nemusíte nic objednávat znovu. Měsíc před koncem placeného období vystaví proforma fakturu na další rok a pošle ji e-mailem. Jakmile ji uhradíte, nové období naváže na to současné a archiv běží dál bez přerušení. U zkušebního období se stará o přechod na placený tarif. Obnova je zapnutá od začátku a její stav i obě tlačítka najdete na stránce Nastavení → Předplatné. Tady zjistíte, co obnova dělá, jak ji vypnout a zase zapnout, jaká upozornění před koncem období přijdou a co se stane, když platba nedorazí.

Než začnete

Se stavem obnovy pracuje ten, kdo má v zákaznickém účtu oprávnění Fakturace. Vždycky ho má skupina Administrátor a správce účtu ho může přidat i jiné skupině. Bez tohoto oprávnění se položka Předplatné v nastavení účtu vůbec nenabídne. Které skupině co povolit, popisují články Skupiny oprávnění a Co která skupina smí.

Karta Správa předplatného, na které obě tlačítka jsou, patří účtům, které mají předplatné objednané a placené přímo v PhotoPicku. Když máte fakturaci domluvenou mimo aplikaci, kartu na stránce nenajdete a obnovu s vámi vyřídíme přes kontaktní formulář. Nabídku tarifů najdete na www.photopick.cz/pricing.

Postup

Kde stav obnovy uvidíte

Vypnutí automatické obnovy

Zapnutí automatické obnovy zpět

Zapnout obnovu zpět můžete kdykoli, dokud současné období běží, tedy až do jeho posledního dne včetně. S platebními podklady to potom dopadne takto:

• Ve zkušebním období PhotoPick připraví novou proformu s novým číslem. Platební údaje i QR kód k ní najdete na téže stránce, e-mailem ji dostanete spolu s upozorněním na konci zkušební doby.
• V placeném období, do jehož konce zbývá víc než měsíc, se proforma vystaví sama ve svém obvyklém termínu, tedy měsíc před koncem.
• V placeném období, do jehož konce zbývá méně než měsíc, se proforma sama znovu nevystaví. Použijte tlačítko Obnovit nyní na téže kartě: vystaví fakturu na další období ihned. Objeví se v tabulce Faktury na téže stránce, odkud si ji stáhnete v PDF.

Co se stane potom

Hned po vypnutí obnovy

• Současné období běží dál až do svého posledního dne. Nic se nezkracuje a peníze za nevyčerpanou část se nevracejí.
• Připravená neuhrazená proforma na další období se zruší a ze stránky zmizí. Proforma, kterou jste už zaplatili, platí dál a období, které kryje, proběhne.
• Administrátorům účtu odejde e-mail „Automatická obnova předplatného vypnuta“ s datem, do kdy předplatné platí.
• Na stránce Předplatné přibude upozornění a v posledním týdnu období i barevný pruh v horní části aplikace s textem, že obnova je vypnutá a účet po skončení zablokujeme. Pruh vidí i členové účtu bez oprávnění Fakturace a je v něm kontakt na administrátora, který to může vyřešit.

Upozornění, která přijdou před koncem období

Když je obnova zapnutá, PhotoPick postupně posílá tato upozornění.

Ve zkušebním období:

• 5 dní před koncem e-mail „Zkušební doba brzy skončí“ s datem, kdy zkušební doba končí.
• V poslední den zkušební doby e-mail „Zkušební doba skončila“. Pokud proforma na navazující placené období ještě není uhrazená, je přiložená v PDF včetně platebních údajů a QR kódu.

V placeném období:

• 30 dní před koncem e-mail s novou proforma fakturou na další rok a s jejím PDF v příloze. Splatnost je poslední den současného období, na zaplacení tedy máte celý ten měsíc.
• 7 dní před splatností, když proforma zůstává neuhrazená, přijde připomínka a proforma je znovu přiložená. Ve stejnou dobu se v horní části aplikace objeví barevný pruh s výzvou k úhradě.
• V poslední den období e-mail „Předplatné končí dnes“.
• 14 dní po skončení období, když platba pořád nedorazila, e-mail „Platba zatím nedorazila“.
• Po spárování platby e-mail „Předplatné prodlouženo“ s novým obdobím.

Komu upozornění chodí, se liší podle jejich povahy:

• Proformy, faktury a upomínky k nim jsou účetní dokumenty. Chodí na fakturační e-mail zákaznického účtu, a když u účtu žádný nastavený není, tak všem jeho administrátorům. Vypnout je nelze.
• Ostatní zprávy (blížící se konec zkušební doby, vypnutí obnovy, prodloužení předplatného, ukončení předplatného) chodí administrátorům účtu. Každý si je může vypnout sám ve svém osobním nastavení v sekci Notifikace, ve skupině Předplatné. Podrobně to popisuje článek Notifikace.

Každý příjemce dostane e-mail v jazyce, který má nastavený u svého uživatelského účtu.

Když obnova proběhne

Platbu spárujeme podle údajů z bankovního avíza automaticky, ručně nám nemusíte nic hlásit. Po spárování PhotoPick vystaví daňový doklad, na stránce Předplatné se posunou data období a v tabulce Faktury přibude řádek se stavem Zaplaceno a s tlačítkem ke stažení PDF. Administrátoři účtu dostanou e-mail „Předplatné prodlouženo“. V archivu se nic nemění, práce pokračuje bez přerušení. Fakturám a jejich stavům se věnuje článek Faktury a proformy.

