Při nahrávání fotek nabízí PhotoPick volbu Označit jako interní. Hodí se na snímky, které mají zůstat v užším okruhu lidí: fotky z firemní akce, neschválené podklady nebo materiály, u kterých nemáte dořešená práva. Volba udělá jednu konkrétní věc: všem fotkám z daného nahrávání přidá štítek interní. Samotné skrytí zařizuje až pravidlo ve skupině oprávnění, které tento štítek zakáže.
Nový zákaznický účet žádné takové pravidlo nemá. Zaškrtnutí volby Označit jako interní proto samo o sobě nikomu nic neskryje. Hotové musí být obě části: označení fotek při nahrávání a pravidlo ve skupině oprávnění.
Než začnete
- Nahrávat fotky smí člen s oprávněním Nahrávání. Bez něj se stránka Nahrát vůbec neotevře.
- Pravidlo ve skupině nastavuje člen s oprávněním Správa uživatelů.
- Administrátoři účtu vidí všechny fotky vždy. Omezení podle štítků na ně neplatí, takže před administrátorem interní fotky skrýt nelze.
- Štítek interní vznikne ve vašem účtu až v okamžiku, kdy volbu poprvé použijete. Než se to stane, nenajdete ho v nabídce štítků při nastavování skupiny.
Postup
Nejdřív fotky označte při nahrávání.
- V postranním panelu zvolte Nahrát.
- Přetáhněte fotky do okna, nebo je vyberte ze zařízení.
- Vyplňte údaje k nahrávaným fotkám, tedy autora a štítky. Bez autora nejde nahrávání dokončit.
- Zaškrtněte Označit jako interní. Na širokých obrazovkách je políčko pod panelem s údaji vpravo, na úzkých pod pruhem s náhledy fotek.
- Klikněte na Dokončit.
Volba platí pro celé nahrávání, tedy pro všechny fotky, které máte v okně. Označit takto jen část vybraných fotek zatím nejde. Když potřebujete nahrát interní i běžné fotky, rozdělte je do dvou samostatných nahrávání.
Druhá část je jednorázová. Každá skupina oprávnění, která interní fotky vidět nemá, potřebuje vlastní pravidlo.
- Otevřete Nastavení → Skupiny.
- U skupiny, která interní fotky vidět nemá, klikněte na ikonu Upravit.
- V okně skupiny sjeďte na Pravidla štítků.
- Do pole Zakázané štítky vyberte štítek interní.
- Uložte tlačítkem Uložit.
- Totéž zopakujte u každé další skupiny, která interní fotky vidět nemá.
Pravidlo se váže na štítek ve všech jazycích, které má váš účet povolené. Nemusíte ho tedy zadávat zvlášť pro češtinu a zvlášť pro angličtinu, PhotoPick si jazykové varianty spáruje sám. Podmínkou je, že jste volbu Označit jako interní použili dřív, než jste pravidlo nastavovali.
Do pole Zakázané štítky můžete vložit i víc štítků. Fotka pak zmizí ve chvíli, kdy nese kterýkoli z nich. Pole Povolené štítky se chová přísněji, než jeho popisek napovídá: když do něj vložíte víc štítků, uvidí členové skupiny jen ty fotky, které nesou všechny zadané štítky najednou, ne fotky, které nesou aspoň jeden z nich.
Co se stane potom
Po kliknutí na Dokončit se fotky zpracují a štítek interní se u nich objeví stejně jako každý jiný štítek. Uvidíte ho v detailu fotky v sekci se štítky. Zpracování chvíli trvá, u velkých souborů déle, takže se štítek nemusí objevit hned.
Členové skupiny, která má štítek interní mezi zakázanými, od té chvíle uvidí tohle:
- označené fotky zmizí z přehledů, z výsledků hledání i z alb,
- otevření odkazu přímo na takovou fotku skončí hlášením, že fotka neexistuje,
- štítek interní se jim přestane nabízet i v našeptávači při hledání.
Skrytá fotka se tedy chová, jako by v archivu vůbec nebyla. Je to záměr: člen se nedozví ani to, že něco takového existuje. Změna pravidla se projeví při dalším načtení stránky, na nic dalšího čekat nemusíte.
Časté potíže
Označil jsem fotky jako interní a všichni je pořád vidí
Chybí druhá část postupu. Štítek sám o sobě nic neskrývá. Otevřete Nastavení → Skupiny a u každé skupiny, která interní fotky vidět nemá, přidejte štítek interní do pole Zakázané štítky. Do té doby označené fotky vidí každý, kdo do účtu patří.