Když platba nedorazí

Účet se nezavře ze dne na den. Po skončení období pokračuje ještě dva týdny a během nich chodí upomínky. Když proformu doplatíte v této době, nic dalšího se neděje. Nové období běží od data uvedeného na proformě, pozdější platba ho neposouvá.

Po uplynutí těch dvou týdnů PhotoPick účet zablokuje. Fotky, alba i štítky zůstávají uložené, ale v aplikaci se k nim nikdo z účtu nedostane: hledání, prohlížení, nahrávání i stahování jsou pozastavené. Použitelná zůstává stránka Předplatné, aby bylo kde platbu dořešit, a přehled členů účtu. Přístup se vrátí, jakmile platba dorazí a spárujeme ji. Co všechno v zablokovaném účtu jde a co ne, popisuje článek Zablokovaný účet.

Když obnovu necháte vypnutou, blokace přijde dřív: hned den po posledním dni období, protože žádné navazující období neexistuje. Administrátorům účtu odejde e-mail „Předplatné skončilo“. Fotky se ani v tomto případě nemažou hned.

Časté potíže

V nastavení účtu nevidím položku Předplatné

Chybí vám oprávnění Fakturace. Prvky, ke kterým uživatel oprávnění nemá, PhotoPick nezobrazuje vůbec, takže místo chybové hlášky uvidíte prázdné místo. O přidání oprávnění požádejte administrátora svého zákaznického účtu.

Položka Předplatné je vidět, ale karta Správa předplatného na stránce chybí

Karta se zobrazuje účtům, které mají předplatné objednané přímo v PhotoPicku, a jen dokud běží nějaké období. Chybí tedy ve dvou situacích: fakturaci máte domluvenou mimo aplikaci, nebo poslední období už skončilo a nové nenavázalo. V obou případech napište přes kontaktní formulář, obnovu vyřídíme za vás.

Na kartě je tlačítko Zrušit obnovení, ale Zapnout obnovení nikde

Tlačítka se střídají podle stavu, na kartě je vždycky to, které stav mění. Zrušit obnovení znamená, že obnova je právě zapnutá. Když ji vypnete, na stejném místě se objeví Zapnout obnovení.

Obnova je vypnutá omylem

Klikněte na Zapnout obnovení. Vrátit se dá kdykoli, dokud současné období běží. Pokud už skončilo, napište přes kontaktní formulář.

Po opětovném zapnutí obnovy nepřišla žádná proforma

Když do konce placeného období zbývá méně než měsíc, proforma se po opětovném zapnutí sama nevystaví, protože její termín už uplynul. Použijte na kartě Správa předplatného tlačítko Obnovit nyní. Vystaví fakturu na další období ihned a najdete ji v tabulce Faktury na téže stránce. Když tlačítko na kartě není, napište přes kontaktní formulář.

Předplatné končí za pár dní a žádná proforma nedorazila

Nejdřív si na stránce Předplatné ověřte, že je nahoře nápis Automatická obnova zapnuta. Když je vypnutá, zapněte ji. Když je zapnutá, podívejte se do tabulky Faktury na téže stránce, jestli tam proforma není: dokument si odsud stáhnete v PDF i bez e-mailu. Zkontrolujte také složku s nevyžádanou poštou u adresy, na kterou vám fakturace chodí. Pokud proformu nenajdete ani tam, napište přes kontaktní formulář.

Proforma je zaplacená, ale stav se pořád nezměnil

Párování platby probíhá automaticky poté, co ji ohlásí banka. U převodu mezi různými bankami to bývá následující pracovní den. Zkontrolujte, že jste platili s variabilním symbolem uvedeným na proformě: bez něj platbu nemusíme přiřadit k vašemu účtu. Pokud se stav nezmění ani druhý pracovní den po platbě, napište přes kontaktní formulář a přiložte potvrzení o platbě.

Upozornění k předplatnému mi nechodí

Účetní dokumenty (proformy, faktury, upomínky) míří na fakturační e-mail zákaznického účtu, což nemusí být vaše adresa. Ostatní zprávy chodí administrátorům účtu a mohou být vypnuté ve vašem osobním nastavení v sekci Notifikace, ve skupině Předplatné. Zkontrolujte tam, jestli máte položky Konec zkušební doby se blíží, Zkušební období skončilo, Předplatné skončilo, Automatická obnova vypnuta a Předplatné prodlouženo zapnuté.

V aplikaci mi svítí pruh o vypnuté obnově, ale nastavení předplatného nevidím

Pruh vidí všichni členové účtu, aby věděli, že se blíží konec předplatného. Změnit to může jedině člen s oprávněním Fakturace. Kontakt na administrátory vašeho účtu je uvedený přímo v pruhu.

Chci v obnově pokračovat, ale s jiným tarifem nebo kapacitou

Nechte obnovu zapnutou a použijte na kartě Správa předplatného tlačítko Změnit plán. Rozdíl v ceně vystavíme jako samostatnou proformu. Podmínky přechodu popisuje článek Změna tarifu nebo kapacity, přehled tarifů pak článek Tarify a co obsahují a stránka www.photopick.cz/pricing.

Nechci pokračovat a chci mít jistotu, že už nic nezaplatím

Vypněte obnovu tlačítkem Zrušit obnovení a na stránce Předplatné zkontrolujte, že nahoře je nápis Automatická obnova vypnuta. Tím se zruší i připravená neuhrazená proforma na další období. Do konce současného období PhotoPick funguje beze změny. Pokud si chcete před koncem období stáhnout fotky, udělejte to včas: po zablokování účtu už stahovat nejde.