Nevím, kdo interní fotky uvidí
Uvidí je administrátoři účtu, na které se omezení podle štítků nevztahuje, a členové všech skupin, které štítek interní nemají mezi zakázanými. Seznam skupin i počet jejich členů najdete v Nastavení → Skupiny. Projděte je jednu po druhé, protože nová skupina nikdy žádné omezení nemá.
Volbu Označit jako interní při nahrávání nevidím
Políčko se objeví, až když máte v okně nahrávání aspoň jednu fotku. Na úvodní obrazovce s výzvou k přetažení souborů ještě není. Na širokých obrazovkách je vpravo pod panelem s údaji, na úzkých pod pruhem s náhledy. Pokud se vám neotevře ani samotná stránka Nahrát a PhotoPick vás vrátí zpět na fotky, nemá vaše skupina oprávnění Nahrávání; požádejte o něj administrátora účtu.
V nastavení skupiny štítek interní nenajdu
Štítek vzniká až prvním použitím volby. Nahrajte proto nejdřív jedno nahrávání se zaškrtnutou volbou Označit jako interní a teprve potom nastavte pravidlo ve skupině, štítek už se v nabídce objeví. Toto pořadí dodržte hlavně tehdy, má-li váš účet povolených víc jazyků: jinak pravidlo nemusí pokrýt všechny jazykové varianty štítku.
Chci označit jako interní fotky, které už jsou nahrané
Volba při nahrávání se zpětně nepoužije, u hotových fotek přidejte štítek ručně.
- Najděte fotky ve vyhledávání nebo v přehledu.
- Vyberte je kliknutím, se Shiftem nebo tažením.
- V liště výběru zvolte Přidat štítky a přidejte štítek interní.
U jedné fotky to jde i z jejího detailu: v sekci se štítky klikněte na Upravit, štítek přidejte a potvrďte volbou Hotovo. Stejnou cestou označení zase odeberete, když už fotka interní být nemá.
Při přidávání štítku se objeví „Štítek se nepodařilo uložit."
Přidat nebo odebrat štítek u fotky smí jen člen s oprávněním Správa štítků. V detailu fotky se úprava štítků nabídne i členům, kteří mají pouze oprávnění Úprava metadat, uložení pak skončí právě touto hláškou. Požádejte administrátora účtu, aby vaší skupině přidal oprávnění Správa štítků.
Interní štítek jsem omylem smazal
Smazáním štítku zmizí označení ze všech fotek naráz a pravidlo ve skupině přestane fungovat, protože ukazuje na štítek, který už neexistuje. Označené fotky tím pádem uvidí všichni. Náprava má tři kroky: nahrajte cokoli se zaškrtnutou volbou Označit jako interní, aby štítek znovu vznikl, potom v Nastavení → Skupiny nastavte zakázaný štítek znovu a nakonec dotčeným fotkám přidejte štítek zpět hromadnou úpravou. Pokud si nejste jistí, kterých fotek se to týkalo, napište na [email protected].
Přejmenoval jsem štítek interní a nově nahrané fotky se přestaly skrývat
Pravidlo skupiny se váže na konkrétní štítek, takže po přejmenování platí dál pro fotky, které už štítek nesou. Volba při nahrávání ale zakládá štítek pod původním názvem, takže nově nahrané fotky dostanou jiný, nový štítek, na který se pravidlo nevztahuje. Štítek proto nepřejmenovávejte. Když se to už stalo, vraťte mu na stránce Správa štítků původní název interní.
Interní fotky se objevily ve sdíleném odkazu
Pravidlo ve skupině řídí, co uvidí členové vašeho účtu uvnitř PhotoPicku. Odkaz ke sdílení naproti tomu ukazuje ty fotky, které do něj jeho tvůrce vložil. Administrátor účtu interní fotky vidí, takže je do odkazu vložit může, aniž by ho na to cokoli upozornilo. Obsah odkazu proto před odesláním vždy zkontrolujte a interní fotky z něj odeberte, případně pro ně vytvořte odkaz samostatný.
Uložil jsem rozdělané nahrávání jako koncept a po návratu je políčko prázdné
Zaškrtnutí volby Označit jako interní se do konceptu neukládá. Když se ke konceptu vrátíte, zaškrtněte volbu znovu, ještě než kliknete na Dokončit. Rozhoduje stav políčka v okamžiku dokončení, ne v okamžiku uložení konceptu.
Interní fotky nevidím ani já
Pravidlo platí pro všechny členy skupiny, tedy i pro toho, kdo ho nastavil. Pokud jste štítek interní omylem zakázali své vlastní skupině, otevřete Nastavení → Skupiny, u své skupiny ho ze Zakázaných štítků odeberte a nastavení uložte.